NORMA GTC 185

NORMA GTC 185

1. MEMORANDO

   • Son comunicaciones escritas que se utilizan para trasmitir información, orientaciones y pautas entre las dependencias locales, regionales, nacionales e internacionales y las líneas de coordinación jerárquica de la organización.
   • UTILIZACIÓN DEL MEMORANDO El memorando puede tener uno de los siguientes objetivos: - informar sobre un hecho en forma breve; - expresar necesidades; - hacer requerimientos; - regular o aclarar una situación; - tramitar, desarrollar o agilizar un asunto; - dar respuesta a una comunicación recibida; - reiterar información, requerimiento o solicitud urgente; - conocer detalles sobre un aspecto determinado; - impugnar o corregir una situación; - confirmar eventos ocurridos o pendientes; - solicitar o remitir información, documentos u objetos; - felicitar, invitar o convocar a reuniones no protocolarias, y - hacer llamados de atención, entre otros.
   • PARTES
     • Encabezado
       • Denominación del documento De cero a una interlínea libre de la zona 1 o margen superior, se escribe la palabra memorando en mayúscula sostenida y centrada
       • Código
         • Fecha
           • Encabezamiento
             • Destinatario y remitente
               • Asunto
                 • Texto
                   • Despedida
                     • Remitente y firmas responsables
                       • Líneas especiales
                         • Si se requieren las líneas especiales, se recomienda escribirlas a dos interlíneas libres de los datos del remitente, en la misma fuente y con un tamaño de letra menor al utilizado en el texto.
                         • MEMORANDO BLOQUE EXTREMO
                         • MEMORANDO ESTILO BLOQUE
                       • Cuando se aplican las opciones segunda y tercera en el encabezamiento, se escribe el nombre del remitente de cuatro a cinco interlíneas libres de la despedida, con mayúscula sostenida. La firma se ubica en la parte superior del nombre del remitente; estos dos elementos se escriben de acuerdo con el estilo elegido. Cuando se aplica la primera opción, sólo debería aparecer la firma del remitente.
                     • Se recomienda escribirla a una o dos interlíneas libres del texto; su ubicación varía según el estilo elegido. Para utilizar las despedidas más usuales
                   • Se escribe de dos a tres interlíneas libres del asunto, puesto que el saludo está incluido en el primer párrafo, dejando una interlínea libre entre párrafos. Para efectos de presentación y redacción
                 • Esta palabra se escribe en mayúscula sostenida a una interlínea libre de la preposición de (remitente).
               • PRIMERA OPCION - Destinatario: denominación o título, nombre y cargo. Este último separado por coma. Remitente: nombre y cargo separados por coma. En este caso se omite al final del texto el nombre mecanografiado o digitado del remitente y sólo aparece su firma. No se traza raya alguna para delimitar la firma.
               • SEGUNDA OPCION - Destinatario: denominación o título, nombre y cargo. Este último separado por coma. Remitente: cargo y dependencia o cargo solamente. En este segundo caso, la firma del remitente aparece sobre el nombre mecanografiado o digitado al final del texto, con mayúscula inicial y conservando el estilo elegido.
               • TERCERA OPCION - Destinatario: cargo y dependencia o cargo solamente. Remitente: cargo y dependencia o cargo solamente. En esta opción, la firma del remitente se escribe sobre el nombre mecanografiado o digitado al final del texto con mayúscula inicial y conservando el estilo elegido
           • Se aconseja escribir estos datos a una o dos interlíneas libres del código y en forma completa en orden de: nombre del lugar de origen, día, mes (en minúscula) y año (sin separarlo con punto), según el estilo.
         • Se recomienda escribirlo a 3 cm ó 4 cm del borde superior, dejando de cero a una interlínea libre cuando el papel tiene el logotipo o membrete, según el estilo.

2. CARTA

   • Las cartas y oficios deben ser expedidos por funcionarios autorizados, según lo establece el Acuerdo 060 del AGN de octubre de 2001.Se recomienda elaborar las cartas u oficios externos en formato carta, oficio o A4, con logo, membrete y pie de página. Estos elementos deberían estar preferiblemente en todas las hojas. Para las cartas u oficios internos, se recomienda que sólo la primera hoja vaya con el logo, membrete y pie de página, las demás con el logo, Cuando existan anexos en una carta u oficio, se recomienda hacer su identificación, descripción o aclaración dentro del texto.
   • CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN La carta u oficio tiene como objetivos fundamentales informar y persuadir a su destinatario, para ello se recomienda tener en cuenta: - tratar un solo tema por comunicación; - redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa; - usar tratamiento respetuoso y cortés; - redactar en primera persona del plural y usar el tratamiento de usted en singular o plural; - emplear estilo gramatical natural, sencillo y continuo; - utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organización, y - distribuir el texto de acuerdo con su extensión.
   • UTILIZACIÓN DE LA CARTA De acuerdo con sus objetivos, la carta u oficio tienen los siguientes usos: - informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer solicitudes; - regular o aclarar una situación; - tramitar, desarrollar o agilizar un asunto; - dar respuesta a una comunicación recibida; - reiterar una información, un requerimiento o solicitud urgente; - solicitar detalles sobre un asunto determinado; - impugnar o corregir una situación; - confirmar eventos ocurridos o pendientes; - solicitar o remitir información, documentos u objetos; - ofrecer agradecimientos, excusas o condolencias; - felicitar, invitar o convocar, y - hacer llamados de atención, entre otros.
   • CLASES DE CARTAS U OFICIOS: Independientemente del estilo y según su contenido, existen varias clases, entre las cuales se destacan: - organizacionales: se producen en el desarrollo de las actividades de la organización; - oficiales: se producen en las oficinas públicas y organizaciones del Estado, y - personales: se producen entre quienes se conocen, en ellas se permite utilizar un lenguaje informal.
   • PARTES DE LA CARTA
     • CODIGO
       • CODIGO: Se recomienda escribirlo a 3 cm ó 4 cm del borde superior, dejando de cero a una interlínea libre cuando el papel tiene el logotipo o membrete, según el estilo
       • Lugar de origen y fecha de elaboración
         • Lugar de origen y fecha de elaboración: Se aconseja escribir estos datos a una o dos interlíneas libres del código y en forma completa en orden de: nombre del lugar de origen, día, mes (en minúscula) y año (sin separarlo con punto), según el estilo.
         • Destinatario: Nombre del destinatario
           • Datos del destinatario: A partir del lugar de origen y la fecha de elaboración, se recomienda dejar de dos a tres interlíneas libres, según la extensión de la comunicación. Estos datos pueden ocupar varias líneas, según el tipo de documento.
           • Denominación o título académico
             • Se recomienda utilizar mayúscula inicial. Para escribir los nombres de las denominaciones o títulos académicos.
             • Destinatario
               • Se sugiere escribirlo con mayúscula fija; de preferencia se escriben los dos apellidos
                 • Cargo: Se aconseja escribirlo con mayúscula inicial. Los nombres de cargos muy extensos se pueden distribuir en dos líneas para guardar proporción visual con los otros datos.
               • ASUNTO
                 • Saludo
                   • Texto
                     • Cuerpo o texto Es importante redactar el cuerpo del documento en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés.
                     • Despedida
                       • Remitente y firmas responsables
                         • Líneas especiales
                           • Anexos
                             • Copias
                               • Identificación del transcriptor, redactor y otros participantes en la elaboración de las comunicaciones
                                 • Número de copias
                                   • Soportes Para más información sobre la multiplicidad de soportes
                                     • Recomendaciones Es importante que las comunicaciones no presenten errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación. La presentación de originales y copias debe ser impecable, sin borrones ni repisados.
                                     • ESTILOS DE CARTA
                                       • CARTA ESTILO BLOQUE
                                       • CARTA ESTILO BLOQUE EXTREMO
                                       • CARTA ESTILO SEMIBLOQUE SANGRIA
                                   • El número de copias de las comunicaciones internas o externas obedece a los lineamientos y políticas establecidos en la organización, con base en las necesidades y bajo los principios de economía, eficiencia y eficacia establecidos por ésta.
                                 • A dos interlíneas libres del remitente o a una interlínea libre de anexos y copias se escribe el nombre y el apellido de las personas que participaron en la redacción, trascripción y demás actividades relacionadas con la elaboración de la comunicación, todo debidamente alineados. Cuando sea necesario se debe aclarar el papel desempeñado por cada uno de los participantes. Si la persona que firma es la misma que redacta y transcribe o demás actividades, no se requiere su identificación.
                               • La palabra copia se escribe con mayúscula inicial, sin abreviar y seguida de dos puntos (:). Se ubica a dos interlíneas libres del cargo del firmante o a interlineado sencillo de anexos, si los hay, contra el margen izquierdo. A un espacio se relacionan los destinatarios alineados así: tratamiento de cortesía o título, cargo y organización. Si se dirige a un funcionario de la misma entidad, se omite el nombre de la organización. Todo ello sin abreviar
                             • Se detallan en el texto y al final de la comunicación, a dos interlíneas libres del remitente. La palabra anexo, o anexos, según el caso, se escribe con mayúscula inicial, seguida de dos puntos (:). A un espacio se enuncia la cantidad; entre paréntesis se relaciona el número de hojas, folios y el tipo de anexo, escritos en forma continua horizontalmente y separados por coma
                           • Si se requieren las líneas especiales, se recomienda escribirlas a dos interlíneas libres de los datos del remitente, en la misma fuente y con un tamaño de letra menor al utilizado en el texto. El bloque de anexos y copias se ubica a interlineado sencillo, sin abreviar y alineado. El bloque correspondiente a redactor y transcriptor se deja a una interlínea libre del anterior y también alineado.
                         • Los datos del remitente están conformados por el nombre y el cargo. El nombre se sitúa de cuatro a cinco interlíneas libres de la despedida en mayúscula sostenida y el cargo se escribe en la línea siguiente con mayúscula inicial sin centrar. La firma debe ubicarse en la parte superior del nombre del remitente. Estos elementos se ubican de acuerdo con el estilo elegido.
                       • Se escribe a una o dos interlíneas libres del texto. Para utilizar las despedidas más usuales.
                     • Comienza a una o dos interlíneas libres del asunto o del saludo independiente, cuando lo hay. Se escribe a interlineado sencillo; a una interlínea libre entre párrafos y para efectos de redacción y presentación
                   • Como saludo independiente, se escribe a una o dos interlíneas libres después del asunto. Si se desea utilizar los saludos más usuales,
                 • Se recomienda escribirlo de dos a tres interlíneas libres de los datos del destinatario.
                   • Se escribe la palabra asunto, con mayúscula inicial seguida de dos puntos, sin negrilla y sin subrayar. Se recomienda escribirla a dos interlíneas libres, a partir del último dato del destinatario. Constituye la síntesis del tema del documento. Es aconsejable expresarlo en un máximo de cuatro palabras. Se omiten artículos, conjunciones o preposiciones sin que se afecte el sentido. Únicamente en el caso del memorando, se recomienda escribir la palabra asunto en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos.
               • Organización: Se escribe en la interlínea libre siguiente al cargo, con la denominación más ampliamente conocida, es decir, razón social, sigla o acrónimo. En caso de nombre completo, la escritura se efectúa con mayúscula inicial o sostenida, de acuerdo con el registro efectuado ante la entidad competente y respetando las denominaciones Ltda., S.A. y otras que pueda contener la razón social. Las siglas y acrónimos se escriben en mayúscula sostenida, a menos que la organización lo haya registrado de manera diferente.
               • Dirección: De acuerdo con el medio a través del cual se realice el envío de la comunicación, en este espacio se escribe la dirección de nomenclatura, el apartado, el fax o el correo electrónico. No se utilizan abreviaturas. Para designar el número en la dirección se recomienda dejar tres espacios entre la designación principal y la nomenclatura. Cuando la dirección contiene información complementaria como bloque, interior, apartamento, entre otros, para su designación se recomienda escribir la palabra completa.
               • Nombre del lugar de orige: Se identifica el lugar de origen, como ciudad, municipio u otros, por su nombre y se escribe el departamento separado por una coma. Aunque el destino de la carta sea el lugar de origen de la misma, es necesario escribir el nombre del lugar de origen. No se utilizan los términos La ciudad o Presente.
               • País: Si la carta va dirigida al exterior, se escribe el nombre del país en la misma interlínea libre del lugar de origen (ciudad o municipio) o en la interlínea libre siguiente, dependiendo de la extensión de los datos. Sólo cuando se utiliza el sobre con ventanilla, tanto el nombre del lugar de origen como el nombre del país se escriben en mayúscula sostenida. EJEMPLO 1 Doctor GUILLERMO GARCÍA SÁNCHEZ Director de Talento Humano Universidad de Desarrollo Tecnológico Calle 57 43-19 Armenia, Quindío EJEMPLO 2 Ingeniera BEATRIZ HELENA CAICEDO VÉLEZ Gerenta de Producción Química Nacional Ltda. Carrera 26 63-32 Santiago de Cali, Valle del Cauca
               • A partir del lugar de origen y la fecha de elaboración, se recomienda dejar de dos a tres interlíneas libres, según la extensión de la comunicación. Estos datos pueden ocupar varias líneas, de acuerdo con el tipo de documento. Denominación o título académico, Nombre del destinatario, Cargo, Organización, Dirección, Nombre del lugar de origen, País,
             • Se escribe en la primera interlínea libre
           • Nombre del destinatario: Se ubica en la segunda interlínea libre
           • Nombre del destinatario: Se ubica en la segunda interlínea libre

3. CIRCULARES

   • CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN La circular tiene como objetivo fundamental dar a conocer información de carácter general. La circular con carácter interno se utiliza para informar disposiciones, normas, lineamientos y políticas y la circular externa para dar a conocer reglas de negocios, nuevos productos o servicios, entre otros.
   • ENCABEZADO
     • De cero a una interlínea libre de la Zona 1 se escribe la palabra circular, en mayúscula sostenida y centrada, acompañada por el consecutivo que la identifica, si se requiere.
     • Código
       • Se recomienda escribirlo a 3 cm ó 4 cm del borde superior, dejando de cero a una interlínea libre cuando el papel tiene el logotipo o membrete, según el estilo.R
       • Lugar de origen y fecha de elaboración
         • Se recomienda escribirlo a una o dos interlíneas libres del código
         • Encabezamiento y destinatarios
           • De dos a tres interlíneas libres de la fecha, se escribe la palabra para, en mayúscula sostenida, seguida del grupo destinatario de la circular y su ubicación, de acuerdo con el estilo utilizado.
           • Asunto
             • Se escribe a dos interlíneas libres de los datos del destinatario contra el margen izquierdo.
             • Saludo
               • Se incluye en el inicio del texto
               • TEXTO
                 • Se inicia de dos a tres interlíneas libres del asunto. Se escribe a interlineación sencilla y cada párrafo se separa del anterior con una interlínea libre. En circulares de uno o dos párrafos se puede dejar interlineación de uno y medio entre renglones y doble entre párrafos
                 • Despedida
                   • Se escribe de una a dos interlíneas libres del texto
                   • Remitente y firmas responsables
                     • Los datos del remitente están conformados por el nombre y el cargo. El nombre se sitúa de cuatro a cinco interlíneas libres de la despedida en mayúscula sostenida y el cargo se escribe en la línea siguiente con mayúscula inicial sin centra
                     • LINEAS ESPECIALES
                       • Si se requieren las líneas especiales, se recomienda escribirlas a dos interlíneas libres de los datos del remitente, en la misma fuente y con un tamaño de letra menor al utilizado en el texto.
                       • Anexos
                         • Se detallan en el texto y al final de la comunicación, a dos interlíneas libres del remitente. La palabra anexo, o anexos, según el caso, se escribe con mayúscula inicial, seguida de dos puntos (:). A un espacio se enuncia la cantidad; entre paréntesis se relaciona el número de hojas, folios y el tipo de anexo, escritos en forma continua horizontalmente y separados por coma (,).
                         • COPIA
                           • La palabra copia se escribe con mayúscula inicial, sin abreviar y seguida de dos puntos (:). Se ubica a dos interlíneas libres del cargo del firmante o a interlineado sencillo de anexos, si los hay, contra el margen izquierdo. A un espacio se relacionan los destinatarios alineados así: tratamiento de cortesía o título, cargo y organización. Si se dirige a un funcionario de la misma entidad, se omite el nombre de la organización. Todo ello sin abreviar.
   • CLASES DE CIRCULARES: La circular general se dirige a un grupo específico de personas. La carta circular está dirigida en forma personalizada.

4. ACTAS

   • Expresan lo tratado en una reunión o situación específica. Son documentos que adquieren valor administrativo, legal, jurídico e histórico desde el momento de su creación. De acuerdo con la importancia o características específicas del acta, cada organización debe cumplir con lo ordenado en la legislación vigente y en algunos casos se debe registrar o presentar ante la entidad competente; en este caso el acta se debe elaborar en papel con membrete.
   • CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN
     • Toda acta debe llevar el nombre del grupo que se reúne. Además, se debe aclarar si el carácter de la reunión es ordinario o extraordinario. Cada acta que se elabora debe expresar lo tratado en una reunión o situación específica, sin describir detalles intrascendentes. Las actas se redactan en tiempo pasado, excepto las de descargo que deben redactarse en tiempo presente. Ningún párrafo debe iniciarse con gerundio. Se recomienda no redactarlas con lenguaje telegráfico; tampoco deben presentar errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación. Los párrafos deben ser concisos, claros y con énfasis en las decisiones tomadas. Sin embargo, por solicitud expresa de algún participante, se anotan las discrepancias o aclaraciones necesarias. La presentación de originales y copias debe ser impecable, sin borrones ni repisados. Cuando haya lugar a votaciones, se indica el número de votos emitidos a favor, en contra y en blanco. En caso de nombramientos, se registran los resultados y
   • UTILIZACIÓN DE LAS ACTAS
     • Las actas se utilizan como registro de todo lo acontecido y acordado en una reunión o situación específica.
   • CLASES DE ACTAS
     • actas de comités, - actas del concejo municipal, - actas de consejos, - actas de junta directiva, - actas de asambleas, - actas de reuniones administrativas, - actas de levantamientos de cadáveres, - actas de baja de inventarios, - actas de eliminación de documentos, - actas de sociedades y - actas de entrega.
   • Título
     • El título está conformado por el nombre del grupo que se reúne. Se ubica centrado a una o dos interlíneas libres del margen superior.
     • Denominación del documento y número
       • A una o dos interlíneas libres se ubica la palabra acta, en mayúscula sostenida, centrada y a continuación el número consecutivo que le corresponda.
       • Encabezamiento
         • El encabezamiento está conformado por las palabras fecha, hora, lugar, asistentes, ausentes e invitados, cada una de ellas en mayúscula sostenida. Los datos del encabezamiento van alineados después de dos espacios siguientes a los dos puntos de la palabra asistentes, en mayúscula sostenida.
         • Lugar de origen y fecha de la reunión
           • Contra el margen izquierdo, a dos o tres interlíneas libres de la denominación del documento, se escribe la palabra fecha, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se anota la ciudad o municipio donde se ha realizado la reunión y la fecha.
           • Hora
             • Contra el margen izquierdo, a una interlínea libre de la fecha se escribe la palabra hora, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se escribe la hora de inicio y de finalización de la reunión.
             • Lugar
               • Contra el margen izquierdo, a una interlínea libre de la hora se escribe la palabra lugar, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se escribe el sitio de la reunión.
               • Asistentes
                 • Contra el margen izquierdo, a una interlínea libre del lugar se escribe la palabra asistentes, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente, se escribe el título o vocativo seguido de los nombres y apellidos completos con mayúscula inicial, a interlineación sencilla. El cargo que desempeña cada uno en la reunión se separa del nombre con coma (,) y se sigue el orden jerárquico establecido para la reunión. En caso de igual jerarquía, los nombres se presentan en orden alfabético por apellidos.
                   • En reuniones o comités, integrados por personas de igual jerarquía y pertenecientes a diferentes organizaciones, se recomienda seguir el orden alfabético por entidades.
                   • Cuando sea extensa la información correspondiente a los asistentes, esta última se ubicará en el renglón siguiente alineada. Cuando varias personas tienen una misma denominación de cargo dentro de la reunión, se podrán enunciar con un subtítulo común a interlineado sencillo.
                   • En comités internos, en los que el cargo en la entidad cuenta para la reunión, el orden alfabético se aplica por dependencias. Si hay varias personas de una misma dependencia se escriben en orden jerárquico.
                 • Representaciones
                   • En la lista de asistentes es necesario aclarar cuando una persona lleva la representación de otra: a) En caso de reuniones de sociedades que registran sus actas en la entidad competente, se indica el número de derechos propios o ajenos representados y tratándose de sociedades por acciones, el número de acciones suscritas, para efectos de verificación de quórum legal o estatutario. b) En reuniones o comités organizacionales internos, se aclara cuándo una persona asiste por derecho propio y que además lleva la representación de otra. Dicha persona se anota dos veces: como asistente y como representante. c) En caso de sociedades mercantiles, es necesario tener en cuenta que si los socios concurren a través de apoderado, debe escribirse el nombre de éste, y si el socio o accionista es una persona jurídica o un incapaz, se indica en qué calidad actúa su representante. Para más información, véase la Circular D-001/91 de la Superintendencia de Sociedades.
                   • Invitados
                     • A continuación de la lista de asistentes, a una interlínea libre del último nombre se escribe la palabra invitados, si los hay, en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:) y contra el margen izquierdo. Los nombres y apellidos completos se escriben con mayúscula inicial, a interlineación sencilla y después del tratamiento.
                     • Orden del día
                       • Desarrollo
                         • Contra el margen izquierdo, a una o dos interlíneas libres del último tema y con mayúscula sostenida se escribe la palabra desarrollo, seguida de dos puntos (:). A dos interlíneas libres y contra el margen izquierdo, se inicia el primer tema identificándolo con número arábigo. A una interlínea libre del título del tema se inicia el desarrollo del texto correspondiente, escrito a interlineación sencilla entre renglones y doble entre párrafos. Para escribir el numeral y tema siguiente se dejan dos interlíneas libres, separando los párrafos de cada numeral con una interlínea libre. La primera actividad debe ser la verificación del quórum, teniendo en cuenta las disposiciones internas de la organización.
                           • La segunda actividad debe ser la lectura, discusión y aprobación del acta anterior, donde se indica si fue aprobada y se anotan las modificaciones que se presenten. De acuerdo con el orden del día planteado y aprobado para la reunión, se registran los temas tratados, haciendo énfasis en las decisiones aprobadas. Generalmente, la última actividad corresponde a las proposiciones y varios.
                         • Compromisos
                           • Se recomienda implementar el uso de un instrumento de recordación de actividades, tareas o compromisos asumidos en la reunión, especificando número de acta, actividades, compromisos o tareas, responsable (s), fecha límite de la realización y observaciones.
                           • Convocatoria
                             • Si se programa una nueva reunión, se escribe la palabra convocatoria en mayúscula sostenida, a tres interlíneas libres del último renglón del texto contra el margen izquierdo y con mayúscula sostenida seguida de dos puntos (:). A continuación, se escribe el lugar, la dirección, la fecha y la hora de la próxima reunión. En caso de cambio de sede, se indica el lugar.
                             • Firmas, nombres y cargos
                               • El nombre completo de los firmantes responsables se escribe en mayúscula sostenida o con mayúscula inicial, de cuatro a cinco interlíneas libres a partir de la última línea del acta. El cargo se escribe a interlineación sencilla del nombre, con mayúscula inicial y sin centrar. Los nombres y los cargos de los firmantes autorizados se reparten de manera que el de mayor jerarquía quede contra el margen izquierdo y el que le sigue, y en el mismo renglón hacia la derecha.
                               • En caso de varios firmantes, sus nombres se escriben de cuatro a cinco interlíneas libres uno del otro, distribuidos por pares y en orden alfabético de su primer apellido. Si el número de firmas es impar, la última se centra. En el caso de necesitar varias hojas para firmantes, se escribe la expresión "Pasan firmas", seguida de dos puntos (:), sobre el margen inferior y contra el margen derecho.
                       • Contra el margen izquierdo, a dos interlíneas libres del último nombre y con mayúscula sostenida se escribe la frase orden del día, seguida de dos puntos (:). A una interlínea libre y contra el margen izquierdo, se enumeran los temas motivo de la reunión, con mayúscula inicial, identificándolos con números arábigos, todos a interlineado sencillo. Si el tema requiere de dos o más renglones, el segundo y subsiguientes se escriben contra el margen izquierdo a interlineación sencilla. Entre tema y tema se dejan dos interlíneas libres.

5. INFORMES

   • La expedición de informes está a cargo de funcionarios o empleados autorizados, mediante acto administrativo o en el cumplimiento de sus funciones. Los informes se elaboran en papel con logosímbolo, de acuerdo con las normas internas de la organización.
   • NOTA Esta disposición se debe tener en cuenta de acuerdo con las políticas de costos de cada organización. Si es necesario, se recomienda elaborar documento remisorio al presentar los informes administrativos, ya sea que se envíen por intranet o correo electrónico. Cuando existan anexos en un informe, se recomienda hacer su identificación, descripción o aclaración dentro del texto
   • CARACTERÍSTICAS DE LA REDACCIÓN Y LA PRESENTACIÓN
     • Tratar un solo tema por informe; - redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa; - usar tratamiento respetuoso y cortés; - redactar en forma impersonal (se proyecta, se estudió); - utilizar los formatos normalizados, de acuerdo con los manuales de cada organización; - disponer el orden en que se van a describir y contar las actividades realizadas, y - elegir el lenguaje técnico adecuado, así como el tono para presentar los hechos. En relación con la numeración de páginas para todos las clases de informe, se recomienda tener en cuenta lo establecido en el numeral 5.1.3 de la NTC 1486.
       • La NTC 1480 es una norma que establece requisitos para la preparación, elaboración, y presentación de documentos comerciales, con el fin de estandarizar la documentación en Colombia, promoviendo la claridad, uniformidad, y facilidad de uso.
         • El numeral 5.1.3 de la Norma Técnica Colombiana (NTC) 1480 establece las especificaciones técnicas para la identificación de documentos, haciendo énfasis en aspectos como la ubicación de los datos de identificación en el documento, que generalmente incluye elementos como el título del documento, número de referencia, fecha, y otros datos relevantes para facilitar su manejo, clasificación, y acceso.
   • UTILIZACIÓN DEL INFORME
     • -Regular o aclarar una situación; - informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer requerimientos; - tramitar, desarrollar o agilizar un asunto; - reiterar una información, un requerimiento o solicitud urgente; - impugnar o corregir una situación, y - presentar detalles sobre un aspecto determinado.
   • Puede tener o no portada. En caso de no tenerla se remplaza por un encabezamiento. Se recomienda que el resumen incluya:
     • - encabezamiento, conformado por razón social, dependencia, número o código, título, lugar de origen y fecha de elaboración; - autoría del resumen ejecutivo; - objetivos; - numerales o temas; - conclusiones y recomendaciones, y - firma.
   • Resumen ejecutivo
     • Este tipo de informe breve se usa para: - informar sobre el desarrollo de un evento organizacional, - dejar constancia del procedimiento realizado durante la verificación de asuntos administrativos, - reportar eventos extraordinarios ocurridos durante una reunión, - dar a conocer diferentes aspectos sobre visitas administrativas o de verificación, - presentar resumen de un proceso de evaluación y certificación, - elaborar resumen sobre el comportamiento inadecuado de un equipo (maquinaria), grupo de personas o de un individuo.
   • CLASES DE INFORMES
     • Encabezamiento
       • Razón social
         • Dependencia
           • Corresponde a la sección, departamento o división donde se origina el resumen. Se escribe dejando de cero a una interlínea libre del margen superior de la hoja (3 cm ó 4 cm), con mayúscula inicial y sobre el margen izquierdo.
           • Código
             • Título
               • Es el tema sobre el cual trata el resumen ejecutivo. Se escribe a dos interlíneas libres de la dependencia, con mayúsculas y centrado
                 • EJEMPLO: CAPACITACIÓN CON BASE EN NORMAS DE COMPETENCIA LABORAL
               • Lugar de origen y fecha de elaboración
                 • Se escribe contra el margen izquierdo, a 2 ó 3 interlíneas libres del título, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos
                 • Autoría del resumen ejecutivo
                   • Contra el margen izquierdo y en mayúscula inicial, seguido de dos puntos, se escribe a dos interlíneas libres de la fecha, precedidos por las expresiones elaborado por, preparado por o responsable. Los datos de la fecha de elaboración y del responsable del resumen se tabulan a dos espacios de la expresión más larga. En caso de varios autores, se tiene en cuenta que si hay autor y coautor, aparecen en ese orden; si están en igual condición de autoría, se relacionan por orden alfabético de apellido.
                   • Objetivo
                     • El resumen ejecutivo puede tener uno o varios objetivos que describen, en forma breve, el propósito de los mismos. Se pueden enunciar en un solo párrafo o presentarlos así: De dos a tres interlíneas libres del último responsable del resumen y sobre el margen izquierdo, se escribe la palabra objetivo(s) seguida de (:) y con mayúscula sostenida. En caso de requerir más de un renglón, el segundo y los subsiguientes retornan contra el margen izquierdo. Cuando hay varios objetivos, se enumeran y enuncian a interlineación sencilla, conservando la tabulación.
                     • Temas o numerales
                       • El resumen ejecutivo, generalmente, contiene uno o varios temas precisos y sucintos. Si es más de uno, se enumeran y enuncian. Se inician a dos interlíneas libres después del último renglón del párrafo anterior y después del título, se deja una interlínea libre para digitar el texto correspondiente.
                       • Páginas subsiguientes
                         • Cuando se necesitan dos o más hojas deben identificarse, de acuerdo con los numerales 4.5.1 y 5.4.10.
                           • 4.5.1 Identificación de páginas subsiguientes El encabezado y el número de página correspondiente son datos que permiten identificar el documento a partir de la segunda página. Se recomienda ubicarlos en la parte superior izquierda, a cero o una interlínea libre de la zona 1, debidamente justificados y para continuar con el texto se dejan una o dos interlíneas libres.
                         • Conclusiones
                           • Es fundamental que las palabras conclusiones, recomendaciones, sugerencias o propuestas se escriban en mayúsculas sostenidas y contra el margen izquierdo, dos interlíneas libres del último renglón del texto. La primera línea de escritura se inicia a dos interlíneas del título.
                           • Nombres, cargos y firmas
                             • Al finalizar el cuerpo del resumen ejecutivo, el autor o autores lo deben firmar. El nombre se anota en mayúscula sostenida, de cuatro a cinco interlíneas libres del último párrafo y a continuación se escribe el cargo. Si son necesarias varias firmas, éstas se distribuyen a criterio de los autores, una debajo de la otra o por parejas; en el segundo caso, si el número de firmas es impar, la última se escribe centrada.
                             • Rúbrica
                               • Según el tema tratado en el resumen ejecutivo y, por seguridad, el autor o autores pueden escribir su rúbrica en cada una de las hojas del mismo, en la parte inferior al margen izquierdo.
                               • Líneas especiales y otros elementos esenciales para la documentación organizacional
                                 • Para las demás líneas especiales, se deja una interlínea libre entre cada uno de los bloques.
             • Se recomienda escribirlo a 3 cm ó 4 cm del borde superior, dejando de cero a una interlínea libre cuando el papel tiene el logotipo o membrete, según el estilo.
               • Cuando exista código de la dependencia o codificación especial de los informes (resúmenes ejecutivos), se escribe en la misma línea de la dependencia.
                 • EJEMPLO: Departamento de Capacitación DC-048
         • Sólo se escribe cuando el papel o soporte no tiene membrete que identifique a la organización. En este caso se ubica dentro de los tres o cuatro centímetros del margen superior de la hoja, contra el margen izquierdo y en mayúscula sostenida.
           • EJEMPLO: CENDAP LTDA
     • Informe corto
       • Se recomienda que este informe no tenga portada, sino encabezamiento (aunque el autor puede utilizar cualquier elemento del informe extenso que estime conveniente). Se recomienda que el resumen incluya elementos como: - encabezamiento: razón social, dependencia, código, título, ciudad o municipio de origen y fecha de elaboración; - autoría del informe corto; - objetivos; - capítulo o capítulos; - conclusiones y recomendaciones (opcional), y - firma.
       • Razón social
         • Solo se escribe cuando el papel no tiene membrete ni logotipo
           • En este caso se ubica dentro de los tres o cuatro centímetros del margen superior de la hoja, contra el margen izquierdo y en mayúscula sostenida.
             • EJEMPLO: NAVITRANS S.A.
         • Dependencia
           • Corresponde a la sección, departamento o división donde se origina el resumen. Se escribe dejando de cero a una interlínea libre del margen superior de la hoja (3 cm ó 4 cm), con mayúscula inicial y sobre el margen izquierdo.
           • Código
             • Cuando exista código de la dependencia o codificación especial de los informes, se escribe en la misma línea de la dependencia. Se recomienda escribirlo a 3 cm ó 4 cm del borde superior, dejando de cero a una interlínea libre cuando el papel tiene el logotipo o membrete, según el estilo.
             • Título
               • Es el tema sobre el cual trata el informe. Se escribe a dos interlíneas libres de la dependencia, con mayúsculas y centrado.
                 • EJEMPLO: DEMANDA DE TEXTOS COMERCIALES
               • Lugar de origen y fecha de elaboración
                 • Se escribe contra el margen izquierdo a dos o tres interlíneas libres del título en mayúscula sostenida, seguida de (:).
                 • Autoría del informe
                   • Las palabras elaborado por, preparado por o responsable, según sea el caso, se escriben a dos interlíneas libres de la fecha de elaboración, contra el margen izquierdo, en mayúscula sostenida, seguidas de dos puntos. Los datos de la fecha y del responsable del informe se tabulan a dos espacios de la expresión más larga. En caso de varios autores, se tiene en cuenta que si hay autor y coautor, aparecen en ese orden; si están en igual condición de autoría, se relacionan por orden alfabético de apellido.
                   • Objetivo
                     • Describe en forma breve, el propósito del informe. Se recomienda presentarlo así: de dos a tres interlíneas libres del último responsable del informe y sobre el margen izquierdo, se escribe la palabra objetivo seguida de (:) y con mayúscula sostenida. En caso de requerir más de un renglón, el segundo y los subsiguientes retornan contra el margen izquierdo.
                       • EJEMPLO OBJETIVO: Dar a conocer avances científicos sobre estudios del cáncer.
                     • Capítulo
                       • El informe corto puede constar de uno o varios capítulos. Para su presentación
                       • Páginas subsiguientes
                         • Identificación de páginas subsiguientes El encabezado y el número de página correspondiente son datos que permiten identificar el documento a partir de la segunda página. Se recomienda ubicarlos en la parte superior izquierda, a cero o una interlínea libre de la zona 1, debidamente justificados y para continuar con el texto se dejan una o dos interlíneas libres.
                         • EJEMPLO: Informe económico E-048 2
                         • Conclusiones
                           • Se sugiere que las palabras conclusiones, recomendaciones, sugerencias o propuestas se escriban en mayúsculas sostenidas y contra el margen izquierdo, a dos interlíneas libres del último renglón del texto. La primera línea de escritura se inicia a una interlínea libre del título.
                           • Firmas, nombres y cargos
                             • Al finalizar el cuerpo del informe administrativo corto, el autor o autores lo firman. El nombre se escribe en mayúscula sostenida, de cuatro a cinco interlíneas libres del último párrafo y a continuación, el cargo. Si son necesarias varias firmas, éstas se distribuyen a criterio de los autores, una debajo de la otra o por parejas; en el segundo caso, si el número de firmas es impar, la última se centra.
                             • Rúbrica
                               • De acuerdo con el tema, por seguridad, el autor o autores pueden escribir su rúbrica en cada una de las hojas del informe, en la parte inferior izquierda.
                               • Líneas especiales y otros elementos esenciales para la documentación organizacional
                                 • Véanse los numerales 4.5.8 al 4.5.11 de esta guía. Para las demás líneas especiales, se deja una interlínea libre entre cada bloque.
     • Los informes pueden ser: a) resumen ejecutivo, que tiene de una a tres páginas, b) informe corto, que consta de una a 10 páginas y c) informe extenso, de 11 páginas en adelante. Existen informes periódicos y esporádicos, de acuerdo con los requerimientos de la entidad. Entre ellos tenemos: comerciales, técnicos, de actividad, de gestión, de proyectos, de investigación o financieros.
     • Informe extenso
       • Generalidades
         • El esquema de portada que se presenta a continuación es propio para este tipo de informe, porque identifica la organización o el área que lo genera.
         • Elementos finales del informe administrativo extenso
           • Estos elementos son propios de este tipo de informes, porque dentro de la organización es necesario identificar los responsables.
           • Firmas, nombres y cargos
             • Al finalizar el cuerpo del informe administrativo extenso, el autor o los autores lo firman. El nombre se escribe en mayúscula sostenida, de cuatro a cinco interlíneas libres del último párrafo; a continuación, se escribe el cargo. Si son necesarias varias firmas, éstas se distribuyen a criterio de los autores, una debajo de la otra o por parejas; en el segundo caso, si el número de firmas es impar, la última se centra.
             • Rúbrica
               • De acuerdo con el tema, por seguridad, el autor o los autores pueden escribir su rúbrica en cada una de las hojas del informe, en la parte inferior izquierda.
               • Líneas especiales y otros elementos esenciales para la documentación organizacional
                 • Véanse los numerales 4.5.8 al 4.5.11 de esta guía. Para las demás líneas especiales, se deja una interlínea libre entre cada una de ellas.
                   • EJEMPLO: Transcriptor: Claudia Jiménez Díaz

6. CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS

   • CONSTANCIAS
     • La constancia es un documento de carácter probatorio, que no requiere solemnidad, puede ser personal. Según el hecho o el acto, se clasifican en constancias para: - tiempo de servicio, - experiencia, - salarios u honorarios, - clases de trabajo, - jornada laboral, - cumplimiento de comisiones y - comportamiento del trabajador, entre otros.
   • CERTIFICADOS
     • El certificado es un documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne (acontecimiento acompañado de formalidades necesarias para la validez de un acto judicial, juramento, ceremonia, norma y requiere registro notarial). Con base en el hecho o acto que se prueba, pueden emitirse certificados de: - calificaciones obtenidas dentro de períodos académicos; - registro civil o parroquial de nacimiento, bautizo o de defunción, y - becas, donaciones, exenciones, créditos, paz y salvos, resultados médicos, documentos de identidad, entre otros.
   • CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN
     • La constancia y la certificación tienen como objetivo fundamental dar a conocer información de carácter personal. Se deben tener en cuenta los siguientes aspectos: a) redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa; b) usar un tratamiento impersonal, respetuoso y cortés; c) emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo; d) utilizar los formatos establecidos en cada organización; e) distribuir el texto de acuerdo con su extensión; f) suministrar la información en forma personalizada, y g) expedir siempre en original.
   • PARTES
     • Código
       • Es opcional; se escribe entre cero y una interlínea libre del margen superior para los tres casos: - en el papel sin membrete, - de la zona 1 sí tiene membrete, o - del encabezado dado por el procesador de texto. Para presentación
       • Lugar de origen y fecha de elaboración
         • Puede ir al comienzo del documento, después del código o al final del texto. En cualquier caso, se escribe a dos interlíneas libres del texto que lo precede.
         • Cargo
           • El cargo de la persona responsable, se escribe en mayúscula sostenida, centrado, precedido de los artículos el o la, también en mayúscula sostenida, a una distancia de entre cuatro o cinco interlíneas libres de la fecha y lugar de elaboración (dependiendo de la extensión del texto).
             • EJEMPLO: LA GERENTE DEL DEPARTAMENTO DE DESARROLLO HUMANO
           • Identificación del documento
             • Las expresiones certifica o hace constar, según sea el caso, se escriben seguidas de dos puntos (:). Se ubican a cuatro o cinco interlíneas libres del cargo, centradas y en mayúscula sostenida.
             • Texto
               • Cada párrafo del texto se inicia con la conjunción que, escrita en mayúscula inicial, a dos interlíneas libres de la identificación. En el primer párrafo debe incluirse el tratamiento, nombre completo del solicitante, en mayúscula sostenida y el número del documento de identidad. En los siguientes párrafos, al referirse al solicitante, se debe hacer por el tratamiento y el apellido. En el último párrafo se especifica el motivo por el cual se expide la certificación o la constancia y de preferencia se incluye el destinatario. Los párrafos se separan entre sí, por una o dos interlíneas, según la extensión del texto.
               • Remitente y firmas responsables
                 • Se utiliza de igual forma que en la elaboración de la carta.
                 • Constancia Estilo Bloque Extremo
                 • Certificado en Etilo boque

7. SOBRES COMERCIALES

   • El sobre tiene el propósito de ser la cubierta de los documentos, para su entrega o envío.
   • CARACTERÍSTICAS DE LA PRESENTACIÓN
     • Al registrar los datos del destinatario, éstos deben ser iguales a los consignados en la comunicación, en forma clara y completa.
     • Se recomienda que el sobre coincida en color, calidad y diseño con la papelería de la organización
     • Se recomienda que el sobre tenga impreso el membrete de la organización
     • Para el diseño de sobres grandes, se recomienda tener en cuenta las zonas (véase el numeral 12.5), con la posibilidad de aumentar sus medidas horizontales y verticales.
     • Se sugiere que el tamaño del sobre para envío de anexos permita guardarlos sin dobleces.
     • Para distribuir mejor la información en un sobre de tamaño grande, se recomienda escribir los datos del destinatario en mayúscula sostenida, a interlineación de uno y medio, en el tercio que le corresponde.
     • La impresión de los datos tanto del remitente como del destinatario, en sobres grandes, puede hacerse en sentido vertical u horizontal. En este último caso se deja la solapa hacia el lado derecho.
     • Para las organizaciones que manejan el correo centralizado, se recomienda escribir en el sobre, el nombre o código de la dependencia remitente, debajo de la información de la zona 1
     • Cuando se utiliza servicios especiales de correo, se escribe el número de teléfono (fijo o móvil) del destinatario en el renglón anterior al del lugar de origen y el del remitente debajo de los datos de la zona 1
     • Al utilizar etiqueta, ésta debe adherirse centrada en el segundo tercio del sobre. Se recomienda que tenga el tamaño apropiado para escribir los datos completos del destinatario.
     • CLASES DE SOBRES
       • a) sobre oficio con ventanilla o sin ventanilla; b) sobre carta con ventanilla o sin ventanilla; c) sobre para tarjeta, y d) sobre de manila (extraoficio, oficio, carta y media carta, con ventanilla o sin ventanilla). De acuerdo con su destino, en: a) local, b) nacional e c) internacional.
       • UTILIZACIÓN
         • Proteger el documento y la información.
         • MODELOS
           • Modelo 2
             • Tiene dos zonas: la zona 1 donde se imprimen los datos del remitente y la zona 2 para los sellos de la oficina de correos.
           • Modelo 1
             • Para efectos de la impresión de los datos, se determinan tres zonas: en la zona 1 y 2 se imprimen los datos del remitente y la zona 3 se deja libre para uso exclusivo de la oficina de correos.
           • Zonas
             • Zona 1
               • Espacio destinado para la ubicación de la razón social, sigla o acrónimo y NIT de la entidad que remite.
             • Zona 2
               • Espacio destinado para la impresión de la dirección topográfica y electrónica, fax, página web, el apartado aéreo, el teléfono fijo o móvil, el nombre de la ciudad o municipio de origen, el país y otras menciones obligatorias, según disposiciones legales.
             • Zona 3
               • Espacio superior derecho para uso exclusivo de la oficina de correos
             • PARTES
               • En el tercio izquierdo se escribe información como: confidencial, personal, contiene disquete, videocinta, CD-ROM, entre otros, en mayúsculas sostenidas
               • En el tercio central se escriben los datos del destinatario
               • El tercio derecho es para uso exclusivo de la oficina de correos
               • Los datos del destinatario se ubican centrados en el segundo tercio sin sobrepasarlo, de acuerdo con el tamaño del sobre; su distribución debe ser armónica. Se dirige en forma personalizada. Estos datos se escriben a interlineación sencilla y pueden ocupar hasta ocho renglones.
               • Nombre
                 • Se escribe en la segunda línea con mayúscula sostenida o la primera con mayúscula. De preferencia con los dos apellidos. No se usa negrilla.
                 • Cargo
                   • Se escribe con mayúscula inicial.
                     • EJEMPLO Director
                   • Los cargos muy extensos se pueden repartir en dos líneas. No se hace partición silábica.
                   • Organización
                     • Se escribe en la línea siguiente al cargo con la denominación más conocida, razón social, acrónimo o sigla. Cuando se escribe el nombre completo, la escritura se hace con mayúscula inicial y respetando las denominaciones Ltda., S.A. y otras que puede contener la razón social. Las siglas compuestas por la letra inicial de cada palabra de la razón social se escriben en mayúscula sostenida. Con punto o no, según esté registrado.
                     • Dirección o apartado
                       • La dirección consta de una de las siguientes nominaciones: calle, carrera, diagonal, transversal o avenida, con su respectivo número, todas ellas se escriben sin abreviar y a continuación se anota el número de la puerta. Se dejan tres espacios, a máquina o computador, entre el número de la calle (o carrera, entre otros) y el de la puerta. Se emplea la abreviatura de número nro. (opcional). No se escribe el signo número (#). Los primeros dígitos de la placa corresponden a la calle, la carrera o la avenida, entre otros y los siguientes a la distancia, en metros, de la esquina a la puerta. Se unen con guión (-). Además, se debe escribir claramente el piso, interior, manzana, bloque y otras denominaciones que sean necesarias para identificar el destino. Si los números de la dirección incluyen letras, éstas se deben escribir con mayúscula. Si la nomenclatura incluye Norte, Sur, Oriente, Occidente, Bis o nombres es indispensable escribirlos en forma completa.
                       • NOTA Para tener certeza de la entrega de la correspondencia, es importante que la dirección esté muy clara y completa. Si la dirección es un apartado, se escribe Apartado Aéreo, sin abreviar, y no se escribe la dirección.
                         • EJEMPLO 4 Doctor Pedro Nel Daza Daza Jefe de Compras CAFAM Apartado Aéreo 23456 Quibdó, Chocó
                       • Destino
                         • Puede ser local, nacional o internacional. Se escribe con mayúscula inicial.
                         • Local
                           • Cuando el destino es dentro de la misma ciudad o municipio, se escribe este nombre en mayúscula inicial.
                             • EJEMPLO DOCTOR Pedro Nel Daza Daza JEFE DE COMPRAS CAFAM Apartado Aéreo 23456 Melgar
                           • Naciona
                             • Cuando el destino es una ciudad o municipio dentro del país, se escribe éste nombre y el del departamento correspondiente, separados por coma (,) y con mayúscula inicial.
                               • EJEMPLO Doctor Pedro Nel Daza Daza Jefe de Compras CAFAM Apartado Aéreo 23456 Tunja, Boyacá
                                 • NOTA Cuando las ciudades tienen denominaciones especiales, éstas se deben incluir, como el caso de Bogotá D.C. o México D.F.
                             • Internacional
                               • La información debe ir en el idioma oficial del destino o en inglés, a interlineación sencilla. El nombre del destinatario debe ir en mayúscula sostenida. En cuanto a la dirección, se respeta la nomenclatura y los términos del país de destino tales como casilla, P.O Box, Postfach, entre otros. El país de destino se escribe en el mismo renglón de la ciudad o municipio, o en el siguiente, dependiendo de la extensión de la información, en mayúscula inicial y preferiblemente en español, para asegurar su despacho.
                                 • EJEMPLO MR. RALPH GEERE, General Manager IBM Internacional 22 Marion Avenue, Hartsdale NEW YORK 10530 Estados Unidos de América
                                   • NOTA Para los sobres de ventanilla, la información debe ir completa en la carta.

8. MENSAJE ELECTRONICO

   • El mensaje electrónico es un sistema que permite intercambiar información con uno o más usuarios de cualquier lugar del mundo, a través de la Internet. Este medio se puede utilizar para enviar adjuntos como cartas, memorandos, circulares y cualquier otro documento que sea necesario para la sustentación del contenido, razón por la cual se recomienda tener en cuenta las disposiciones de esta guía para cada uno de estos casos
     • Para garantizar el éxito en el intercambio del correo electrónico, se presentan las siguientes sugerencias. Se recomienda a las organizaciones que disponen de Internet y servicios de correo electrónico, reglamentar su utilización y asignar responsabilidades con base en usuarios debidamente autorizados, para el manejo de correo tanto masivo como institucional. NOTA Para efectos de acceso y uso de los mensajes de datos, comercio electrónico y firmas digitales véase la Ley 527 de 1999 y demás normas relacionadas.
   • PARTES
     • De acuerdo con las plantillas que vienen definidas en la mayoría de los servicios de la Internet, a continuación se identifican las partes del correo electrónico.
     • Encabezamiento
       • De (From): informa a los receptores quién es el remitente del mensaje.
       • Para (To): indica la dirección del destinatario.
       • Asunto (Subject): es el resumen que da una idea, por adelantado, de lo tratado en el correo. Se recomienda una frase corta y lo más descriptiva posible del contenido del mensaje.
       • NOTA La fecha la suministra el servicio de correo electrónico.
       • Cuerpo del texto
         • Se recomienda que el saludo y la despedida sean como en una carta normal. Se sugiere escribir el mensaje, teniendo en cuenta las reglas básicas de ortografía (tildes, mayúsculas, diéresis, puntuación, entre otras). Se aconseja incorporar una firma al final de cualquier mensaje, aunque sólo sea el nombre. También puede incluir el cargo, la organización, el departamento, el teléfono y la extensión, entre otros.
         • RECOMENDACIONES
           • Se recomienda no utilizar el correo electrónico para resolver temas complejos
             • NOTA El correo electrónico es para transmitir información, no se usa para resolver problemas complejos, ya que la comunicación y la retroalimentación son lentas y limitadas.
           • Se recomienda no participar en cadenas de mensajes
             • NOTA Este tipo de mensajes consumen recursos de la red y del correo que son costosos y adicionalmente distraen del trabajo. Generalmente, este tipo de correos se usa para recoger direcciones electrónicas y para luego enviar mensajes de propaganda o de todo tipo (spam); también son muy usados para propagar virus.
           • Se recomienda utilizar las letras mayúsculas sólo en los casos necesarios, como lo recomienda el libro Ortografía de Real Academia Española.
           • Antes de contestar un mensaje individual o a través de una lista, se debería tener en cuenta lo que se va a contestar y lo que es imprescindible para entender el contexto del mensaje
           • Se recomienda identificar claramente la persona a quien se enviará el correo. Es importante recordar que existen nombres parecidos u homónimos.
           • Se recomienda utilizar el campo con copia oculta (CCO), cuando se envíe o se responda un mensaje que incluya múltiples direcciones, o cuando se envíen mensajes que incluyan muchas personas o grupos corporativos. Esto con el fin de no publicar las direcciones de correo y que después se utilicen para enviar correos basura.
           • Se deberían utilizar con prudencia las listas de direcciones. Se recomienda no enviar copias de correo electrónico a personas que no necesitan un mensaje determinado.
           • Se recomienda ser breve. Se sugiere pensar en el tiempo del destinatario y en los costos de la comunicación. Los mensajes deberían ser cortos y concisos.
           • Se debería tener cuidado con los archivos adjuntos; se recomienda no adjuntar archivos con virus o con un tamaño que no pueda recibir o descargar el destinatario
           • Se recomienda no utilizar formatos o codificaciones propios de los mensajes, sino los compatibles con la Internet, porque hay que tener en cuenta que no todos los usuarios utilizan el mismo programa de correo electrónico ni su mismo sistema operativo.
             • NOTA 3 Se recomienda tener conciencia de que el correo electrónico puede ser archivado y bajo ciertas circunstancias no ser confidencial.
             • NOTA 2 Cuando el software no reorganice el texto se sugiere dar formato al mismo, con una resolución del 75 % ciento del zoom para facilitar la impresión.
             • NOTA 1 Se recomienda tener el menor número posible de mensajes en la bandeja de entrada, para ello se sugiere crear carpetas personales. Estas carpetas se pueden organizar por temas, labores, proyectos, mensajes pendientes, años, entre otros.
             • NOTA 4 Se puede enviar correos masivos, a toda una comunidad como especie de circular.

9. ANEXO

   • TRATAMIENTO, SALUDO Y DESPEDIDA
     • NOTA Los títulos y cargos correspondientes a damas se escriben como lo establece la Real Academia de la Lengua.
     • Tratamiento
       • El tratamiento de cortesía o título académico se escribe con mayúscula inicial.
       • Para muchos cargos se presentan denominaciones femeninas y profesionales.
         • Cuando estos títulos y cargos forman parte de un texto, se escriben con minúscula, porque se convierten en sustantivos comunes.
           • EJEMPLOS Vendrá la ingeniera Alicia Vargas El diseño de la presentación se encargará a la jefa de ventas
       • SALUDO
         • Se utiliza precedido del título: para las damas, el nombre sencillo o compuesto, según aparece en el destinatario; para los caballeros, los apellidos. Si el saludo es breve y finaliza en dos puntos, se recomienda la despedida seguida de coma; si el saludo es extenso, se recomienda que la despedida termine en punto
         • En el caso de los memorandos y las circulares, en los cuales se incluye el saludo, se presentan lo siguientes ejemplos.
         • El saludo como parte inicial del texto se escribe a dos interlíneas libres después del asunto.
         • Despedida
           • Expresión de cortesía que se presenta en dos alternativas. Existen despedidas breves seguidas de coma (,).
           • También se presentan despedidas con frase de cortesía terminada en punto (.).
           • USO DE MAYÚSCULAS Y MINÚSCULAS
             • Los nombres propios de personas, lugares, organizaciones, nombres de cargos y dependencias se escriben con mayúscula inicial. En español se escriben con minúscula los días, los meses, los puntos cardinales y las estaciones del año, excepto después de punto y al comienzo de párrafo. Para mayor información sobre el uso de mayúsculas y minúsculas, consultar Ortografía de la Lengua Española, de la Real Academia Española. Igualmente, se deben tildar todas las vocales escritas en mayúscula sostenida, cuando así lo requieran, según lo establece esta publicación
             • ESCRITURA DE FECHAS, HORA Y NÚMEROS
               • Fechas y hora
                 • Años
                   • Los números de cuatro cifras que representan años no se separan con espacio ni con punto.
                   • Fechas completas
                     • Cuando dentro de un texto o documento se escribe la fecha completa, se representa en orden de día, mes y año. Los nueve primeros días de cada mes se escriben sin escribir cero antes.
                     • Fechas abreviadas
                       • Cuando se escriben en forma numérica abreviada, se representan en orden de año, mes y día. El año siempre debe ir con los cuatro dígitos para identificar el siglo en el cual se generó el documento. Las fechas abreviadas sólo se utilizan para indicar el momento en que se recibe el documento, también en formatos contables y financieros.
                         • EJEMPLO 2009-04-28
                       • Hora
                         • La hora del día está basada en el sistema internacional de 24 horas y después de la cifra se escribe la palabra horas
                         • Cantidades, cifras y otras expresiones numéricas
                           • Las cantidades dentro de un texto del uno al nueve se escriben en letras y del 10 en adelante, en cifras.
                             • EJEMPLO Enviamos dos folletos con un total de nueve hojas cada uno.
                           • Cuando estos números forman parte de un rango, de un grupo o serie, se escriben en cifras.
                             • EJEMPLO La población que se va a evaluar comprende dos grupos: niños entre los 8 y 12 años; jóvenes entre los 13 y 18 años.
                           • Cantidades en letras
                             • Cuando sea necesario expresar cantidades en letras, se tiene en cuenta que desde el dieciséis al veintinueve se escribe una sola palabra y del treinta y uno en adelante se escriben en tres palabras.
                             • Cifras que representan dinero
                               • Las unidades de mil se separan con puntos. Los decimales se separan con coma. Se recomienda tener presente la NTC 1000 para la escritura de números.
                               • No es necesario escribir la palabra pesos. No se deja espacio entre el signo pesos y los números. En el caso de documentos jurídicos, las cifras se escriben en números y luego en letras.
                                 • EJEMPLO $35.000.000,00 (Treinta y cinco millones)
                                 • NOTA Para más información sobre reglas de escritura de números y cifras, véase el Diccionario Panhispánico de Dudas, página 461 y ss.
                               • Cifras en documentos legales
                                 • Siempre deben escribirse los números en letras y en cifras. La cifra se debe expresar, primero en números y luego en letras que se escriben entre paréntesis; lo cual debe conservarse a través de todo el documento.
                                 • Otras expresiones numéricas
                                   • Números telefónicos
                                     • Al escribirlos se separan por grupos y con espacios; el indicativo debe ir entre paréntesis.
                                     • Documentos de identificación
                                       • Grados, porcentajes y proporciones
                                         • Siempre se utilizan las cifras, aunque sean menores de 10.
                                         • Unidades de medida
                                           • Al escribir un valor numérico con el símbolo de una unidad de medida, éstos se separan por un espacio en blanco. Después de un símbolo no debe escribirse signo de puntuación, salvo por regla ortográfica; en cuyo caso se deja un espacio que separa al símbolo del signo de puntuación.
                                             • EJEMPLOS 1 m, 1 g, 1 cm
                                           • PLEGADO DE LOS DOCUMENTOS
                                             • Se recomienda no doblar los documentos para evitar que con el tiempo se borre parte del texto. En caso de utilizar sobres, se recomienda tener en cuenta que el doblez es diferente, según se trate de guardar el documento en sobre rectangular, sobre con ventanilla, sobre tamaños carta u oficio.
                                             • Documentos de un solo folio
                                               • Para sobre rectangular
                                                 • Se lleva el borde inferior de la hoja hasta aproximadamente tres o cuatro centímetros arriba de la mitad del papel, se efectúa el primer doblez y se trae el borde superior de la hoja hacia abajo para hacer el último doblez. Se inserta el documento en el sobre, de forma que al extraerlo quede en posición de lectura
                                                 • Para sobre con ventanilla
                                                   • Se hace de acuerdo con las dimensiones del sobre que emplee cada organización, teniendo cuidado de que se puedan leer todos los datos del destinatario.
                                                   • Documentos con más de dos folios
                                                     • Cuando el documento consta de más de dos folios, se recomienda no utilizar sobre rectangular. Lo más conveniente es utilizar el sobre de manila carta u oficio, dependiendo del tamaño y cantidad de folios de los documentos que se van a enviar.
                                       • Las series de números de los documentos de identificación se escriben separando las cifras en grupos

10. TARJETA PROTOCOLARIAS

    • Estas tarjetas forman parte de las comunicaciones organizacionales escritas para el manejo de las relaciones públicas y de negocios. Proyectan no sólo la imagen corporativa, sino también la de los ejecutivos y de aquellas personas que manejan todo lo relacionado con oferta, venta de bienes y servicios.
    • CARACTERÍSTICAS DE LA REDACCIÓN Y LA PRESENTACIÓN
      • La redacción y presentación de las tarjetas protocolarias varían de acuerdo con el objetivo que buscan.
        • NOTA Para la utilización de tamaños de papel, véase la NTC 1001 Papel, formatos
      • Tarjetas de presentación
        • Buscan facilitar, a quien las recibe, tener la información para contactar al directivo o funcionario requerido. Se recomienda incluir esta información:
          • a) logotipo de la organización (adaptado al tamaño de la tarjeta); b) razón social completa con el acrónimo o sigla que lo representa; c) nombres y apellidos completos del directivo o funcionario de la organización que va a utilizar la tarjeta; d) cargo que desempeña, y e) dirección, teléfonos fijos y móviles, telefax, apartado, correo electrónico, sitio web, si lo tiene, ciudad o municipio y país. Para profesionales independientes, se recomienda incluir: a) nombres y apellidos completos; b) profesión y servicios que ofrece; c) universidad de donde egresó; d) dirección, consultorio u oficina, teléfonos fijo y móvil, telefax, apartado, correo electrónico, sitio web, en caso de tenerlos, y e) ciudad o municipio y país.
        • Tarjetas de invitación
          • Se recomienda que las tarjetas de invitación organizacionales contengan: a) logotipo, escudo o nombre de la organización; b) nombre completo del que invita; c) título o texto impreso donde mencione el deseo de invitar y el motivo del acontecimiento; d) dirección (cuando sea necesario, se recomienda incluir un mapa para la ubicación del sitio); e) día, hora; f) número de teléfono, y g) de acuerdo con las necesidades del evento, se debería escribir la frase “Favor confirmar asistencia”.
          • Tarjetas de agradecimiento y felicitación
            • Las de agradecimiento incluyen mensajes que expresan gratitud. Su estilo requiere pertinencia de acuerdo con la ocasión y preferencias del remitente. Se recomienda que estas tarjetas contengan:
              • a) logotipo, escudo o nombre de la organización del remitente; b) nombres, apellidos y cargo de quien envía la felicitación; c) texto o motivo de la felicitación; d) nombre completo de la persona a quien se envía la felicitación, y e) ciudad o municipio y fecha.

11. ANEXOS

    • ANEXO B
      • SOPORTES, TINTAS, MEDIOS DE ALMACENAMIENTO, DIFUSIÓN Y CONSERVACIÓN
        • SOPORTES, ALMACENAMIENTO Y CONSERVACIÓN
          • Cada organización es responsable por la adecuada presentación, almacenamiento y conservación de los documentos y la información que genera y para ello deben incluir en sus programas de gestión de documentos e instructivos internos, las pautas que aseguren la proyección de la imagen corporativa y la integridad de la información desde el momento de su producción. Los avances tecnológicos permiten todo tipo de soportes electrónicos y digitales, cuyo manejo también requiere de cuidado especial; pero el papel continúa siendo el soporte más utilizado y se recomienda adoptar las normas relativas a la permanencia y la durabilidad de los soportes, tales como:
            • - NTC 4436, Papel para documentos de archivo, requisitos para la permanencia y durabilidad. En lo que se refiere al papel, se recomienda utilizarlo con gramaje entre 75 gramos y 90 gramos (g/m1), libre de acidez para evitar que con el tiempo tome color amarillento. Se recomienda, especialmente, que las actas, informes y documentos históricos se impriman sobre este tipo de papel y que su almacenamiento sea en carpetas y cajas cuyo material no presente acidez que afecte la conservación de los textos.
            • - NTC 2676 aplicable a soportes digitales según “características dimensionales, físicas y magnéticas.” Se recomienda seguir las instrucciones dadas por los fabricantes de todo tipo de soportes electrónicos y digitales; cuidando que la recuperación, copiado y reproducción estén libres de virus informáticos y que la producción de backups se adapten correctamente.
          • TINTAS
            • Las tintas de impresión deben poseer estabilidad química, ser insolubles en contacto con la humedad, no presentar modificación de color y no transmitir acidez al papel. Para las firmas se recomienda no utilizar estilógrafo de tinta mojada y menos de color, ya que ésta puede traspasar al otro lado del papel o presentar acidez que lo rompe con el tiempo. Se recomienda firmar los documentos con tinta seca negra de excelente calidad, no soluble a la humedad o al agua.
            • MEDIOS DE DIFUSIÓN
              • Vía fax
                • Cada organización es responsable del manejo adecuado de este equipo cuyo propósito es agilizar el envío de documentos. Cuando se utiliza papel químico (papel térmico) para la impresión de los faxes, se recomienda reproducirlos o fotocopiarlos sobre papel que garantice su permanencia y durabilidad. Este papel contiene demasiada acidez y la luz, el calor y la manipulación borran los caracteres impresos en él. Además, transmite acidez a los demás documentos y los pone amarillos.
    • ANEXO C
      • BIBLIOGRAFÍA
        • ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Consejo Directivo. Acuerdo 060, por medio del cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas. Bogotá D.C., 30 de octubre de 2001.
        • CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ. Guía del servicio mercantil. Guía para la elaboración de actas de sociedades. nro. 19. Bogotá, julio de 2004. copia
        • CÓDIGO DE COMERCIO. Decreto Ley 410 de 1971. Bogotá, Legis
        • COLOMBIA. CONGRESO DE COLOMBIA. Ley 527 DE 1999 (agosto 18), por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones. Diario Oficial No. 43.673, de 21 de agosto de 1999.
        • DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA, Decreto 1145 DE 2004 (abril 14) Por el cual se dictan disposiciones relacionadas con el desarrollo del Sistema General de Información Administrativa del Sector Público, SUIP. Diario Oficial No. 45.520, de 15 de abril de 2004.
        • INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS. Norma Técnica Colombiana 2676. Elementos de informática. Cartuchos de disco flexible de 90 mm (3,5 pulgadas). Características dimensionales, físicas y magnéticas. Bogotá. 37 p.
        • Norma Técnica Colombiana 4436. Información y documentación. Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad. Bogotá. 5 p.
        • MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL. Correspondencia comercial. ICFES, Programa Educación a Distancia
        • ROJAS R., Demóstenes. Redacción comercial estructurada. Tercera edición. McGraw-Hill. Bogotá. 1990.
        • SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Circular D-001/91. Bogotá: 1991.

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