Gestão de Compras

Conceito de compras

É a atividade responsável pela aquisição de materiais e matérias-primas dentro da empresa de acordo com as políticas específicas a cada organização.

Obs.:

- O setor de compras é um subsistema orientado para fora da empresa, com interação junto aos fornecedores externos e também junto a vários órgãos internos.

 

Função compras

- Tem por finalidade suprir as necessidades de materiais ou serviços, planejá-las quantitativamente e satisfazê-las no momento certo com as quantidades corretas, verificar se recebeu efetivamente o que foi comprado e providenciar armazenamento;

- Cadeia de suprimentos (supply chain): significa desenvolver e manter fontes de suprimentos adequadas.

 

   Objetivos da função compras

- Obter um fluxo contínuo de suprimentos a fim de atender aos programas de produção;

- Coordenar esse fluxo de maneira que seja aplicado um mínimo de investimento que não afete a operacionalidade da empresa;

- Comprar materiais e insumos aos menores preços, obedecendo a padrões de quantidade e qualidade definidos;

- Procurar sempre dentro de uma negociação justa e honesta as melhores condições para empresa, principalmente em condições de pagamento.

   As compras, sempre que possível, deverão:

I - atender ao princípio da padronização, que imponha compatibilidade de especificações técnicas e de desempenho, observadas, quando for o caso, as condições de manutenção, assistência técnica e garantia oferecidas;

II - ser processadas através de sistema de registro de preços;

III - submeter-se às condições de aquisição e pagamento semelhantes às do setor privado;

IV - ser subdivididas em tantas parcelas quantas necessárias para aproveitar as peculiaridades do mercado, visando economicidade;

V - balizar-se pelos preços praticados no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública.

 

Organização do setor de compras

Independente do porte da empresa, os princípios básicos da organização de compras constituem-se de normas fundamentais. Elas são:

- Autoridade para compra;

- Registro de compras;

- Registro de preços;

- Registro de estoque e consumo;

- Registro de fornecedores;

- Arquivos e especificações;

- Arquivos de catálogos.

 

   Atividades típicas do Departamento de Compras

- Pesquisa dos fornecedores;

- Aquisição;

- Administração;

- Diversos.

 

Coisas importantes relacionadas ao Setor de Compras

- Setor de Compras compra, mas não paga;

- Nota fiscal é um documento informativo cuja função primordial é indicar o recolhimento de impostos. É também um recibo obrigatório após qualquer transação de venda de produtos ou serviços;

- Fatura é o detalhamento da compra;

- Duplicata é título de cobrança;

- O Setor de Compras deve manter regularmente em seu cadastro um registro de no mínimo 3 fornecedores para cada tipo de material, principalmente daqueles fornecedores do tipo habitual, com produtos de fácil encomenda.

 

Ciclo de compras

- A atividade de compras é basicamente cíclica e repetitiva;

- Cíclica porque envolve um ciclo de etapas que necessariamente devem ser cumpridas, cada qual a seu tempo e uma após a outra;

- Repetitiva porque o ciclo é acionado cada vez que surge a necessidade de se adquirir determinado material. A reposição dos materiais ocorre cíclica e repetidamente. Isso significa que o processo pode ser continuamente aperfeiçoado e melhorado, rumo à eficiência cada vez maior.

 

   Etapas do processo de compras

1) Análise das ordens de compras recebidas:

- O ciclo de compras inicia-se com o órgão de compras recebendo e fazendo análise das solicitações de compra dos diversos requisitantes (indivíduos ou setores) da organização;

- Aqui, as informações detalhadas sobre as especificações dos materiais a serem comprados são indispensáveis, a fim de se evitar transtornos e devoluções;

- Para facilitar as futuras cotações e propostas de fornecedores, o órgão de compras deve manter um banco de dados sobre os possíveis materiais necessários à empresa.

2) Pesquisa, seleção e avaliação de fornecedores:

- É a pesquisa e a seleção de fornecedores (supply chain);

- O objetivo principal é encontrar fornecedores que possuam condições de fornecer os materiais necessários dentro das quantidades, dos padrões de qualidade requeridos, no tempo determinado, com menores preços e/ou competitivos e nas melhores condições de pagamento;

- Os fornecedores selecionados devem ser confiáveis e devem ter uma fonte de abastecimento contínua e ininterrupta;

- Fornecedor real é aquele que já efetuou vendas de materiais ou insumos à empresa;

- Fornecedor potencial é aquele que pode se candidatar a futuros fornecimentos;

- O fornecedor precisa ser honesto e justo em seus relacionamentos com os clientes.

3) Cadastro de fornecedores:

- Depois da aceitação de fornecedores, deve-se fazer uma lista de todos os fornecedores selecionados para cada tipo de produto comprado pela empresa, depois esses fornecedores deverão ser contatados para cotações e eventuais fornecimentos;

- O cadastro de fornecedores é o corpo central que alimenta o processo de suprimento de material e serviço de uma empresa;

- Deverá ter uma classificação dos fornecedores, pois facilitará consideravelmente os trabalhos de pesquisa das fontes de fornecimento de cada item de material, já que é possivelmente uma lista enorme de fornecedores, utilizado pela empresa compradora;

- O ideal é que a empresa tenha um número de fornecedores cadastrados suficiente, de modo que se um falhar, o outro possa suprir as necessidades de fornecimento da empresa;

- O cadastro dos fornecedores permite que seja realizada a seleção dos fornecedores que atendam às quatro condições básicas de uma boa compra: preço; prazo; qualidade; e condições de pagamento;

- No serviço público os fornecedores ficam cadastrados no SICAF (Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores).

4) Classificação de fornecedores:

- Fornecedor monopolista: são os fabricantes de produtos exclusivos dentro do mercado;

- Fornecedores habituais: são normalmente os fornecedores tradicionais que sempre são consultados numa coleta de preços;

- Fornecedores especiais: são os que ocasionalmente presta serviços, mão de obra e até mesmo fabricação de produtos, que requerem equipamentos especiais ou processos específicos e que normalmente não são encontrados nos fornecedores habituais;

- Fonte única: há exclusividade do produto fornecido;

- Fonte múltipla: aqui, o comprador tem livre acesso a diversas fontes de materiais, podendo escolher a que mais lhe agradar;

- Fonte simples: indica uma relação na qual a empresa poderia comprar de qualquer fornecedor, mas que por questões de planejamento e estratégia, firma um contrato de longo prazo com um fornecedor específico, sedimentando a relação comercial entre eles.

5) Negociação com o fornecedor selecionado:

- Definido o fornecedor escolhido, o órgão de compras passa a negociar com ele a aquisição do material requisitado, dentro das condições mais adequadas de preço e de pagamento. O atendimento das especificações exigidas do material e o estabelecimento de prazos de entrega devem ser assegurados na negociação, que serve para definir com será feita a emissão do pedido de compras ao fornecedor;

- O pedido de compra é uma espécie de contrato formal entre a empresa e o fornecedor, especificando as condições em que foi feita a negociação;

- O comprador é responsável por criar as condições do contrato, enquanto o fornecedor deve estar plenamente ciente de todas as cláusulas.

6) Acompanhamento do pedido / follow up / diligenciamento de fornecedores / seguimento de pedido:

- Visa acompanhar a ordem de serviço junto ao fornecedor;

- O objetivo é evitar atraso na entrega e evitar os desperdícios na atividade produtiva.

 7) Controle do recebimento do material comprado:

- É quando o órgão de compras recebe do fornecedor o material solicitado no pedido de compra;

- O recebimento provisório pode ser dispensada nos seguintes casos: gêneros perecíveis, alimentação preparada, serviços profissionais e obras e serviços de até 176 mil reais, desde que não se componham de aparelhos, equipamentos e instalações sujeitos à verificação de funcionamento e produtividade;

- No recebimento do material, o órgão de compras verifica se as quantidades estão corretas e providencia, junto ao órgão de controle de qualidade, a inspeção para comparar a adequação do material às especificações determinadas no pedido de compra, isso se chama inspeção de qualidade no recebimento do material;

Perfil do comprador

- O comprador deve ter ótimas qualificações e deve estar preparado para usá-las em todas as ocasiões;

- Deve demonstrar conhecimentos amplos das características dos produtos, dos processos e das fases de fabricação dos itens comprados;

- Deve estar preparado para discutir em igual nível de conhecimento com os fornecedores;

- Às vezes, uma agressividade bem orientada, por firmeza de convicções leva a um bom termo uma negociação que, à primeira vista, poderia parecer de resultado inglório;

- Deve estar perfeitamente identificado com a política e os padrões de ética definidos pela empresa;

- Ser bom negociador, ter iniciativa e capacidade de decisão, bem como objetividade e idoneidade, são as principais características do comprador, as quais norteiam sua conduta profissional.

 

Modalidades de compras

- Compra normal: acontece quando o prazo disponível permite que o comprador execute todas as atividades necessárias (ciclo de compras);

- Compra emergencial: não há tempo para executar todas as atividades necessárias, o que leva a compras desvantajosas;

- Compras para investimento: envolvem as aquisições de bens e materiais que irão compor o ativo da instituição;

- Compras para consumo: englobam as compras de todos os materiais que serão consumidos em curto ou médio prazo;

- Compra nova: acontece quando o produto ou serviço a ser comprado é visto como algo totalmente distinto dos bens e serviços habitualmente comprados pela organização. Dessa forma, este tipo de compra envolve uma pesquisa detalhada para escolher os fornecedores ideais;

- Recompra direta: ocorre nas situações em que os materiais a serem comprados são recorrentes e a equipe compradora já tem todas as informações necessárias para efetuar a compra;

- Recompra modificada: acontece quando os bens e serviços a serem comprados são recorrentes, mas os compradores buscam algumas mudanças nas compras futuras.

 

Centralização e descentralização do setor de compras

 

   Centralização

- Caracteriza-se por se constituir de um único setor de compras para toda a organização;

- Possibilidade de pleitear maiores descontos;

- Possibilita a economia de escala;

- Lentidão no processo de compras;

- Evita compras duplicadas (desperdícios).

   Descentralização

- Caracteriza-se por dispor de um setor de compras para cada unidade da organização;

- Celeridade no processo de compras;

- Dificuldade para se pleitear maiores descontos;

- Celeridade no atendimento às necessidades da organização.

 

Lote econômico de compras (LEC)

É a interseção do custo de armazenamento com o custo de pedido, ou seja, é o ponto em comum desses num gráfico. Fórmula:

LEC = √((2 * Demanda * Custo de pedido) / Custo de estocagem)