Documentacion organizacional

Documentacion organizacional

1. todo documento debe respetar algunas normas basicas generales en su elaboracion y contenido, de esta manera podemos estandizar los procesos en nuestra organizacion o empresa, asi como tambien para la vida laboral

   • zonas
     • z1: espacio destinado para el membrete de la empresa , incluye: razon social, siglas,logotipo, NIT y se recomiendan las siguientes medidas: 14 cm horizontales desde el borde izquierdo de la hoja, 3 0 4 cm verticales desde el borde superior de la hoja
       • z2: espacio destinado para los datos de contacto de la empresa. -direccion - telefono -correo electronico - wed. 1.5 o 2 espacios desde el borde inferior centrado
         • z3: espacio superior derecho derechos destinado para la radicacion del documento
   • margenes
     • se recomiendan las siguientes: -superior entre 3 y 4 cm - inferior entre 2 y 3 cm - lateral izquierdo entre 3 y 4 cm - lateral derecho entre 2 y 3 cm
   • estilos
     • Para efectos de la distribución del contenido de la comunicación, se tienen tres estilos como alternativas: bloque extremo, bloque y semibloque.
       • Bloque extremo: Todas las líneas parten del margen izquierdo.
       • Bloque: Las líneas de código, lugar de origen, fecha de elaboración, firma y cargo se escriben partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho.
       • Semibloque: Conservando la distribución del estilo bloque, el primer renglón de cada párrafo tiene una sangría de 5 espacios a 10 espacios.
   • fuente
     • Se recomienda que toda comunicación se escriba en una fuente clara, agradable a la vista del lector. La fuente debería ser homogénea, con el fin de no presentar inconvenientes para su lectura, impresión, digitalización y microfilmación. Los tamaños que se recomiendan están entre los 10 y 12, utilizados en los procesadores de texto. Se sugiere no utilizar negrilla.
   • elementos esenciales de la comunicacion organizacional
     • Identificación de páginas subsiguientes: El encabezado y el número de página correspondiente son datos que permiten identificar el documento a partir de la segunda página. Se recomienda ubicarlos en la parte superior izquierda, a cero o una interlínea libre de la zona 1, debidamente justificados y para continuar con el texto se dejan una o dos interlíneas libres.
     • Código: Se recomienda escribirlo a 3 cm ó 4 cm del borde superior, dejando de cero a una interlínea libre cuando el papel tiene el logotipo o membrete, según el estilo.
     • Lugar de origen y fecha de elaboración: Se aconseja escribir estos datos a una o dos interlíneas libres del código y en forma completa en orden de: nombre del lugar de origen, día, mes (en minúscula) y año (sin separarlo con punto), según el estilo.
     • Datos del destinatario:A partir del lugar de origen y la fecha de elaboración, se recomienda dejar de dos a tres interlíneas libres, según la extensión de la comunicación. Estos datos pueden ocupar varias líneas, según el tipo de documento.
     • Denominación o título académico: Se recomienda utilizar mayúscula inicial. Para escribir los nombres de las denominaciones o títulos académicos, véase el Anexo A (Informativo).
     • Nombre del destinatario: Se sugiere escribirlo con mayúscula fija; de preferencia se escriben los dos apellidos.
     • Cargo: Se aconseja escribirlo con mayúscula inicial. Los nombres de cargos muy extensos se pueden distribuir en dos líneas para guardar proporción visual con los otros datos.
     • Asunto: Se escribe la palabra asunto, con mayúscula inicial seguida de dos puntos, sin negrilla y sin subrayar. Se recomienda escribirla a dos interlíneas libres, a partir del último dato del destinatario. Constituye la síntesis del tema del documento. Es aconsejable expresarlo en un máximo de cuatro palabras. Se omiten artículos, conjunciones o preposiciones sin que se afecte el sentido. Únicamente en el caso del memorando, se recomienda escribir la palabra asunto en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos.
     • Cuerpo o texto: Es importante redactar el cuerpo del documento en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés.
     • Datos del remitente: El nombre del remitente se debería escribir en mayúscula fija; de preferencia se escriben los dos apellidos. Se recomienda no utilizar negrilla.
     • Líneas especiales: Si se requieren las líneas especiales, se recomienda escribirlas a dos interlíneas libres de los datos del remitente, en la misma fuente y con un tamaño de letra menor al utilizado en el texto. El bloque de anexos y copias se ubica a interlineado sencillo, sin abreviar y alineado. El bloque correspondiente a redactor y transcriptor se deja a una interlínea libre del anterior y también alineado.
     • Anexos: Se detallan en el texto y al final de la comunicación, a dos interlíneas libres del remitente. La palabra anexo, o anexos, según el caso, se escribe con mayúscula inicial, seguida de dos puntos (:). A un espacio se enuncia la cantidad; entre paréntesis se relaciona el número de hojas, folios y el tipo de anexo, escritos en forma continua horizontalmente y separados por coma (,). EJEMPLO 1 Anexo: uno (15 folios). EJEMPLO 2 Anexos: dos (ocho folios y un CD-ROM). EJEMPLO 3 Anexos: tres (10 folios, un cheque y un folleto). EJEMPLO 4 Anexos: ocho (cuatro en 22 folios, un disco compacto, un disquete, una bolsa con afiches y un video didáctico). EJEMPLO 5 Anexos: cuatro (una invitación en un folio, dos actas en 10 folios y un informe en 10 folios).
     • Copia: La palabra copia se escribe con mayúscula inicial, sin abreviar y seguida de dos puntos (:). Se ubica a dos interlíneas libres del cargo del firmante o a interlineado sencillo de anexos, si los hay, contra el margen izquierdo. A un espacio se relacionan los destinatarios alineados así: tratamiento de cortesía o título, cargo y organización. Si se dirige a un funcionario de la misma entidad, se omite el nombre de la organización. Todo ello sin abreviar.
   • Identificación del transcriptor, redactor y otros participantes en la elaboración de las comunicaciones
     • CARTAS: La expedición de cartas u oficios está a cargo de funcionarios o empleados autorizados mediante acto administrativo o en el cumplimiento de sus funciones. Véase Acuerdo 060 del AGN, de octubre de 2001. Se recomienda elaborar las cartas u oficios externos en formato carta, oficio o A4, con logo, membrete y pie de página. Estos elementos deberían estar preferiblemente en todas las hojas. Para las cartas u oficios internos, se recomienda que sólo la primera hoja vaya con el logo, membrete y pie de página, las demás con el logo. Véase Acuerdo 060 del AGN, de octubre de 2001. Cuando existan anexos en una carta u oficio, se recomienda hacer su identificación, descripción o aclaración dentro del texto. Véase el numeral 4.5.8.1.
     • CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN: La carta u oficio tiene como objetivos fundamentales informar y persuadir a su destinatario, para ello se recomienda tener en cuenta: - tratar un solo tema por comunicación; - redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa; - usar tratamiento respetuoso y cortés; - redactar en primera persona del plural y usar el tratamiento de usted en singular o plural; - emplear estilo gramatical natural, sencillo y continuo; - utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organización, y - distribuir el texto de acuerdo con su extensión.
     • UTILIZACIÓN DE LA CARTA:De acuerdo con sus objetivos, la carta u oficio tienen los siguientes usos: - informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer solicitudes; - regular o aclarar una situación; - tramitar, desarrollar o agilizar un asunto; - dar respuesta a una comunicación recibida; - reiterar una información, un requerimiento o solicitud urgente; - solicitar detalles sobre un asunto determinado; - impugnar o corregir una situación; - confirmar eventos ocurridos o pendientes;
     • CLASES DE CARTAS U OFICIOS: Independientemente del estilo y según su contenido, existen varias clases, entre las cuales se destacan: - organizacionales: se producen en el desarrollo de las actividades de la organización; - oficiales: se producen en las oficinas públicas y organizaciones del Estado, y - personales: se producen entre quienes se conocen, en ellas se permite utilizar un lenguaje informal.
   • memorandos
     • Son comunicaciones escritas que se utilizan para trasmitir información, orientaciones y pautas entre las dependencias locales, regionales, nacionales e internacionales y las líneas de coordinación jerárquica de la organización.
       • caracteristicas de redaccion y presentacion
         • Se recomienda tener en cuenta los siguientes aspectos: - utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organización; - redactar en forma clara, breve, directa, sencilla, cortés y en modo impersonal o en primera persona del plural; - distribuir el texto de acuerdo con su extensión, y - tratar preferiblemente un solo tema por memorando.
       • utilizacion
         • informativo, requerimientos, confirmar eventos ocurridos o pendientes, regular o aclarar una situacion
   • circulares
     • Comunicaciones escritas de interés común, con el mismo contenido o texto, dirigida a un grupo específico de personas tanto interna como externamente.
     • CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN: La circular tiene como objetivo fundamental dar a conocer información de carácter general. La circular con carácter interno se utiliza para informar disposiciones, normas, lineamientos y políticas y la circular externa para dar a conocer reglas de negocios, nuevos productos o servicios, entre otros. Se deben tener en cuenta los siguientes aspectos: - tratar un solo tema; - iniciar y finalizar el texto con una frase de cortesía; - redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa; - usar un tratamiento respetuoso y cortés; - emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo; - utilizar los formatos normalizados en el manual de procedimientos de cada organización, y - distribuir el texto de acuerdo con su extensión.
   • actas
     • Las actas expresan lo tratado en una reunión o situación específica. Son documentos que adquieren valor administrativo, legal, jurídico e histórico desde el momento de su creación.