Acuerdo 060 de 2001

Acuerdo 060 de 2001

1. Se establecen pautas para la administración de las comunicaciones en entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas.

   • ARTÍCULO PRIMERO: Establecer los lineamientos y procedimientos que permitan a las unidades de correspondencia de las entidades públicas y las privadas, cumplir con los programas de gestión documental.
   • ARTÍCULO SEGUNDO: Se definen algunos conceptos, entre ellos:
     • Archivo electrónico
     • Documento público
     • Correspondencia
   • ARTÍCULO TERCERO: Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de comunicaciones, de tal manera, que contribuyan al desarrollo de gestión documental
   • ARTÍCULO CUARTO: Toda entidad debe establecer en los manuales de procedimientos los cargos de los funcionarios autorizados para firmar la documentación con destino interno y externo que genere la institución.
   • ARTÍCULO QUINTO: Los procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales, velarán por la transparencia de la actuación administrativa.
   • ARTÍCULO SEXTO:La numeración de los actos administrativos debe ser consecutiva y las oficinas encargadas de dicha actividad, se encargarán de llevar los controles
   • ARTÍCULO SÉPTIMO: Para las comunicaciones internas de carácter oficial, las entidades deberán establecer controles y procedimientos que permitan realizar un adecuado seguimiento a las mismas
   • ARTÍCULO OCTAVO: Las unidades de correspondencia, elaborarán planillas, formatos y controles manuales o automatizados que permitan certificar la recepción de los documentos
   • ARTÍCULO NOVENO: Las entidades son responsables por la adecuada conservación de su documentación
   • ARTÍCULO DÉCIMO: Las comunicaciones oficiales que ingresen a las instituciones deberán ser revisadas, para verificar la competencia
   • ARTÍCULO DÉCIMO PRIMERO: las comunicaciones oficiales enviadas en soporte papel, se elaborarán en original y máximo dos copias
   • ARTÍCULO DÉCIMO SEGUNDO: Las comunicaciones de este medio, se tramitarán, teniendo en cuenta la información de las series establecidas en las tablas de retención documental
   • ARTÍCULO DÉCIMO QUINTO: Todas las unidades de correspondencia, informarán el horario de atención al público en un lugar visible
   • ARTÍCULO DÉCIMO CUARTO: Con el propósito de reflejar una adecuada imagen corporativa, las entidades establecerán en sus manuales de procedimientos, la manera de elaborar oficios
   • ARTÍCULO DÉCIMO TERCERO: Las entidades que dispongan de Internet y servicios de correo electrónico, reglamentarán su utilización y asignarán responsabilidades de acuerdo con la cantidad de cuentas habilitadas.
   • ARTÍCULO DÉCIMO SEXTO: El presente Acuerdo rige a partir de su expedición.

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