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Planeación y organización de un evento de Relaciones Públicas

Públicos y acontecimientos especiales

Tipologías de públicos

La ceremonia y el protocolo en el tratamiento e identificación de los públicos

Empresariales

Sociales

Deportivos

Culturales, académicos, formativos

En esta categoría se encuentran los congresos, ferias, exposiciones, seminarios, lanzamientos de productos y marcas, desfiles de modas, ruedas de prensa, desayunos, inauguraciones, etc.

Reúnen a un determinado número de personas que están relacionadas con el anfitrión en mayor o menor grado y generalmente tienen un character festive. Aquí encontramos a las bodas, cumpleaños, aniversarios, cenas, cafés, inauguraciones de casas, reuniones religiosas, etc.

. En este tipos de eventos tienen lugar las competencias, partidos, encuentros, etc. en los que la confrontación deportiva es el eje.

Estos actos tienden a emitir mensajes estructurados con una didáctica específica y tienen como finalidad el enriquecimiento de la mente y el espíritu, así como las competencias en distintos ámbitos del quehacer humano.

Según su posición con respecto a la empresa

Públicos reales y potenciales

Públicos de acuerdo a su papel en el proceso comunicativo

Esta es la que se refiere a públicos internos (empleados, accionistas proveedores, principalmente) y externos (Clientes, proveedores, distribuidores, clientes, competencia, líderes de opinión, expertos en el tema, entre otros).

Los primeros son los que realizan una función como público en un momento en que son estudiados, mientras que los segundos reúnen los requisitos para ser un público real, pero por el momento no lo son.

receptores directos

Receptores indirectos

actúan como puente entre los mensajes y opiniones entre unos y otros públicos, como es el caso de los líderes de opinión

son los receptores finales del mensaje que ha sido filtrado e interpretado por lo receptores directos o especiales.

Segmentación

Procedimiento permite no solo clasificar a los distintos públicos de acuerdo a características afines entre ellos, sino que además sirve para identificarlos y comprenderlos mejor.

Métodos demográficos

Métodos psicográficos

Métodos geográficos

Consiste en dividir a un grupo de personas en sub-grupos de acuerdo al lugar en donde se ubican.

Aquí aplican los criterios de sexo, raza, edad, estado civil, religión, etc.

Con este enfoque se clasifican a los grupos o poblaciones de acuerdo a los estilos de vida, valores, opiniones o percepciones individuales.

El carácter del acto

Los objetivos

El mensaje

Invitados

El lugar y tiempo

Asignación de lugares

La titularidad del evento.

El carácter del evento lo determina el organizador o anfitrión del evento, no así los asistentes o invitados al mismo.

Hay que identificar el tipo de acto de que se trata, por ejemplo, si es multitudinario o de acceso restringido, formal o informal, si es solemne o sencillo, el presupuesto con que se cuenta, etc.

El acto no es el objetivo mismo, sino un medio para lograr algo más.

Se debe materializar la comunicación que se quiere hacer llegar a los públicos atendiendo principalmente a dos aspectos: El escrito o porción oral (cartas, discursos, folletos, etc.) y El espacio atendiendo al ceremonial y protocolo que corresponda.

Identificar a esos grupos interesados en recibir el mensaje es la parte medular de los eventos formales o informales.

siempre se debe considerar las ventajas de las opciones que se tienen a la mano tales como el presupuesto, el poder implementar el protocolo adecuado, el espacio, que las fechas sean las adecuadas de acuerdo a los intereses de los invitados por ejemplo, distancia, etc.

de acuerdo a la jerarquía de los invitados y expositores que vaya de acuerdo con el grado de solemnidad del evento y los objetivos que se persiguen con el mismo.