Protocolo

Protocolo

1. Abordamos duas frentes:

   • O setor de protocolo propriamente dito;
   • À classificação dos documentos em ostensivos e sigilosos.
   • Do setor de Protocolo
     • É um setor voltado para o recebimento de correspondência e/ou documentos. Todo órgão publico possui uma área que seja a responsável pelo registro e distribuição das correspondências que forem geradas internamente e nas que são recebidas. Também é responsável por protocolizar os processos e por sua tramitação.
       • a atividade de protocolo está diretamente relacionada à fase Corrente dos arquivos.
     • Cuidado! Pode parecer que um órgão público não seja obrigado a distribuir as cartas particulares de seus servidores. Mas é sim. O setor de protocolo deve fazer essa distribuição, mas não deve fazer o registro dessa carta.
     • Atividades
       • Recebimento
         • É quando o setor de protocolo recebe documentos de várias origens.
           • encomendas dos correios, cartas particulares endereçadas aos servidores, cartas direcionadas ao órgão/instituição, malotes e afins.
         • Tudo que é direcionado para aquela instituição passa pelo setor de Protocolo e “esbarra” na atividade de Recebimento.
       • Registro e Autuação
         • O Registro é quando o Protocolo insere os dados de determinado documento/correspondência em um sistema (manual ou informatizado) e atribui um código de acompanhamento (ou seja, faz um registro dele).
         • A Autuação é mais usada em processos e também é conhecida como protocolização. A autuação também pode ocorrer quando documentos internos viram processos administrativos.
       • Classificação
         • É quando o Protocolo analisa o documento para saber seu assunto. Isso é feito para que haja a correta classificação dos documentos de acordo com o plano de classificação da instituição.
         • Se houver expressões como: RESERVADO, PARTICULAR, CONFIDENCIAL ou semelhantes, o setor de protocolo não deve abrir a correspondência.
       • Expedição/Distribuição
         • Trata-se de enviar o documento ao seu destinatário. Só fiquem atentos a uma diferença que as bancas adoram.
       • Controle da Tramitação/Movimentação
         • O controle da tramitação/movimentação dos documentos é de responsabilidade do Protocolo, seja por sistema manual ou de informática. O objetivo é “rastrear”, saber por quais departamentos os documentos passam.
           • Isso é fundamental para que se saiba com quem e em que setor o documento está.

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