Classificação dos Documentos

Classificação dos Documentos

1. Gênero

   • Cartográficos: São os documentos em formatos e dimensões variáveis, contendo representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia. Ex: Mapas, plantas.
     • Iconográficos: São os documentos em suportes sintéticos, em papel emulsionado ou não, contendo imagens estáticas. Ex: Fotografias.
       • Filmográficos: São os documentos em películas cinematográficas e fitas magnéticas de imagem (tapes), conjugadas ou não a trilhas sonoras, com bitolas e dimensões variáveis, contendo imagens em movimento. Ex: Filmes e fitas videomagnéticas.
         • Informáticos ou digitais: São os documentos produzidos, tratados e armazenados em computador. Necessitam de computador para serem acessados. Ex: documentos eletrônicos: word, excel.
           • Micrográficos: são os documentos em suporte fílmico resultante da microreprodução de imagens, mediante utilização de técnicas específicas. Ex: Microficha, microfilme em rolo.
             • Textuais: São os documentos manuscritos, datilografados/digitados ou impressos. Ex: Contratos, folha de pagamento, livros de contas, requisições, atas, relatórios, regimentos, regulamentos, editais, certidões, tabela, questionários, correspondência e outros. Podem ser datilografados, impressos ou manuscritos.
               • Sonoros: São os documentos com dimensões e rotações variáveis, contendo registros fonográficos. Ex: Discos e fitas audiomagnéticas.

2. Natureza do assunto

   • Ostensivo ou Ordinário: As informações contidas no documento, não prejudicam a administração quando divulgadas. (interessado pode apresentar pedido, se identificando)
     • Informação sigilosa: aquela submetida temporariamente à restrição de acesso público em razão de sua imprescindibilidade para a segurança da sociedade e do Estado;
       • O grau de sigilo divide-se em três categorias: ultrassecreto: 25 anos. secreto: 15 anos reservado: 5 anos.
         • São prazos máximos... não precisando mais de sigilo por algum evento, não precisa mais aguardar o prazo.

3. Art. 26. A expedição e a tramitação de documentos classificados deverão observar os seguintes procedimentos: I - serão acondicionados em envelopes duplos; II - no envelope externo não constará indicação do grau de sigilo ou do teor do documento; III - no envelope interno constarão o destinatário e o grau de sigilo do documento, de modo a serem identificados logo que removido o envelope externo; IV - o envelope interno será fechado, lacrado e expedido mediante recibo, que indicará remetente, destinatário e número ou outro indicativo que identifique o documento; e V - será inscrita a palavra “PESSOAL” no envelope que contiver documento de interesse exclusivo do destinatário.

4. Art. 27. A expedição, a condução e a entrega de documento com informação classificada em grau de sigilo ultrassecreto serão efetuadas pessoalmente, por agente público autorizado, ou transmitidas por meio eletrônico, desde que sejam usados recursos de criptografia compatíveis com o grau de classificação da informação, vedada sua postagem.

   • Art. 28. A expedição de documento com informação classificada em grau de sigilo secreto ou reservado será feita pelos meios de comunicação disponíveis, com recursos de criptografia compatíveis com o grau de sigilo ou, se for o caso, por via diplomática, sem prejuízo da entrega pessoal.

5. Espécie É a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nesse contidas. Exemplos: ata, relatório, carta, ofício, proposta, diploma, atestado, requerimento, organograma).

   • Tipo/Tipologia documental É a designação da atividade que gerou o documento. Exemplo: de serviço, de posse, de concurso.

6. FORMA: É o estágio de preparação ou transmissão do documento. Exemplos: minuta ou rascunho, original, cópia, negativo, ampliação. FORMATO: É a configuração física de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo como foi confeccionado: Exemplos: formulários, ficha, livro, caderno, planta, folha, cartaz, microficha, rolo, tira de microfilme, mapa. TÉCNICA DE REGISTRO: Técnica utilizada para registrar a informação no documento. Exemplos: manuscrito, datilografado, impresso.