Contratos de TI

Contratos de TI

1. Não se aplica a:

   • Contratações cuja estimativa de preços seja inferior 80 mil (lei 8.666/93, art. 23, inciso II, alínea "a")
   • Contratação de serviços estratégicos de TI
     • Deve, entretanto, observar o Plano de Capacidade
   • Contratação de Soluções de TI que possam comprometer a segurança nacional
   • Atenção: Os casos aqui relacionados deverão ter planejamento em harmonia com o PDTI (art. 4°)

2. Glossário

   • SISP
     • Sistema de Administração dos Recursos de Tecnologia da Informação
   • Equipe de planejamento e contratação
     • Equipe responsável pelo planejamento da contratação
     • Composta por:
       • Integrante técnico
         • Servidor de TI indicado pela autoridade competente dessa área
       • Integrante administrativo
         • Servidor da área administrativa, indicado pela autoridade competente dessa área
       • Integrante requisitante
         • Servidor representante da área requisitante da solução, indicado pela autoridade competente dessa área
   • Solução de TI
     • Conjunto e bens e/ou serviços de TI e automação que se integram para o alcance dos resultados pretendidos com a contratação
   • Requisitos
     • Conjunto de especificações necessárias para definir a Solução de TI a ser contratada
   • Áreas
     • Área requisitante da solução
       • Unidade do órgão ou entidade que demande a contratação de uma Solução de TI
     • Área de Tecnologia da Informação
       • Unidade setorial ou seccional do SISP, bem como área correlata, responsável por gerir a TI do órgão ou entidade
     • Área administrativa
       • Unidades setoriais e seccionais do Sistema de Serviços gerais (SISG) com competência para planejar, coordenar, supervisionar e executar as atividades relacionadas aos processos de contratação
   • Critérios de aceitação
     • Parâmetros objetivos e mensuráveis utilizados para verificar se um bem ou um serviço recebido está em conformidade com os requisitos especificados
   • Prova de conceito
     • Amostra a ser fornecida pelo licitante classificado provisoriamente em primeiro lugar para realização dos testes necessários à verificação do atendimento às especificações técnicas definidas no Termo de Referência ou Projeto Básico
   • Gestão
     • Conjunto de atividades superiores de planejamento, coordenação, supervisão e controle, relativas às Soluções de TI que visam garantir o atendimento dos objetivos do órgão ou entidade
   • Comitê de Tecnologia da Informação
     • Grupo formado por titulares das áreas finalísticas e da área de TI para assegurar que seus membros estejam envolvidos nas questões e decisões relevantes de TI, sendo permitida a delegação de competências
     • É instituído pela autoridade máxima do órgão ou entidade
   • Serviços estratégicos de TI
     • Conjunto de atividades de prestação de serviços que:
       • Estão relacionadas aos sistemas estruturantes e finalísticos dos órgãos e entidades
       • Integrem uma Solução de TI
       • Envolve informações críticas quanto à confiabilidade, segurança e confidencialidade
       • A descontinuidade na prestação dos serviços pode impactar as atividades dos órgãos ou entidades

3. Documentos

   • Documento de Oficialização de Demanda (DOD)
     • Documento que contém o detalhamento da necessidade da área requisitante da solução a ser contratada
     • Deve conter:
       • Necessidade da contratação
       • Explicitação da motivação e demonstrativo dos resultados a serem alcançados
       • Indicação da fonte de recursos
       • Indicação de Integrante Requisitante para composição da Equipe de Planejamento
   • Estudo Técnico Preliminar
     • Documento que demonstra a viabilidade técnica e econômica da contratação
   • Plano de Capacidade
     • Elaborado pela entidade prestadora dos Serviços Estratégicos de TI
     • Serve como insumo para a confecção do Planejamento da Contratação
     • Deve conter:
       • Dados que permitam o detalhamento e rateio dos custos da prestação de serviços entre os órgãos e entidades beneficiárias
       • Previsão do crescimento vegetativo do consumo dos recursos e insumos durante a vigência do contrato
       • Previsão da reserva técnica para absorver possíveis crescimentos não previstos
   • Análise de riscos
     • Contém a descrição, análise e o tratamento dos ricos e ameaças que possam vir a comprometer o sucesso em todas as fases da contratação
   • Plano de inserção
     • Prevê as atividades de alocação de recursos necessários para a contratada iniciar o fornecimento da Solução de TI
   • Plano de fiscalização
     • Elaborado com base no Modelo de Gestão, que define o processo de fiscalização do contrato
     • Deve conter:
       • Metodologia de fiscalização
       • Documentos ou ferramentas
       • Controles adotados
       • Recursos materiais e humanos disponíveis e necessários à fiscalização
   • Lista de verificação
     • Conjunto de elementos que devem ser acompanhados pelos Fiscais do contrato
   • Ordem de serviço ou de fornecimento de bens
     • Documento utilizado para solicitar à contratada a prestação de serviço ou fornecimento de bens relativos ao objeto do contrato
   • Modelo de execução
     • Contém a definição dos procedimentos necessários e suficientes ao adequado fornecimento da Solução de TI
   • Modelo de gestão
     • Contém a definição dos mecanismos necessários à gestão e à fiscalização da Solução de TI
     • Objetiva minimizar os riscos de falha no fornecimento da Solução por meio da definição de controles adequados
   • Termo de recebimento provisório
     • Declaração formal de que os serviços foram prestados ou os bens foram entregues, para posterior análise das conformidades de qualidade baseadas nos Critérios de Aceitação
   • Termo de recebimento definitvo
     • Declaração formal de que os serviços prestados ou bens fornecidos atendem aos requisitos estabelecidos no contrato
   • Plano Diretor de Tecnologia da Informação PDTI
     • Instrumento de diagnóstico, planejamento e gestão dos recursos e processos de TI que visa atender às necessidades tecnológicas e de informação de um órgão ou entidade para um determinado período

4. Papéis

   • Gestor do contrato
     • Servidor com atribuições gerenciais, designado para coordenar e comandar o processo de gestão e fiscalização da execução contratual
   • Fiscal técnico do contrato
     • Servidor representante a área de TI, responsável por fiscalizar tecnicamente o contrato
   • Fiscal administrativo do contrato
     • Servidor representante da área administrativa, responsável por fiscalizar o contrato quanto aos aspectos admininstrativos
   • Fiscal requisitante do contrato
     • Servidor representante da área requisitante da solução, responsável por fiscalizar o contrato do ponto de vista funcional da solução de TI
   • Preposto
     • Representante da contratada, responsável por acompanhar a execução do contrato e atuar como interlocutor principal junto à contratante, incumbido de receber, diligenciar, encaminhar e responder as principais questões técnicas, legais e administrativas referentes ao andamento contratual

5. Planejamento

   • Deve ser elaborado em harmonia com o PDTI
     • Inexistindo o PDTI, o órgão ou entidade deverá proceder à sua elaboração
   • O PDTI deve estar alinhado à EGTIC e ao Plano Estratégico Institucional aprovado pelo Comitê de TI do órgão ou unidade
     • Inexistindo o Plano Estratégico Institucional, sua ausência será registrada no PDTI e deverá ser utilizado um documento equivalente
   • O comitê de TI declarará:
     • Quais são os Serviços Estratégicos de TI
     • Quais são as Soluções de TI que possam comprometer a segurança nacional
   • Não poderão ser objeto de contratação
     • Mais de uma Solução de TI em um único contrato
     • Gestão de processos de TI, incluindo gestão de segurança da informação
   • É vedado
     • Estabelecer vínculo de subordinação com funcionários da contratada
     • Prever em edital a remuneração dos funcionários da contratada
     • Indicar pessoas para compor o quadro funcional da contratada
     • Demandar a execução de serviços ou tarefas que escapem ao escopo do objeto da contratação, mesmo que haja assentimento do preposto ou da própria contratada
     • Reembolsar despesas com transporte, hospedagem e outros custos operacionais, que devem ser de exclusiva responsabilidade da contratada
     • Prever em edital exigências que constituam intervenção indevida da Administração na gestão interna dos fornecedores
     • Prever em edital exigência que os fornecedores apresentem, em seus quadros, funcionários capacitados ou certificados para o fornecimento da Solução, antes da contratação
     • Adotar a métrica "homem-hora" ou equivalente para aferição de esforço, salvo mediante justificativa e sempre vinculada à entrega de produtos de acordo com prazos e qualidade previamente definidos
     • Contratar por postos de trabalho alocados, salvo os casos justificados mediante a comprovação obrigatória de resultados compatíveis com o posto previamente definido
     • Nas licitações do tipo TÉCNICA e PREÇO:
       • Incluir critérios de pontuação técnica que não estejam diretamente relacionados com os requisitos da Solução de TI a ser contratada ou que frustrem o caráter competitivo do certame
       • Fixar os fatores de ponderação das propostas técnica e de preço sem justificativa, salvo quando o fator de ponderação for 50% para técnica e 50% para preço

6. Processo de contratação

   • Planejamento
     • Etapas
       • Instituição da Equipe de Planejamento da Contratação
         • Obrigatório, mesmo nos casos de inexigibilidade, dispensa de licitação ou adesão a ata de registro de preços, etc
         • Tem início com o recebimento do Documento de Oficialização de Demanda (DOD) pela área de TI
         • A TI deverá avaliar o DOD com base no alinhamento da contratação ao PDTI e encaminhá-lo à autoridade administrativa competente
         • A autoridade administrativa deverá decidir motivadamente sobre o prosseguimento da contratação
         • A equipe é instituída pela AUTORIDADE ADMINISTRATIVA COMPETENTE, caso decida-se pelo prosseguimento
         • Composição da Equipe
           • A área requisitante indica o INTEGRANTE REQUISITANTE
           • A TI indica o INTEGRANTE TÉCNICO
           • A autoridade administrativa competente indicará o INTEGRANTE ADMINISTRATIVO
       • Estudo Técnico Preliminar da Contratação
         • Obrigatório, mesmo nos casos de inexigibilidade, dispensa de licitação ou adesão a ata de registro de preços, etc
         • É ASSINADO e APROVADO pelos integrantes REQUISITANTE e TÉCNICO
         • Tarefas
           • Definição e especificação dos requisitos
           • Avaliação de diferentes soluções que atendam aos requisitos
           • Análise e comparação entre as soluções identificadas
           • Escolha da solução, com justificativa
           • Avaliação das necessidades de adequação do ambiente do órgão para viabilizar a execução contratual
           • Avaliação e definição dos recursos materiais e humanos necessários à implantação e manutenção da solução
           • Definição dos mecanismos para continuidade do fornecimento da solução
           • Declaração de viabilidade da contratação
         • Deverá ser avaliado e assinado pela autoridade competente quando:
           • A contratação superar o orçamento estimado em mais de 2 vezes
           • Os integrantes requisitante e técnico declararem inviabilidade da contratação
       • Análise de Riscos
         • Dispensável quando o órgão ou entidade seja partícipe da licitação
         • Deve conter os seguintes itens:
           • Principais riscos ao processo de contratação e gestão contratual
           • Principais riscos ao alcance dos resultados pela solução
           • Mensuração das probabilidades dos riscos e danos potenciais
           • Definição de ações previstas para reduzir ou eliminar os riscos
           • Definição de ações de contingência
           • Definição dos responsáveis pelas ações de prevenção e contingência
         • É ASSINADA e APROVADA pela Equipe de Planejamento
       • Termo de Referência ou Projeto Básico
         • Dispensável quando o órgão ou entidade seja partícipe da licitação
         • É elaborado a partir do Estudo Técnico Preliminar
         • Deve conter:
           • Definição do objeto de contratação
           • Justificativa para contratação e descrição da solução
           • Especificação dos requisitos
           • Definição das responsabilidades da contratante, da contratada e do órgão gerenciador (quando aplicável)
           • Modelo de execução do contrato
           • Modelo de gestão do contrato
           • Estimativas de preço
             • Deve ser feito pelos integrantes ADMINISTRATIVO e TÉCNICO
           • Adequação orçamentária e cronograma físico-financeiro
             • Deve ser feito pelos integrantes REQUISITANTE e TÉCNICO
           • Regime de execução do contrato
           • Critérios para seleção do fornecedor
         • É ASSINADO pela Equipe de Planejamento e APROVADO pela autoridade competente
   • Seleção de fornecedor
     • Tem início com o encaminhamento do TERMO DE REFERÊNCIA ou PROJETO BÁSICO pela TI à área de licitações
     • Caberá à ÁREA DE LICITAÇÕES conduzir as etapas para seleção de fornecedor
     • Caberá à área de TI:
       • Analisar as sugestões feitas pela área de licitações e área jurídica para o Termo de Referência, Projeto Básico e demais documentos
       • Apoiar tecnicamente nos questionamentos ou nas impugnações dos licitantes
       • Apoiar tecnicamente na análise e julgamento das propostas e nos recursos apresentados pelos licitantes
     • Se encerrará com a assinatura do contrato e com a nomeação do:
       • Gestor do contrato
       • Fiscal técnico do contrato
       • Fiscal requisitante do contrato
       • Fiscal administrativo do contrato
     • Na assinatura do contrato, a EQUIPE DE PLANEJAMENTO será destituída
   • Gestão do contrato
     • Visa acompanhar e garantir adequada prestação dos serviços e o fornecimento dos bens de TI durante todo o período de execução do contrato
     • Atividades de iniciação
       • Elaboração do PLANO DE INSERÇÃO
         • Contempla repasse de conhecimentos e disponibilização da infraestrutura
       • Elaboração do PLANO DE FISCALIZAÇÃO
         • O plano de inserção e o de fiscalização poderão compor um único documento
         • Estabelece como será monitorado e fiscalizado o contrato
       • Realização de REUNIÃO INICIAL
     • O encaminhamento de demandas deverá ocorrer preferencialmente por meio de ORDENS DE SERVIÇO ou FORNECIMENTO DE BENS
     • O encerramento do contrato deverá observar, dentre outras:
       • A manutenção dos recursos materiais e humanos necessários à continuidade do negócio por parte da Administração
       • Entrega das versões finais dos produtos e da documentação
       • Transferência de conhecimento sobre a execução e manutenção da solução de TI
       • Devolução dos recursos
       • Revogação dos perfis de acesso
       • Eliminação de caixas postais