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Archivo de gestión o archivo de oficina

• En Este archivo reposan los Documentos rados de genes en Los Procesos de gestión
• administrativa. El tiempo de permanencia de la documentación en Este Depende
• fundamentalmente mente del trámite y de las Normas Internas indicadas en las TRD,
• para luego Decidir su Traslado al archivo central.

Funciones del archivos de oficina o gestión:

• •Organizar
• y conservar la documentación que van produciendo y recibiendo.
• •Formar
• correctamente las series documentales, impidiendo la dispersión o eliminación
• de la documentación.
• •Preparar
• las transferencias de documentación.
• •Cumplir
• y hacer cumplir las normas y directrices del Archivo General.

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Archivo Administrativo:

• Los documentos administrativos son el
• soporte en el que se materializan los distintos actos de la Administración
• Pública, sirviendo como testimonio de los trámites y gestiones de la
• Institución.
• Sistemas de Archivos que le permiten;
• ingresar, conservar, resguardar y recuperar la Información que surge de los
• diferentes trámites y gestiones que se realizan a lo largo del tiempo.
• Dentro de los documentos administrativos
• en las oficinas se pueden establecer 2 grandes grupos: CORRESPONDENCIA, EXPEDIENTES

CORRESPONDENCIA:

• Es la
• comunicación escrita entre dos o más personas o instituciones. Para el ámbito
• de este procedimiento correspondencia será la comunicación escrita que reciban
• o envíen los servidores y funcionarios de las diferentes dependencias en
• cumplimiento de las funciones que se les han asignado y utilizando alguno de
• los siguientes medios: papel, fax, medios magnéticos o digitales y correo
• electrónico. Se exceptúan de los tratamientos de correspondencia, los actos
• administrativos de carácter general, diferentes de oficios, memorandos y
• circulares. La correspondencia se clasifica en externa e interna.

CORRESPONDENCIA EXTERNA:

• Es la
• que cursa entre las dependencias entidades públicas o privadas, o con
• particulares, y comprende entre otros, cartas u oficios, comunicaciones e
• informes, telegramas, fax y correo electrónico, de acuerdo con las diferentes
• modalidades de servicio, Valija, Correo Certificado, Aerogramas, Mensajería
• Urbana, Internacional y es tramitada a través de la ventanilla de
• correspondencia de la Sección de Gestión Documental en el nivel central o de
• las áreas de Correspondencia en las Direcciones Seccionares.

CORRESPONDENCIA INTERNA:

• Es toda
• comunicación que cursa entre dependencias, Seccionares o servidores.
• podrá generar su propio número
• consecutivo por cada dependencia que elabora la comunicación o ser unificado
• por la central de correspondencia correspondiente, dependiendo de las
• condiciones de ubicación física y distribución de áreas en cada seccionar.

CORRESPONDENCIA OFICIAL:

• Comprende las comunicaciones dirigidas a la entidad, y a sus funcionarios y servidores en calidad de tales, con indicación del cargo que ocupan.

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