DESCRIPCION DOCUMENTAL

DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL

Es la fase del proceso de organización documental que consiste en el análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los instrumentos de descripción y de consulta.

Hace referencia a la elaboración de una representación exacta de la unidad de descripción, y en algunos casos, de las partes que lo componen, a través de mecanismos de recuperación y análisis de la información, que como resultado se obtiene, la identificación, la gestión y localización de los documentos de archivo, así como su contexto y el sistema que los ha producido.

Las normas que relacionan el proceso de descripción de documentos son

• ISAD (G) Norma internacional general de descripción de archivística.

• ISAAR (CPF):2004. Norma internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos Relativos a Instituciones, Personas y Familias

• NTC 6052:2014. Norma sobre los Registros de Autoridad de Archivos Relativos a Instituciones, Personas y Familias.

• ISDF:2007. Norma internacional para la Descripción de Funciones.

• NTC 6088:2014. Norma para la descripción de Funciones

• ISDIAH:2008. Norma internacional para la Descripción de Instituciones que Custodian Archivos.

• NTC 6165:2016. Norma para Descripción de Instituciones con Fondos de Archivos

Reglas fundamentales

1. Descripción de lo general a lo particular: en el nivel de fondo registre información de éste como un todo. Al momento de describir sus partes suministre la información propia de cada una de ellas, con el objetivo de representar el contexto y la estructura jerárquica del fondo.

2. Información pertinente para el nivel de descripción: su objetivo es representar con exactitud y fiabilidad el contenido del nivel de descripción, así como su contexto de producción. Por ejemplo, si está describiendo el fondo no es pertinente dar información detallada del contenido de un expediente.

3 Vinculación de las descripciones: cada unidad de descripción ocupa un lugar en la jerarquía del fondo y por lo tanto es importante reflejar esa relación con el nivel de descripción inmediatamente superior. Por ejemplo, si se está describiendo un expediente establezca su relación con la serie a la que pertenece.

4. No repetir la información: cada nivel contiene una información específica, no la repita en los demás niveles. Por ejemplo, si se informa que el soporte de los documentos de un fondo es papel industrial, no es conveniente repetir este dato cuando se describan las unidades documentales de una serie.

Elementos

• Código de referencia

• Denominación (título)

• Fecha (s)

• Nivel de descripción

• Volumen

• Nombre de los productores

Objetivos

*Facilitar la localización de los documentos

*Garantizar el control del Patrimonio Documental

*Brindar un eficaz y eficiente servicio de información.

Instrumentos

Los siguientes son clave para la descripción documental

Instrumentos descriptivos administrativos

Instrumentos descriptivos históricos

INVENTARIO DE TRANSFERENCIA

Se utiliza para realizar una transferencia de un archivo de Gestion a un Periferico, de un Periferico al archivo central o de un central al archivo histórico.

INVENTARIO DE ELIMINACIÓN

Se utiliza para proponer documentos eliminables.

CATÁLOGOS

Informan detalladamente sobre el fondo, secciones, series, subseries y documentos individuales.

ÍNDICES

Informan sobre las personas, lugares o materias, mayormente en orden alfabético.

GUÍAS

Prestan noticias sobre el archivo, sus existencias documentales y otros datos útiles para el investigador.

INVENTARIO GENERAL DE FONDOS DOCUMENTALES

Refleja las existencias documentales tal como se encuentran en los archivos administrativos e históricos. Es una descripción exacta y precisa de todo el material que se conserva.