Gestión documental y documentos administrativos

Por dónde empezar

La unidad forma parte de Proceso administrativo y dirección, dentro de Administración de empresas, incluida la gestión de proyectos. La selección permite relacionar los documentos con el trabajo de oficina, su circulación y su archivo.

Para situarte, empieza por el mapa «Administración y Práctica de Oficina», que presenta conceptos como actividad, operación, procedimiento y método. Después, consulta el mapa sobre archivo y clasificación de documentos: aborda la finalidad del archivo y la recuperación de información para su consulta.

Documentos y correspondencia

El mapa sobre la GTC 185 presenta esta guía como una herramienta para facilitar la gestión documental en las organizaciones e incluye las cartas entre los documentos tratados. También hay un mapa sobre normas técnicas para elaborar documentos comerciales, con apartados dedicados a los sobres y su uso en una unidad de correspondencia.

La presentación sobre redacción de documentos comerciales introduce los comprobantes escritos de operaciones mercantiles. Para contrastar tipos de documentos, las fichas de «Documentos Administrativos» incluyen oficios, memorandos, actas, circulares y solicitudes. El mapa sobre correspondencia distingue comunicaciones internas y externas y recoge ejemplos como informes, convocatorias y facturas.

Procedimientos y procesos

Una vez revisados los documentos, pasa a los materiales sobre manuales. «Manual de procedimientos e instructivos» y la nota «Elementos Manual de Procedimientos» ofrecen puntos de partida para organizar el estudio de este tema. También encontrarás diagramas de flujo sobre compras, gestión y trámite, y recibo y despacho documental.

El mapa sobre solicitud, expedición y entrega de mercancías incluye el presupuesto como documento de oferta del vendedor a un posible comprador. Puedes relacionarlo con la presentación de documentos comerciales para repasar el papel de los documentos en una operación.

Combina mapas y cuestionarios

Después de recorrer un mapa, anota los conceptos que recuerdes y vuelve a él para revisar lo que falta. Usa las fichas para repasar los nombres de documentos y sus funciones, y prueba después el cuestionario teórico sobre documentos administrativos. Si una pregunta te resulta difícil, vuelve al mapa o a las fichas relacionadas y repite el repaso.

Elige un mapa para empezar y continúa con un cuestionario de la página.