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EL ARCHIVO

Es el proceso de ordenación de los documentos, de acuerdo a la necesidad metodológica de la organización y la adecuada conservación y consulta de los mismos.

la importancia de los archivos que constituyen parte esencial de los recursos de información de una empresa, entidad pública, privada o un país por cuanto en su documentación se expresa, en forma única, el desarrollo histórico de sus funciones y actividades.

1. Tener un centro o lugar activo donde puedan archivar documentación e información a disposición de toda la entidad.

2 Asegurar una perfecta conservación de los documentos del archivo.

3 Satisfacer eficazmente las exigencias de consulta a todas las oficinas y servicios de la entidad.

CLASIFÍCACION

OBJETIVOS

IMPORTANCIA

¿QUE ES?

SEGÚN SU USO

El archivo se clasifica de acuerdo con el tiempo que se determina en cada una de las etapas documentales, según a los requerimientos de la organización:

* Archivo activo: Este archivo está compuesto por documentos del año actual o años anteriores que se encuentren en proceso de tramitación como: historias laborales, resoluciones, contratos y demás documentos que se encuentren en el proceso de consulta

*Archivo semi activo: Son los documentos que varían en su periodo de conservación y su consulta es menor

* Archivo inactivo: Son los documentos con una durabilidad perpetua en el periodo de conservación, de acuerdo con sus disposiciones legales, fiscales, comerciales o históricas.

SEGÚN LA ORGANIZACION

De acuerdo a la jerarquización y composición de la entidad:

*Archivo centralizado: Es cuando una sola dependencia controla toda la documentación de la organización.

*Archivo descentralizado: Es aquel que lleva cada una de las dependencias de la organización.

*Archivo descentralizado con control descentralizado: Este depósito de información lo lleva cada dependencia y la responsabilidad es del jefe de cada oficina.

*Archivo descentralizado con control centralizado: Este depósito de archivo se maneja de acuerdo con las necesidades de las dependencias que maneja un archivo descentralizado, el cual se maneja y depende del archivo central.

SEGÚN SU CICLO VITAL

El archivo se clasifica de acuerdo al tiempo que se le asigne a cada una de sus etapas, las cuales se explicarán a continuación:

*Archivo de gestión: Es toda la documentación que se encuentra depositada y está sujeta a consulta administrativa por toda la organización.

*Archivo central: Es la agrupación de documentos que han sido transferidos por diferentes archivos de gestión de cada dependencia respectiva; su consulta no es tan frecuente, pero siguen en vigencia.

*Archivo histórico: Son aquellos documentos que se transfieren desde el archivo central al archivo de conservación permanente.

SEGÚN SE NATURALEZA

Se clasifica de acuerdo al tipo de entidad que se le realice el proceso de archivo.

* Archivo público: Es todo documento que pertenece a las entidades públicas.

* Archivo privado de interés público: Son aquellos documentos que por su valor histórico, investigativo, científico o cultural son de interés público.

*Archivo privado: Son los documentos que pertenecen a personas naturales o jurídicas.