organização

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1. documentos

   • material que importa algum tipo de informaçao, matérias para transmitir algo
     • Caracteristicas
       • gravação,redação, estatistica, notificaçoes
         • gravação: é o processo de captura de dados ou a tradução de informações tanto analógicas como digitais para um dispositivo de armazenamento, que pode ser tanto físico como digital.
         • redação:é o processo de redigir (escrever) um texto. É uma atividade presente na cultura civilizada desde a invenção da escrita, e atualmente considerada um campo profissional e artístico na literatura, na produção de roteiros, na elaboração de relatórios e documentos, na publicidade e no jornalismo, entre diversas outras áreas
         • estatisticas:é um conjunto de métodos usados para se analisar dados. A Estatística pode ser aplicada em praticamente todas as áreas do conhecimento humano e em algumas áreas recebe um nome especial
         • notificações:é uma informação ou comunicação formal. É o documento que cumpre a tarefa de informar alguém sobre um acontecimento ou decisão importante.
   • instituições e entidades
   • Tipos
     • carta
       • índole juridica
       • autorização legal
     • Nota fiscal
       • registro de uma transferencia
       • sonegação fiscal
     • comunicado
       • jornal mural
       • agenda compartilhada
       • informativos
     • curriculo
       • registrar entradas e saídas de uma atividade
       • propriedades de mercadorias

2. gestão de documentos

   • É um ramo do arquivo documental responsavel pela administraçao de documentos nas fases corrente intermediaria
     • caracteristicas
       • fornecer evidências, condução transparente das atividades e controle de informações.
         • Gestão de Arquivos Correntes: O desenvolvimento de atividades internas rotineiras de uma instituição requer a existência de documentos correntes. Consequentemente, a classificação, o registro, autuação, controle da tramitação, expedição e o arquivamento facilitam o acesso às informações que se encontram contidas neles
         • Modelos de Gestão Documental: Existem alguns modelos de arquivos estabelecidos para a realização de atividades pertinentes à instituição, por exemplo: formulário de proposta de atualização da tabela de temporalidade e/ou plano de classificação documental
   • tipos
     • recebimento:é o resultado da soma entre o fluxo de caixa e os pagamentos de uma empresa. Recebimento no abito do carácter jurídico e financeiro corresponde ao comprimento voluntário de um terceiro da obrigação de pagamento
     • protocolo: faz parte das cerimônias formais e seu objetivo é evitar que o evento vire uma bagunça, pois obriga os membros a seguirem determinadas regras.
     • destinação:meta a atingir; local a alcançar; destino, direção, objetivo ou fim para o qual se reserva algo
     • arquivamento:ação de guardar documento, papel ou processo que, embora já tenha perdido a validade ou esgotado a sua vigência, pode servir como auxílio para eventuais averiguações ou comprovações.

3. rotinas de documentos

   • o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes às atividades de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
   • tipos
     • Digitalização de documentos
       • perder tempo procurando dados em papel pode causar um enorme prejuízo, sem mencionar o fato de que geralmente essa forma de armazenamento de documentos não garante segurança dos dados. A digitalização pode resolver o problema e ainda economizar espaço no ambiente
     • Criação de pastas
       • armazenar os dados da empresa em seu computador, pode criar diversas pastas para organizar os arquivos. Por exemplo, para documentos de contas, você pode inserir tudo que é relativo ao assunto em uma determinada pasta
     • Arquivo suspenso
       • Para os documentos que precisam ser armazenados em papel, você pode fazer um arquivo suspenso e separar de acordo com as categorias dos arquivos
     • distribuição: é a ação e o efeito de distribuir (dividir algo entre várias pessoas, dar a algo o destino conveniente, entregar uma mercadoria).
     • classificação:é a ação e o efeito de classificar (ordenar ou dispor por classes). O termo também é usado para fazer alusão à relação dos atletas classificados numa determinada prova.
     • recebimento::é o resultado da soma entre o fluxo de caixa e os pagamentos de uma empresa. Recebimento no abito do carácter jurídico e financeiro corresponde ao comprimento voluntário de um terceiro da obrigação de pagamento
     • registro:ação ou efeito de registrar. transcrição, em livro próprio, de documentos, nomes, títulos etc., públicos ou privados, como prova de autenticidade.
     • controle:ato ou efeito de controlar(-se). monitoração, fiscalização. autocontrole, equilíbrio. "indignado, perdeu o por metonímia instituição, órgão, setor etc. ao qual compete monitorar ou fiscalizar.

4. setor de protocolo

   • Setor encarregado do recebimento, classificação, registro, distribuição, expedição e tramitação de documentos.

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