DOCUMENTOS

DOCUMENTOS

1. DEFINICIÓN

   • Es un soporte material que contiene información que tiene como fin transmitir conocimientos permitiendo la comunicación que es importante. Han aparecido nuevas formas de información en diferentes documentos (fotografías, discos, películas, soportes, magnético) y documentos electronicos
     • TIPOS DE DOCUMENTOS
       • BIBLIOTECA
         • ♥Libros: su contenido puede ser muy variado. ♥Publicaciones periódicas: la publicación aparece en entregas sucesivas. ♥ Documentación de congreso: presentación de actas. ♥ Tesis: resultado de un trabajo original y bajo el control de una institución. ♥Bibliografía: describen documentos para conocerlos y hacerlos accesibles. ♥ Catálogos : recolección de datos de documentos como: libros, revistas, mapas, vídeos. ♥ Repertorios: recolección de datos de un tema determinado. ♥ Base de datos: datps prdenaods que se refiere a materia concreta y organizacional
       • Según su actividad económica
         • ♥ PERSONALES: cartas, discursos, ensayos, diarios. ♥ COMERCIALES PARTE ADMINISTRATIVA: acuerdos, hojas de vida, informes, leyes, parte contable, facturas, recibos, balances. ♥ JUDICIALES: sentencias, juicios, demandas, causas. ♥ MILITARES: minuta, autos. ♥ RELIGIOSOS: papales, bula, atas.
       • REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN
         • ♫ASUNTO: resumen de una linea. ♫ FECHA DE ORIGEN : fecha en la que se emitió. ♫ NÚMERO DE ORIGEN: código y número de registro. ♫ EMISOR: persona que firma el documento. ♫ INSTITUCIÓN: razón social del emisor. ♫ GRADO DE RESERVA: ordinario o reserva. ♫ PRIORIDAD O TIPO : normal, urgente, tutela. ♫ MEDIO DE RECEPCIÓN: intermediario de datos. ♫ DESTINATARIO: nombre de el empleado o funcionario. ♫ RESUMEN DE TEXTO:: resumen sintetico del asunto. ♫ RESPONSABLE : nombre del responsable. ♫ DIGITALIZAR: utilizar medios tecnologicos ♫ INSERTAR: documento oficial recibida por el correo electronico

2. UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

   • Gestiona de manera centralizada y normalizada que tienen servicios de recepcion radicacion y desarrollo de comunicaciones para que los procesos contribuyan al desarollo del programa de gestion a estas se llevaran en los archivos de gestion, centrales e historicos
     • MISION: Hacer las actividades semiactivas e inactivas una fuente de informacion donde se refleje el buen desarollo
     • OBJETIVOS: Recibir enviar y controlar el tramite de las comunicaciones de caracter empresarial contribuyendo asi a la observacion de los principios
     • FUNCIONES: unidad de correspondencia que desarrollan programas
     • GESTION DOCUMENTAL: recepcion, distribucion tramite, conservacion, colsulta de documentos.
     • SERVICIOS DE PRESTO: dar informacion adecuada y oportuna. Conservacion de la infomacion, digitalizar, cambio de soporte, implementar manuales de procedimientos.

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