la foliación en archivos

la foliación en archivos

1. definiciones:

   • folio: hoja
   • foliar: acción de numerar las hojas
   • foliación: acto de enumerar los folios solo por su cara recta,operación incluida en los trabajos
   • folio recto: primera cara de un folio,la que se numera
   • folio vuelto: segunda cara del folio ,la cual no se numera
   • página:lo escrito o impreso en una cara
   • paginar: acción de numerar páginas.

2. requisitos:

   • 1.la documentación que va ser objeto de foliación debe estar previamente clasificada
     • la de las oficinas se encontrará en la (TRD)
     • fondos acumulados
     • se foliará la documentación en la (TVD)
     • sea objeto de conservación del AGN ó archivo historico al igual a la que no va a ser reproducida en otros soportes
   • 2. la documentación que va a ser objeto de foliación debe estar previamente ordenada
     • la documentación correcta es aquella que :
       • respeta el principio de ordén original
         • el más común es el orden cronológico
           • el 1 corresponde al documento mas antiguo
   • 3. la docuemntación que va a ser objeto de la foliación debe estar depurada
     • consiste en
       • ritirar los duplicados idénticos
       • folios en blanco
       • documentos de apoyo en archivos de gestión o de oficina
       • en fondos acumulados se hará igualmente depuración
   • 4.se deben foliar todos y cada una de las unidades documentales de una serie
     • series documentales simples
       • acuerdos
         • decretos
           • circulares
             • resoluciones
               • la foliación se ejecutará de manera independiente por:
                 • carpeta
                 • tomo
                 • legajo
     • series documentales complejas:
       • contratos
         • historias laborales
           • investigaciones disciplinarias
             • procesos juridicos
               • cada uno de sus expedientes tendrá una sola foliación
                 • si se encuentra una unidad de conservación la foliación se ejecutará de forma tal que la segunda será la continuación de la primera

3. materiales:

   • 1. la foliación debe efectuarse utilizando:
     • lápiz de punta negra y blanda
       • tipo HB ó B
   • bolígrafo de tinta negra insoluble
     • dificulta corregir una foliación mal ejecutada
   • 2. no se debe foliar
     • con lápiz de mina roja
       • este color no es capturado ,en la mayoría de los casos ,por las máquinas reprográfas

4. procedimiento:

   • 1. se debe numerar de manera
     • sin omitir
     • consecutiva
     • ni repetir
   • 2.no se debe foliar utilizando
     • suplemento A,B,C ó bis
   • 3.se debe escribir el número
     • en la esquina superior derecha de la cara recta del folio
       • en el mismo sentido del texto del documento
   • 4.se debe escribir el número de manera:
     • legible
     • sin enmendaduras sobre un espacio en blanco
     • sin alterar membretes
     • sellos
     • textos ó numeraciones originales
   • 5. no se debe escribir con:
     • trazo fuerte puede causar daño irreversible al soporte
   • 6.no se deben foliar las:
     • pastas
       • guardadas en blanco
     • las hojas
   • 7.los planos, mapas ,dibujos etc, que se encuentren tendrán :
     • el número de folio consecutivo,aún cuando estén plegados
     • en el área de notas de control se debe dejar constancia del documento foliado
       • tamaño
       • colores
       • titulo
       • asunto
       • fechas
       • y otros datos
         • si se separa este material se dejará constancia
           • mediante un testigo de su lugar de destino y en este se indicará la procedencia
             • esto se denomina cruce de referencia
   • 8.los anexos impresos
     • folletos
       • boletines
         • periódicos
           • revistas
             • que se encuentren
               • se numerarán como un solo folio
                 • en el área de notas se dejará constancia de :
                   • titulo
                   • año
                   • número total de páginas
                   • si se separa este material se hará el correspondiente cruce de referencia.
   • 9. cuando se encuentren varios documentos pequeños adheridos a una hoja
     • se escribirá su respectivo número de folio
       • dejando en el libro de notas constancia del documento foliado:
         • cantidad de documentos adheridos
         • titulo
         • asunto
         • fecha
         • para adherir documentos o fotografías a una hoja debe utilizarse pegante libre de ácido
   • 10.las fotografías cuando estén sueltas se foliarán en la cara vuelta utilizando:
     • lápiz de mina negra blanda HB ó B
     • un número para cada una de ellas
     • en el área de notas dejar constancia de las características del documento foliado
       • tamaño
       • color
       • titulo
       • asunto
       • fecha
       • y otros que se consideren necesarios
         • si una o varias fotografías se encuentran adheridas a una hoja se escribirá:
           • número de folio
             • dejando constancia en el libro de notas de control :
               • la cantidad de fotografías adheridas a la hoja
               • otras características
                 • tamaño
                 • color
                 • titulo
                 • asunto
                 • fecha
                 • otros datos que sean necearios
                   • si se separa este material ,se hará el correspondiente cruce de referencia
               • el contenido del sobre
   • 11.las radiografías ,diapositivas ,negativos o documentos similares deben colocarse en:
     • un sobre de protección
       • se hará la foliación al sobre antes de almacenar el material para :
         • evitar marcas
           • dejando constancia en el área de notas el contenido del sobre
             • cantidad
             • tamaño
             • color
             • título
             • asunto
             • fecha
             • y otros datos que sean necesarios
   • 12. en caso de unidades de conservación
     • copiadores de correspondencia,legajos,tomos ,libros de contabilidad ,etc
       • que vienen de fábica foliados y/o paginados
         • pueden aceptarse como mecanismo de control
           • sin refoliar a mano
             • se registrará en el libro de notas la cantidad de:
               • folios
               • páginas que contiene.
   • 13.para el caso de unidades documentales que generan
     • foliadas por impresora
       • se dejará si en una entidad
         • haya mas de una
         • en caso contrario
           • si hay mas de una
             • deberá refoliarse toda la unidad de conservación
   • 14.si existen errores en la foliación
     • se anulará con línea oblicua
       • evitando tachones
   • 15.la foliación es :
     • una tarea previa a cualquier empaste
     • proceso de descripción
     • proceso técnico de reprografía
       • microfilmación
       • digitalización
   • 16.la documentación que ya se encuentra haciendo parte
     • del acervo documental en :
       • archivos históricos cuyos folios estén
         • sueltos
         • en blanco
           • se retirarán
             • si por el contrario se encuentrán
               • empastados
               • cosidos
                 • deberán foliarse
                   • dejando constancia en el libro de notas de control
                   • la foliación debe realizarse con:
                     • lápiz de punta negra blanda
                       • HB ó B
   • 17.no se debe numerar los folios
     • totalmente en blanco
     • cosidos
     • empastados
       • que se encuentren en:
         • tomos
           • en archivos de gestión o archivos centrales
             • pero sí se dejará constancia en el área de control de notas
         • legajos
   • 18. no se deben
     • foliar ni retirar los folios sueltos en blanco
       • cuando estos cumplen una función de conservación como:
         • fotografías
         • dibujos grabados u otros
           • para evitar migración de tintas por contacto
   • 19. no se deben
     • foliar documentos diferentes al papel
       • cassetes
       • discos digitales
       • CD's
       • disquetes
       • videos
       • pero si dejar constancia de su existencia y de la unidad documental a la que pertenecen
         • en el área de notas de control
           • si se opta por separar este material se hará el correspondiente cruce de referencia