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Protocolo
Karten in diesem Stapel (12)
- 1Tramitaçãoque os documentos circulem entre as áreas envolvidas no assunto
tratado, a fim de que sejam realizados os procedimentos necessários para a sua resolução.
é o caminho, é o curso, é a trajetória que o documento
percorre desde a sua produção ou entrada na instituição até ser efetivamente resolvido. - 2Protocolo e o Ciclo Vital dos DocumentosÉ imprescindível que haja mecanismos que permitam controlar a tramitação dos documentos, de forma que seja possível acompanhar seus andamentos evitando possíveis perdas de
documentos durante sua resolução. Esta atividade de controle é que chamamos de PROTOCOLO, e deve ser r implementada na idade CORRENTE do ciclo de vida dos documentos. - 3Atividades de ProtocoloA rotina de protocolo é implementada a partir da adoção de uma série de procedimentos
que permitem ter um efetivo controle na tramitação dos documentos.
Você já deve, inclusive,
ter visto este livro no seu dia a dia, é o chamado livro de protocolo (lembra dos conceitos de
espécie e tipo? Pois é: livro de protocolo -> livro (espécie) + protocolo (atividade) = livro de
protocolo). - 4etapas de controle realizada pelo protocolo:1. recebimento;
2. registro;
3. autuação;
4. classificação;
5. expedição/distribuição;
6. controle/movimentação - 5Recebimento de Documentos. Esta tarefa consiste basicamente em receber toda
documentação que irá circular no órgão. Não é à toa que o protocolo é normalmente instalado
na entrada do órgão, onde geralmente há um balcão onde o usuário dá entrada em suas solicitações.
Nesta etapa, são recebidos os documentos que vem por malote de outros órgãos, os documentos que chegam pelos Correios e também os documentos internos do órgão, que são
entregues pelos setores ao protocolo para que seja iniciada sua tramitação. - 6Registro de DocumentosUma vez recebida a correspondência (chamamos de correspondência todo documento
que entra no órgão público antes de ser transformada em processo), o setor de protocolo tem
a missão de ler, identificar os dados básicos do documento e cadastrar em um sistema.
Este registro (cadastro) é que vai permitir a localização dos documentos quando necessário, uma vez que os dados básicos que o usuário informará para a busca dos documentos foram cadastrados em sistema de controle e de busca. - 7Autuação de DocumentosUma vez cadastrado, o documento será analisado e, na maioria das vezes, no que se refere
à esfera pública, transformado em processo. Esta transformação é chamada de autuação (no
dia a dia é comum chamarmos de abertura ou formação de processo). O nome autuação está
vinculado ao fato de que, tecnicamente, o popular processo é chamado de autos ou autos de
processo. Ou seja, autuação é o ato de transformar a correspondência (documento comum)
em autos de processo. - 8ClassificaçãoA classificação consiste em separar os documentos de acordo com o destinatário.
Esta separação por área ou assunto configura a atividade de classificação. É o momento
em que são formadas as “pilhas” de documento para cada destinatário. Para tanto, é natural
que os servidores do protocolo conheçam bem o funcionamento da instituição, a fim de identificar para qual área deve ser encaminhado cada assunto. - 9. Expedição de DocumentosQuando o destinatário é externo à instituição, esta entrega é chamada
de expedição. O documento é, portanto, expedido para aquela instituição. - 10Distribuição de DocumentosA distribuição é a mesma entrega de documentos aos destinatários, só que, neste caso,
para destinatários internos do órgão. Ou seja, neste caso, o documento não sai da instituição.
A distribuição e, portanto, a entrega dos documentos aos setores por onde os documentos começarão a tramitar. - 11Controle/MovimentaçãoUma vez entregues nos setores destinatários, os documentos terão sua tramitação até serem resolvidos. A partir de então, é importante criar mecanismos que permitam controlar esta
tramitação. No caso de controle por meio de sistema informatizado, é possível inclusive disponibilizar
esta informação na intranet ou mesmo na internet, de forma que o usuário acompanhe o andamento do documento de seu interesse. - 12. Procedimentos Relacionados a Documentos Particulares e Sigilosos.Normalmente, a correspondência recebida deve ser aberta, e o funcionário do protocolo
fará uma leitura (ainda que superficial) do documento, a fim de identificar seus dados básicos
(origem, interessado, assunto...), que permitirão sua posterior localização.
Informationen
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- Concursos Públicos Noção de arquivologia Karteikarten am Protocolo, erstellt von Ayla Lorranny Oliveira Nava am 30/06/2022.
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- Ayla Lorranny Oliveira Nava
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