Operações de arquivamento: guia-fora, classificação e empréstimo

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Empréstimo de Documentos:

Uma "guia-fora" é uma ficha que tem como notação a palavra FORA e indica

a ausência de uma pasta do arquivo. A guia fora é um indicador colocado

no lugar de uma unidade de arquivamento ou item documental para

assinalar a sua remoção temporária, ela indica a ausência de uma pasta

do arquivo. Tem por objetivo facilitar o posteriorrearquivamento.

A transferência de documentos dos arquivos correntes para os

intermediários deve ser feita mediante registro em uma listagem de

transferência.

O registro dos documentos, atividade típica dos arquivos correntes, deve

ser realizado no momento da criação ou no do recebimento desses

documentos.

ROTINAS CORRESPONDENTES ÀS OPERAÇÕES DE CLASSIFICAÇÃO

1. Receber o documento para classificação;

2. Ler o documento, identificando o assunto principal e o(s) secundário(s) de acordo com seu conteúdo;

3. Localizar o(s) assunto(s) no Código de classificação de documentos de arquivo, utilizando o índice, quando necessário;

4. Anotar o código na primeira folha do documento;

5. Preencher a(s) folha(s) de referência (ver item 2.2), para os assuntos secundários.

OBS: Quando o documento possuir anexo(s), este(s) deverá(ão) receber a anotação do(s) código(s) correspondente(s).

q: O arquivamento consiste em inspecionar o documento para verificar se

está assinado e se é original; formar dossiês, agrupando os documentos

pela data em que foram emitidos em uma pasta suspensa. Dentro da pasta,

deve-se anotar o número de protocolo; fora da pasta, deve-se colocar uma

etiqueta com a data.

errado

comentário:Conforme página 16, da Resolução 14, do CONARQ, disponível

em http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/Media/resolucao_14.pdf,

referente as ROTINAS DE ARQUIVAMENTO, deve-se "1. Verificar a existência

de antecedentes (documentos que tratam do mesmo assunto); 2. Reunir os

antecedentes, colocando-os em ordem cronológica decrescente, sendo o

documento com data mais recente em primeiro lugar e assim

sucessivamente; 3. Ordenar os documentos que não possuem antecedentes,

de acordo com a ordem estabelecida (cronológica, alfabética, geográfica

ou outra), formando dossiês. Verificar a existência de cópias,

eliminando-as. Caso o original não exista, manter uma única cópia."

Sugiro a leitura das páginas 15 e 16, da Resolução 14, para enriquecer

nossos estudos.

A inclusão de dados sobre o documento em uma base de dados é conhecida

como registro de documentos e faz parte das atividades de protocolo,

vinculadas aos arquivos correntes.

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