Gestión documental y archivística

Por dónde empezar

Una forma de comenzar es consultar el mapa sobre el ciclo de vida del documento. Distingue las fases activa, semiactiva e inactiva y las relaciona con el archivo de gestión, el central y el histórico. Después, el mapa de gestión documental presenta esta actividad como un conjunto de normas técnicas y prácticas para administrar documentos y recuperar información.

Para ampliar el recorrido, los apuntes sobre sistemas de archivos y clasificación de documentos introducen el concepto y la finalidad del archivo. Las diapositivas sobre sistemas de ordenamiento presentan criterios numéricos y alfabéticos, incluidos los cronológicos, onomásticos, toponímicos y temáticos.

Practicar con mapas y tests

Tras revisar los mapas, el test sobre la gestión de documentos de la Administración de la Junta de Andalucía plantea preguntas sobre documentos electrónicos recibidos y transmitidos por el registro telemático único. También hay un test sobre documentos administrativos y empresariales y una evaluación por procesos de archivo para auxiliar administrativo.

Una secuencia de estudio consiste en leer primero el mapa, hacer después un test y volver a los conceptos que necesiten repaso. El mapa Correspondencia y los recursos sobre comunicaciones oficiales permiten organizar otro bloque de estudio. Los diagramas muestran procedimientos de recepción, archivo y transferencias documentales.

Conservación y tipos de documentos

El mapa sobre el sistema integrado de conservación aborda la conservación y preservación de información en distintos medios. La página también incluye apuntes sobre valoración e inventario documental, junto con materiales sobre el oficio, las actas y el informe. Las fichas de gestión documental electrónica y digitalización ofrecen otros formatos para repasar.

Algunos recursos tratan acuerdos, decretos y circulares. Conviene comprobar su ámbito y vigencia antes de utilizarlos como referencia normativa, especialmente si se prepara una oposición.

La unidad dentro de Administración pública

Gestión documental y archivística forma parte de Gestión de recursos institucionales, dentro de Administración pública. Los materiales de esta página permiten estudiar tanto la organización de archivos como la tramitación de documentos y comunicaciones.

Elige un mapa para empezar y combínalo con un test de la página.