Protocolos

Protocolos

1. O protocolo assegura que os documentos públicos cumpram as finalidades administrativas e legais

   • Atividades de um protocolo
     • CL AU DI R C E R
       • Classificação
         • Receber e ler o documento, localizar assunto no código, anotar código e preencher folhas de referência
       • Autuação
         • *Transformar documento em processo* dar forma processual ao conjunto de documentos acumulados no decorrer de uma ação administrativa, visando encaminhamento, manifestação e decisão
           • é uma atividade exclusiva do protocolo
           • é feita pela unidade protocolizadora
       • Registro
         • registro se baseia em atribuir ao documento *elementos de informação, termo ou código* que, presente em unidades de descrição, serve à pesquisa, identificação ou localização de documentos
           • Pesquisar antecedentes: ver se existem documentos ligados ao que está sendo registrado
           • Atribuir número de protocolo: Número Único de Protocolo – NUP
           • Documentos sigilosos e Documentos particulares não são registrados
       • Controle da Tramitação em fase corrente
         • Curso do documento desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa. Também chamado movimentação ou trâmite
         • É a movimentação de documentos pelas unidades do próprio órgão/entidade ou entre unidades de órgãos/entidades distintos
       • Expedição e Distribuição
         • Distribuição - primeira tramitação do documento, avulso ou processo, para o destinatário, que ocorre *dentro do órgão ou entidade*
         • Expedição: tramitação do documento, avulso ou processo, para o destinatário, que *ocorre para outros órgãos*
         • documentos poderão ser expedidos ou distribuídos por mensageiro ou correio
       • Recebimento
         • entrada de documentos na Unidade com atribuições de Protocolo ou nas demais unidades do órgão/entidade
           • documentos podem ter origem interna ou externa
             • Interna quando vindas do próprio órgão ou unidade
             • Externa vindas de outros órgãos/entidades da Administração Estadual, da sociedade civil, de órgãos públicos de outros Poderes (Legislativo e Judiciário), de outros entes da Federação ou provenientes do exterior

2. O protocolo pode ser centralizado ou descentralizado

   • Centralizado - o arquivo é centralizado quando o Arquivo Corrente (documentos) e Protocolo estão juntos em um mesmo local
   • Descentralizado - Quando o Arquivo é descentralizado, o Arquivo e o Protocolo atuam coordenados entre si