Mapa Conceptual Archivo

Archivo

Historia

Significado

Importancia

Clases de archivo

Cualidades del archivo

Cualidades del archivista

Categorización de los archivos

Elementos de archivo

Desde el origen de la escritura y la comunicación en el desarrollo de la humanidad y la civilización comienza la primera agrupación de escritos organizados que sirvieron como control de riquezas y poder.

Se destacan las siguientes culturas que contribuyeron al surgimiento documental,

-Egipcios

-Roma y Grecia

-Arcadios

-Sumerios y Babilonios

Se destaca el acontecimiento histórico de la revolución francesa en donde se le da importancia a los documentos y archivos nacionales (Napoleón).

Conjunto ordenado de documentos que una institución, sociedad o persona elabora en el marco de sus actividades y funciones, sea cual fuera su fecha, forma y soporte material

La importancia radica en que los documentos condicionados en los archivos poseen información relevante para la ... es fundamental para la toma de decisiones para una organización o empresa.

Se clasifican en:

Archivo Centralizado

Archivo descentralizado

Archivo descentralizado con control descentralizado

Archivo descentralizado con control centralizado

La información la lleva cada dependencia y la responsabilidad es de los jefes de cada oficina en la empresa

El deposito de archivos los manejan de acuerdo a las necesidades de cada dependencia con archivos descentralizados que a su vez se controla desde el archivo central

La documentación la lleva cada una de las dependencias de la organización

Una sola dependencia controla toda la documentación de la organización

Según la organización

Según su uso

De acuerdo al tiempo en cada etapa documental y ajustándose a los requerimientos de la empresa existen 3 archivos.

Archivo activo

Archivo semiactivo

Archivo inactivo

Conformado por documentos del año actual o anteriores (en proceso de tramitación), ejemplo; historias laborales, resoluciones, contratos etc.

Son documentos con un periodo variado de observación y consulta anterior.

Son documentos con durabilidad perpetua de su conservación de acuerdo con las disposiciones legales, fiscales, comerciales o históricas.

Según su naturaleza

De acuerdo a la entidad que realiza el proceso se destacan 3 archivos

Archivo público

Archivo privado de interés público

Archivo privado

Son los documentos que pertenecen al Estado

Son los documentos que por su valor histórico, investigativo, científico o cultural son de interés público

Sin los documentos pertenecientes a personas naturales o judiciales

Según su ciclo vital

Se dividen en 3 archivos

Archivo de gestión

Archivo central

Archivo histórico

Es la documentación depositada y sujeta a consulta administrativa por toda la organización

Es la agrupación de documentos transferidos por diferentes archivos de gestión de cada dependencia y su consulta no es tan frecuente pero sigues en vigencia

Son los documentos que se transfieren desde el archivo central al archivo de conservación permanente

Se destacan 5 cualidades de los archivos

Económicos

Simples

Funcionales

Exactos

Técnico

Ahorran costos de tiempo y de personal empleados en la búsqueda de información

Conoce el contenido de la información de manera sencilla

Posibilita la la acción de archivar y de consultar documentos de forma eficiente

La clasificación debe ser precisa en la acción de archivar para evitar fallos

Se digita la situación en la toma de decisiones del responsable para no delegar de forma equivocada al personal técnico del archivo.

Las características se resumen a continuación

Orden

Responsabilidad

Prontitud

Cordialidad

Sigilo profesional

Concentración

Para organizar elementos y documentos

Tarea de dedicación y actualización

Disponibilidad inmediata de archivo

El funcionamiento debe de generar información en la búsqueda y suministro de documentos

Reservación en el manejo de información encaminado a la confidencialidad que se requiere

En la realización de actividades de archivo se debe ser minucioso y evitar errores

Desde su jurisdicción se clasifican en

Archivo general de la nación

Territorialidad

Organización del estado

Ente que regula las sanciones y responsabilidad del archivo.

De acuerdo al art 8 de la Ley general de archivos general de Colombia se clasifica en:

Según el art 9 de la ley general de archivo de Colombia se clasifica en

Ejemplo, archivo general departamental, archivo general municipal y archivo general distrital

- Archivo de entidades del orden nacional

-Archivo de entidades del orden departamental

-Archivo de entidades del orden distrital

-Archivo de entidades del orden metropolitano

-Archivo de entidades del orden municipal

-Archivo de entidades del orden local

-Archivos de las nuevas estadidades territoriales que se creen por ley

-Archivos de los territorios indígenas que se crearán cuando la ley los desarrolle

-Archivos de la rama ejecutivas

-Archivos de de la rama legislativa

-Archivo de la rama judicial

-Organismos de orden y control

-Organismos autónomos

En los cuales se destacan

Archivadores vertical, horizontal, folderama, giratorio, mecánico, electrónico, estantes, archivador rodante, planoteca, sello fechador, gancho seco o en relieve, reloj radicador, legajos, cajas de archivos, papelería, termómetro y