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- 1la documentación y su clasificación ¿que es? es información, registrada cualquiera sea su forma o el medio utilizado -documento de apoyo: es aquel de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales,instructivos) que por la información que contiene incide en el cumplimiento de funciones especificas de la gestión administrativadocumento de archivo : registro de información producida o recibida en razón de sus actividades o funciones.
importancia de los documentos:
-permiten la comunicacion
-son un medio valioso de info
-aseguran la comprobación de cualquier actividad
-dejan constancias - 2elementos de los documentos de archivo: -el soporte: hace relación a la parte material o física. -la técnica: medio que fija y transmite el contenido -la estructura: hace referencia al formulario y a las clausulasdocumentos de archivos según sus atributos.
se refieren a las características que adquieren los documentos en razón de su forma y contenido.
-caracteres externos:
*clase
*formato
-caracteres internos:
*entidad productiva
*origen funcional
*formulario y clausulas
*contenido - 3clases de documentos de archivo -por su naturaleza *textuales *cartográficos *de imagen *fonográficos *legibles por maquina-por el origen fuente o autor:
*la fuente
*públicos
*privados
-por el contenido
*dispositivos
*testimoniales
*informativos
*facilitativos
*específicos o sustantivos - 4por su función comercial *documentos contables *no contables *titulos de valores *informativosvaloración documentos
consiste en determinar el valor administrativos legal, fiscal contable y el valor histórico, científico o cultural. de los documentos con el propósito de archivos de gestión. - 5primarios: es aquel que tienen los documentos mientras sirven a la institución productora y al iniciador, destinatario o beneficiario del documento. -valor administrativo: este valor se encuentra en todos los documentos producidos o recibidos. -valor jurídico: aquel que tienen los documentos que sirven de testimonio ante la ley -valor legal: aquel que tienen los documentos ante la ley -valor contable: es la utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas -valor técnico: tiene los documentos sustantivos característicos de cada instituciónsecundarios:
-son aquellos que sirven de referencia para la elaboración o reconstrucción de cualquier actividad de la administración
-predecible o evidencia: es el que poseen ciertos tipos de documentos o series
- no predecible: es aquel que se basa en el tema o asunto mas que en el tipo documental.
- valor fiscal: aquel que tiene los documentos para efectos tributarios o que son importantes para el fisico
-valor historico: es aquel que interesa a los investigadores de info - 6ciclo vital de los documentos de archivo: los documentos al igual que las personas tienen una especie de vida propia y pasan por diferentes edades. -primera edad -segunda edad -tercera edadesquema sistema de clasificación de la documentación
la clasificación implica seguir un orden o sistema a la hora de discutir la documentación que se genera en la empresa. - 7presentado por: -Gabriela Ceballos -Mariana Ospina
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- Karteikarten am Ohne Titel, erstellt von mariana ospina am 20/02/2018.
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- mariana ospina
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