Gestión de la información

Gestión de la información

1. 1.- La correspondencia en la empresa.

   • 1.1.- Correspondencia de entrada.
     • 5 pasos:
       • 1. SELECCIONAR LA CORRESPONDENCIA
       • 2. PASAR A SU APERTURA Y LECTURA
       • 3. PASAREMOS A NUMERARLOS
       • 4. REGISTRAREMOS
   • Se puede definir correspondencia como el conjunto de cartas, telegramas, correos electrónicos y demás documentos, que se despachan o reciben en una empresa u organización.
   • 1.2.- Correspondencia de entrada: distribución.
     • 5. DISTRIBUCIÓN
       • TENDREMOS EN CUENTA
         • 1. LA CORRESPONDENCIIA URGENTE
         • 2. GRAPAREMOS LA CARTA
         • 3. ADJUNTAREMOS
         • 4. COPIA ENTREGA DE TODOS
         • 5. CORREO ELECTRÓNICO RECIBIDO SE IMPRIMIRÁ
   • 1.3.- Correspondencia de entrada: análisis y selección de la documentación.
     • 3 ACCIONES
       • DESTRUIRLA
       • DISTRIBUIRLA AL DEPARTAMENTO O PERSONA INTERESADA
       • ARCHIVARLA
   • 1.4.- Correspondencia de entrada: destrucción.
     • debemos tirar a la papelera todos los documentos que no son necesarios guardar
   • 1.5.- Correspondencia de salida.
     • La correspondencia de salida es aquella que se confecciona en la empresa para enviarla al exterior.
     • GESTIÓN
       • ELABORACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
       • FIRMARDOS POR LA PERSONA RESPONSABLE
       • COMPROBAR TODOS LOS ANEXOS
       • NUMERACIÓN
       • LIBRO DE REGISTRO
       • INTRODUCCIÓN EN EL SOBRE CORRESPONDIENTE
       • REALIZACIÓN EL ENVIO

2. 2.- Procedimientos de seguridad y confidencialidad de la información.

   • 5 CUESTIONES
     • La seguridad absoluta es algo que no existe o que es muy difícil de conseguir
     • Se deben tomar medidas de seguridad tanto para la información que está recogida en formato papel ccomo para la que está en otros formatos, principalmente el informático.
     • El mejor sistema de seguridad que puede existir en una empresa es la prevención y el mantenimiento
     • Hay que sensibilizar a todos los trabajadores de que usen, mantengan y respeten las medidas de seguridad
     • Las medidas de seguridad que se tomen siempre deben respetar y seguir la Ley de protección de datos.
   • 2.1.- Características de la seguridad de la información.
     • LA CONFIDENCIALIDAD
       • LA DISPONIBILIDAD
         • LA INTEGRIDAD
   • 2.2.- Medidas de seguridad de la información
     • Para controlar que el acceso a la información solo sea posible por personas autorizadas
       • Medidas para evitar las amenazas de software malicioso
         • Medidas de seguridad para evitar riesgos derivados de incendios, inundaciones u otros accidentes

3. 3.- Servicio de Correos.

   • El servicio postal es un sistema dedicado a transportar documentos escritos y otros paquetes, el cual es llamado correo o correspondencia
     • Envío de documentos. Envío de paquetería. Servicios financieros. Otros servicios
   • 3.1.- Envío de documentos
     • Envío de cartas y documentos. Envío de telegramas. Envío de Burofax/fax
       • Carta ordinaria
       • Carta certificada
       • Carta certificada con aviso de recibo
       • Carta certificada urgente
       • Postal exprés
       • Carta urgente
   • 3.2.- Envío de paquetería.
     • Paquetería urgente
     • Paquetería Nacional
     • Paquetería Internacional
     • Valijas
   • 3.3.- Servicios financieros.
     • Giros
     • Reembolso
     • Western Union
   • 3.4.- Otros servicios.
     • Prepagados y embalajes
     • Servicio creamailing
     • Apartado postal
     • Reenvío postal
     • Otros

4. 4..- Clasificación de la documentación.

   • Alfabético. Cronológico. Temático. Geográfico. Numérico. Mixto.
   • 4.1.- Ordenación alfabética
     • Se hace de la A a la Z
     • orden del alfabeto español PERO las consonantes dobles “ch” y “ll” se consideran como dos letras aisladas
     • No se tiene en cuenta la conjunción “y”
   • 4.2.- Ordenación cronológica
     • clasificar los documentos por fechas; de recepción, de emisión o de vencimiento.
   • 4.3.- Ordenación temática
     • clasificar los diferentes documentos por temas, es decir, se van ordenando según el tema que traten: ventas, compras, clientes, proveedores, bancos...
   • 4.4.- Ordenación geográfica
     • clasificar los diferentes documentos por zonas o áreas geográficas.
   • 4.5.- Ordenación numérica
     • consiste en ir asignando números correlativos a los distintos documentos

5. 5.- El archivo de documentos.

   • FUNCIONES
     • Clasificar documentos
     • Ordenar documentos
   • OBJETIVOS
     • Almacenaje y Conservación
       • rápida localización
         • Facilitar la consulta de la documentació
   • 5.1.- Tipos de archivos.
     • SEGÚN EL TIPO DE ORGANIZACIÓN
     • SEGÚN EL SISTEMA DE ARCHIVO
     • SEGÚN EL SOPORTE
     • SEGÚN EL GRADO DE USO
   • 5.2.- El proceso de archivo.
     • Gestionar
     • Clasificar
     • Archivar
     • Codificar cada documento
   • 5.3.- Requisitos de un buen archivo
     • Conocer funcionamiento
     • Facil utilización
     • Cumplir con las normas de seguridad
     • Estar actualizado
     • No debe ocupar mucho espacio
   • 5.4.- Consejos para archivar sin dificultad.
     • Archivar sobre la marcha
     • Grapar los documentos
     • Los docs mas recientes iran arriba
     • No hay que sobrecargar
     • Actualizar

6. 6.- Las bases de datos para el tratamiento de la información.

   • Una base de datos es un almacén con gran cantidad de información relacionada y organizada, de tal forma que se pueda encontrar y usar fácilmente.

7. 7.- El correo electrónico

   • 7.1.- Programas de gestión de correo electrónico.
     • Un programa de gestión de correo electrónico es un programa usado, entre otras cosas, para enviar o leer correos electrónicos, también se le llama cliente de correo electrónico.
   • 7.2.- Configuración de una cuenta de correo a través del uso de una aplicación de gestión de correo electrónico.
     • Una vez hayamos decidido usar un programa de gestión de correo electrónico, lo primero que debemos hacer es configurar nuestra cuenta de correo electrónico que vamos a usar en él.