Documentos

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1. Arquivo

   • instrumento principal e indicado para que seja feito os armazenamentos dos documentos
     • maioria dos documentos administrativos possuem uma validade de 5 anos
       • • Livros fiscais; • Nota fiscal de serviços; • Impressos fiscais; • Termos de ocorrência; • Atas; • Pedidos; • Boletins; • Revistas corporativas; • Avisos; • Anúncios; • Autorizações; • Atas; • Convocações; • Editais; • Cartas de pedidos de demissão; • Acordo de compensação de horas; • COFINS
   • • Ativo ou temporário
     • documentos em uso constante
   • • Inativo ou intermediário
     • contêm documentos de menor frequência de uso
   • • Morto ou permanente
     • documentos de frequência praticamente nula
   • Métodos de arquivamentos mais usados
     • Método ideográfico: é o arquivamento por assunto
     • Método alfabético: organiza os documentos arquivados de acordo com a ordem alfabética
     • Método numérico: consiste em determinar um número sequencial para cada documento
     • Método eletrônico: consiste em arquivar os documentos de forma eletrônica, realizando sua digitalização, podendo também ser armazenado em nuvem de plataformas onlines, podendo trazer maior segurança no armazenamento das informações.
     • Método geográfico: organização por meio do local, isto é, classificar os documentos a partir de seu local de origem
     • Método automático: arquivados com guias e pastas que indicam as divisões das letras do alfabeto
   • Como acondicionar e armazenar documentos de arquivos?
     • • Almoxarifados ou sala específica; • Armários; • Arquivo deslizante; • Pasta sanfonada; • Pastas de arquivo; • Gaveteiros; ; • Caixa organizadora; • Caixa arquivo box.
       • • Cartões perfuráveis • Hard Disk (HD) • ZipDrive • CD • DVD • Pen drive • Blu-ray • Cartões SSD
         • • Google Drive • Amazon Cloud Drive • Dropbox • Mega • OneDrive

2. Protocolo

   • são registros de entrada, movimentação, e saída de documentos de uma empresa, ou seja, é um registro e controle dos documentos que circulam entre diferentes setores, empresas ou órgãos, servindo para que seja possível o acesso as informações dos documentos que foram enviados ou recebidos
     • Para que serve?
       • • Recebimento, • Classificação; • Registro; • Distribuição; • Expedição; • Tramitação de documentos.
     • Quais suas funções?
       • • Atender o público; • Receber documentos em geral; • Classificar os documentos recebidos; • Expedir documentos; • Pesquisar processos; • Distribuir documentos e processos internamente; • Informar o andamento de processos; • Cadastrar processos e documentos; • Fazer check-list de documentos; • Receber malotes de correspondência; • Remeter materiais diversos; • Receber Autos de Infração; • Recebimento de livros.
   • • protocolo centralizado ou protocolo geral
     • quando o órgão possui um único setor para o recebimento de todos os documentos
   • • protocolo descentralizado ou protocolo setorial
     • onde cada setor possui seu próprio departamento

3. qualquer tipo de registro de informações, podendo ser físico (como um papel) ou digital (como um texto editado por um programa e armazenado no computador ou em alguma mídia física externa, podendo ser enviado para outras pessoas através da internet ou por algum dispositivo externo).

4. CONARQ

   • Conselho Nacional de Arquivos
     • é um órgão responsável por determinar diretrizes para a gestão e preservação de acervos de arquivos
       • Ou seja, um órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional do Ministério da Justiça, que tem como objetivo definir a política nacional de arquivos públicos e privados, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos, com o propósito de exercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo.

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