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Aula 2: Partes do documento
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- 1Quais fechos podem ser utilizados?Atenciosamente e respeitosamente
- ambos seguidos de virgula. - 2Em quais situações cada fecho deve ser utilizado?- Atenciosamente: mesma hierarquia ou hierarquia inferior.
- Respeitosamente: hierarquia superior. - 3AtençãoPara autoridades estrangeiras é preciso respeitar os ritos próprios, e o Manual NÃO se detém a eles
- deve obedecer ao manual do ministério das relações exteriores. - 4Após o fecho, como deve ocorrer a identificação do signatário (autoridade que expede)?- Espaço para assinatura (sem linha para sobrepor)
- Nome (todo em letra maiúscula, sem negrito)
- Cargo (com inicial maiúscula) - 5Qual a forma de alinhamento da identificação do signatário?Identificação centralizada na página.
- 6Atenção(espaço para assinatura)
NOME
Ministro de Estado Chefe da Casa Civil da Presidência da República
(espaço para assinatura)
NOME
Coordenador-Geral de Gestão de Pessoas - 7Comunicações assinadas por quem não precisam informar o signatário segundo esse padrão?Comunicações assinadas pelo Presidente da República
- apenas assina (não precisa do nome e do cargo). - 8Como se utilizarão os termos "interino" e "substituto" ao se identificar o signatário?Depois do nome do cargo, sem hífen, sem virgula e em minúsculo (visto que é um adjetivo).
Ex:
Diretor-Geral interino
Secretário-Executivo substituto - 9Quando se utilizarão os termos "interino" e "substituto" ao se identificar o signatário?- Interino: é aquele nomeado para ocupar transitoriamente cargo público durante a vacância
- Substituto: é aquele designado para exercer as atribuições de cargo público vago ou no caso de afastamento e impedimentos legais ou regulamentares do titular. - 10E como se referir a signatárias do sexo feminino?Flexionado no gênero feminino.
Ex:
Ministra de Estado. - 11Quais os tipos de expediente existentes?- Ofício: para situações externas, internas e para comunicação com ministros
- Exposição de Motivos: documento de comunicação dos Ministros de Estado com Presidente da República ou Vice-Presidente
- Mensagem: Comunicação entre Presidente da República, Presidente do Congresso Nacional e Presidente do STF - 12Atenção- Todas as comunicações que não forem “exposição de motivos” ou “mensagem” serão ofícios.
- Hoje não existe mais aviso (Ministro para Ministro) e memorando (interno), apenas ofício. - 13Quais os tipos de ofício?- Circular: um único emissor está se comunicando com mais de um receptor (ex: Um setor se comunicando com mais de um setor)
- Conjunto: mais de um emissor, se comunicando com um receptor (mesmo documento)
- Conjunto Circular: mais de um emissor, se comunicando com mais de um receptor - 14AtençãoExemplos:
- OFÍCIO CIRCULAR Nº 652/2018/MEC
- OFÍCIO CONJUNTO Nº 368/2018/SECEX/SAJ
- OFÍCIO CONJUNTO CIRCULAR Nº 795/2018/CC/MJ/MRE - 15Qual o espaço da margem dos documentos do padrão ofício?- Margem superior, inferior: 2cm
- Margem esquerda: mínimo 3 cm
- Margem direita: 1,5 cm - 16Qual o espaço do cabeçalho e dos parágrafos dos documentos do padrão ofício?Cabeçalho: 5 cm (após os 2 cm superior)
Parágrafo (espaçamento): 2,5 cm - 17Qual o tamanho do papel dos documentos do padrão ofício?A4 (29,7 cm x 21 cm).
- 18Aonde e com qual alinhamento o cabeçalho é utilizado?O cabeçalho é utilizado apenas na primeira página do documento, centralizado na área determinada pela formatação (5 cm).
- 19Quais elementos devem constar no cabeçalho?a. Brasão de Armas da República: no topo da página
b. Nome do órgão principal
c. Nomes dos órgãos secundário, quando necessários, da maior para a menor hierarquia
- Espaçamento: entrelinhas simples (1,0) - 20O brasão deve ser aplicado em cores?Não há necessidade de ser aplicado em cores.
- 21A marca da instituição pode ser utilizado?Não, deve ser evitado.
O uso de marca da instituição deve ser evitado na correspondência oficial para não se sobrepor ao Brasão de Armas da República. - 22AtençãoOs dados do órgão, tais como endereço, telefone, endereço de correspondência eletrônica, sítio eletrônico oficial da instituição, podem ser informados no rodapé do documento, centralizados.
- 23Como os documentos oficiais devem ser identificados? (identificação do expediente)a. Nome do documento: tipo de expediente por extenso, com todas as letras maiúsculas
- não pode abreviar
b. Indicação de numeração: abreviatura da palavra “número”, padronizada como Nº
c. Informações do documento: número, ano (com quatro dígitos) e siglas usuais do setor que expede o documento, da menor para a maior hierarquia, separados por barra (/)
- Alinhamento: à margem esquerda da página.
Ex: OFÍCIO Nº 652/2018/SAA/SE/MT - 24Como devem constar o local e a data do documento?a. Composição: local e data do documento
b. informação de local: nome da cidade onde foi expedido o documento, seguido de vírgula. Não se deve utilizar a sigla da unidade da federação depois do nome da cidade
c. dia do mês: em numeração ordinal se for o primeiro dia do mês e em numeração cardinal para os demais dias do mês. Não se deve utilizar zero à esquerda do número que indica o dia do mês
d. nome do mês: deve ser escrito com inicial minúscula
- Pontuação: coloca-se ponto-final depois da data
- Alinhamento: o texto da data deve ser alinhado à margem direita da página
Ex: Brasília, 8 de agosto de 2018. - 25Quais elementos deverão constar no endereçamento?a. Vocativo: na forma de tratamento adequada para quem receberá o expediente
b. Nome: nome do destinatário do expediente
c. cargo: cargo do destinatário do expediente
d. endereço: endereço postal de quem receberá o expediente, dividido em duas linhas
- Alinhamento: à margem esquerda da página - 26O que irá constar em cada uma das linhas do endereço?- Primeira linha: informação de localidade/logradouro do destinatário ou, no caso de ofício ao mesmo órgão, informação do setor
- Segunda linha: CEP e cidade/unidade da federação, separados por espaço simples. Na separação entre cidade e unidade da federação pode ser substituída a barra pelo ponto ou pelo travessão. No caso de ofício ao mesmo órgão, não é obrigatória a informação do CEP, podendo ficar apenas a informação da cidade/unidade da federação - 27O pronome de tratamento no endereçamento das comunicações dirigidas às autoridades tratadas por Vossa Excelência terá qual forma?“A Sua Excelência o Senhor” ou “A Sua Excelência a Senhora”.
- 28O pronome de tratamento no endereçamento das comunicações dirigidas às autoridades tratadas por Vossa Senhoria terá qual forma?“Ao Senhor” ou “À Senhora”
- ressalte-se que não se utiliza a expressão “A Sua Senhoria o Senhor” ou “A Sua Senhoria a Senhora”. - 29AtençãoExemplos:
A Sua Excelência o Senhor
[Nome]
Ministro de Estado da Justiça
Esplanada dos Ministérios
70064-900 Brasília/DF
À Senhora
[Nome]
Diretora de Gestão de Pessoas
SAUS Q. 3 Lote 5/6 Ed Sede I
70070-030 Brasília. DF
Ao Senhor
[Nome]
Chefe da Seção de Compras Diretoria de Material, Seção
Brasília — DF - 30O que o assunto deve apresentar?Uma ideia geral do que trata o documento, de forma sucinta.
- 31Como o assunto deve ser grafado?a. Título: a palavra Assunto deve anteceder a frase que define o conteúdo do documento, seguida de dois pontos
b. Descrição do assunto: a frase que descreve o conteúdo do documento deve ser escrita com inicial maiúscula, não se deve utilizar verbos e sugere-se utilizar de quatro a cinco palavras
c. Destaque: todo o texto referente ao assunto, inclusive o título, deve ser destacado em negrito;
d. Pontuação: coloca-se ponto-final depois do assunto
- Alinhamento: à margem esquerda da página - 32AtençãoEx:
Assunto: Encaminhamento do Relatório de Gestão julho/2018.
Assunto: Aquisição de computadores. - 33Texto do documento-
- 34Nos casos em que não seja usado para encaminhamento de documentos, o expediente deve conter qual estrutura?a. Introdução: em que é apresentado o objetivo da comunicação
(Informo, Solicito, Comunico).
b. Desenvolvimento: em que o assunto é detalhado
- se o texto contiver mais de uma ideia sobre o assunto, elas devem ser tratadas em parágrafos distintos, o que confere maior clareza à exposição
c. Conclusão: em que é afirmada a posição sobre o assunto - 35AtençãoPrincipalmente na introdução, evite o uso das formas: Tenho a honra de, Tenho o prazer de, Cumpre-me informar que.
Prefira empregar a forma direta: Informo, Solicito, Comunico. - 36Nos casos em que seja usado para encaminhamento de documentos, o expediente deve conter qual estrutura?a. Introdução
b. Desenvolvimento: se o autor da comunicação desejar fazer algum comentário a respeito do documento que encaminha, poderá acrescentar parágrafos de desenvolvimento. Caso contrário, não há parágrafos de desenvolvimento em expediente usado para encaminhamento de documentos. - 37Nos casos em que seja usado para encaminhamento de documentos, a introdução deve iniciar de que forma?Deve iniciar com referência ao expediente que solicitou o encaminhamento.
- Se a remessa do documento não tiver sido solicitada, deve iniciar com a informação do motivo da comunicação, que é encaminhar, indicando a seguir os dados completos do documento encaminhado (tipo, data, origem ou signatário e assunto de que se trata) e a razão pela qual está sendo encaminhado. - 38AtençãoExemplos:
Em resposta ao Ofício no 12, de 1º de fevereiro de 2018, encaminho cópia do Ofício no 34, de 3 de abril de 2018, da Coordenação-Geral de Gestão de Pessoas, que trata da requisição do servidor Fulano de Tal.
Encaminho, para exame e pronunciamento, cópia do Ofício no 12, de 1º de fevereiro de 2018, do Presidente da Confederação Nacional da Indústria, a respeito de projeto de modernização de técnicas agrícolas na região Nordeste. - 39Em ambos os casos, qual o tipo de alinhamento e espaçamento entre linhas?- Alinhamento: justificado
- Espaçamento entre linhas: simples - 40Em ambos os casos, qual o espaçamento entre parágrafos e qual o recuo de parágrafos?- Espaçamento entre parágrafos: 6 pontos após cada parágrafo
- Recuo de parágrafo: 2,5 cm de distância da margem esquerda - 41Deve haver numeração de parágrafos?Apenas quando o documento tiver três ou mais parágrafos, desde o primeiro parágrafo
- não se numeram o vocativo e o fecho. - 42Em ambos os casos, qual o tipo e o tamanho da fonte?Fonte: Calibri ou Carlito.
I. corpo do texto: tamanho 12 pontos
II. citações recuadas: tamanho 11 pontos
III. notas de Rodapé: tamanho 10 pontos
Obs: Para símbolos não existentes nas fontes indicadas, pode-se utilizar as fontes Symbol e Wingdings. - 43AtençãoO novo acordo ortográfico tornou opcional o uso de iniciais maiúsculas em palavras usadas reverencialmente, por exemplo para cargos e títulos.
Ex:
“Vice-Presidente” ou “vice-presidente”. - 44AtençãoNumeração das páginas é obrigatória apenas a partir da segunda página da comunicação. Ela deve ser centralizada na página e obedecer à seguinte formatação:
a. posição: no rodapé do documento, ou acima da área de 2 cm da margem inferior
b. fonte: Calibri ou Carlito. - 45AtençãoÁrea de rodapé: nos 2 cm da margem inferior do documento
- Impressão: na correspondência oficial, a impressão pode ocorrer em ambas as faces do papel. Nesse caso, as margens esquerda e direita terão as distâncias invertidas nas páginas pares (margem espelho)
- Cores: os textos devem ser impressos na cor preta em papel branco, reservando-se, se necessário, a impressão colorida para gráficos e ilustrações - 46Atenção- Destaques: para destaques deve-se utilizar, sem abuso, o negrito. Deve-se evitar destaques com uso de itálico, sublinhado, letras maiúsculas, sombreado, sombra, relevo, bordas ou qualquer outra forma de formatação que afete a sobriedade e a padronização do documento
- Arquivamento: dentro do possível, todos os documentos elaborados devem ter o arquivo de texto preservado para consulta posterior ou aproveitamento de trechos para casos análogos. Deve ser utilizado, preferencialmente, formato de arquivo que possa ser lido e editado pela maioria dos editores de texto utilizados no serviço público, tais como DOCX, ODT ou RTF - 47Atenção- Nome do arquivo: para facilitar a localização, os nomes dos arquivos devem ser formados da seguinte maneira:
tipo do documento + número do documento + ano do documento (com 4 dígitos) + palavras-chaves do conteúdo.
Exemplo:
Ofício 123_2018_relatório produtividade anual - 48Questão: Em ordem, cite as partes necessárias em um expediente (documento) oficial.- Cabeçalho
- Identificação do expediente
- Local e data
- Endereçamento
- Assunto
- Vocativo
- Texto
- Fecho
- Assinatura/Informações do signatário - 49A numeração é obrigatória a partir de qual página?A partir da segunda página.
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- Concursos Públicos Redação Oficial Karteikarten am Aula 2: Partes do documento, erstellt von Samuel Brito am 04/08/2021.
- Erstellt von
- Samuel Brito
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