Zusammenfassung der Ressource
Gestión de la información
- 1.- La correspondencia en la empresa.
- 1.1.- Correspondencia de entrada.
- 5 pasos:
- 1. SELECCIONAR LA CORRESPONDENCIA
- 2. PASAR A SU APERTURA Y LECTURA
- 3. PASAREMOS A NUMERARLOS
- 4. REGISTRAREMOS
- Se puede definir correspondencia
como el conjunto de cartas,
telegramas, correos electrónicos y
demás documentos, que se
despachan o reciben en una
empresa u organización.
- 1.2.- Correspondencia
de entrada:
distribución.
- 5. DISTRIBUCIÓN
- TENDREMOS EN CUENTA
- 1. LA CORRESPONDENCIIA URGENTE
- 2. GRAPAREMOS LA CARTA
- 3. ADJUNTAREMOS
- 4. COPIA ENTREGA DE TODOS
- 5. CORREO ELECTRÓNICO
RECIBIDO SE IMPRIMIRÁ
- 1.3.- Correspondencia de
entrada: análisis y
selección de la
documentación.
- 3 ACCIONES
- DESTRUIRLA
- DISTRIBUIRLA AL DEPARTAMENTO O
PERSONA INTERESADA
- ARCHIVARLA
- 1.4.- Correspondencia de
entrada: destrucción.
- debemos tirar a la papelera todos los documentos
que no son necesarios guardar
- 1.5.- Correspondencia de salida.
- La correspondencia de salida es
aquella que se confecciona en la
empresa para enviarla al exterior.
- GESTIÓN
- ELABORACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
- FIRMARDOS POR LA PERSONA RESPONSABLE
- COMPROBAR TODOS LOS ANEXOS
- NUMERACIÓN
- LIBRO DE REGISTRO
- INTRODUCCIÓN EN EL SOBRE CORRESPONDIENTE
- REALIZACIÓN EL ENVIO
- 2.- Procedimientos de seguridad y
confidencialidad de la información.
- 5 CUESTIONES
- La seguridad absoluta es algo que no
existe o que es muy difícil de conseguir
- Se deben tomar medidas de seguridad tanto para la
información que está recogida en formato papel
ccomo para la que está en otros formatos,
principalmente el informático.
- El mejor sistema de seguridad que puede existir en una
empresa es la prevención y el mantenimiento
- Hay que sensibilizar a todos los trabajadores de que usen,
mantengan y respeten las medidas de seguridad
- Las medidas de seguridad que se tomen siempre deben
respetar y seguir la Ley de protección de datos.
- 2.1.- Características de la seguridad de la
información.
- LA CONFIDENCIALIDAD
- LA DISPONIBILIDAD
- LA INTEGRIDAD
- 2.2.- Medidas de seguridad de la información
- Para controlar que el acceso a la
información solo sea posible por personas
autorizadas
- Medidas para evitar las amenazas de software
malicioso
- Medidas de seguridad para evitar riesgos
derivados de incendios, inundaciones u
otros accidentes
- 3.- Servicio de Correos.
- El servicio postal es un sistema
dedicado a transportar documentos
escritos y otros paquetes, el cual es
llamado correo o correspondencia
- Envío de documentos. Envío de
paquetería. Servicios financieros.
Otros servicios
- 3.1.- Envío de documentos
- Envío de cartas y documentos. Envío de
telegramas. Envío de Burofax/fax
- Carta ordinaria
- Carta certificada
- Carta certificada con aviso de recibo
- Carta certificada urgente
- Postal exprés
- Carta urgente
- 3.2.- Envío de paquetería.
- Paquetería urgente
- Paquetería Nacional
- Paquetería Internacional
- Valijas
- 3.3.- Servicios financieros.
- Giros
- Reembolso
- Western Union
- 3.4.- Otros servicios.
- Prepagados y embalajes
- Servicio creamailing
- Apartado postal
- Reenvío postal
- Otros
- 4..- Clasificación de la documentación.
- Alfabético.
Cronológico.
Temático.
Geográfico.
Numérico.
Mixto.
- 4.1.- Ordenación alfabética
- Se hace de la A a la Z
- orden del alfabeto español PERO
las consonantes dobles “ch” y “ll” se
consideran como dos letras aisladas
- No se tiene en cuenta la conjunción “y”
- 4.2.- Ordenación cronológica
- clasificar los documentos por fechas; de
recepción, de emisión o de vencimiento.
- 4.3.- Ordenación temática
- clasificar los diferentes documentos por temas, es decir,
se van ordenando según el tema que traten: ventas,
compras, clientes, proveedores, bancos...
- 4.4.- Ordenación geográfica
- clasificar los diferentes documentos
por zonas o áreas geográficas.
- 4.5.- Ordenación numérica
- consiste en ir asignando números correlativos a
los distintos documentos
- 5.- El archivo de documentos.
- FUNCIONES
- Clasificar documentos
- Ordenar documentos
- OBJETIVOS
- Almacenaje y Conservación
- rápida localización
- Facilitar la consulta de la
documentació
- 5.1.- Tipos de archivos.
- SEGÚN EL TIPO DE ORGANIZACIÓN
- SEGÚN EL SISTEMA DE ARCHIVO
- SEGÚN EL SOPORTE
- SEGÚN EL GRADO DE USO
- 5.2.- El proceso de archivo.
- Gestionar
- Clasificar
- Archivar
- Codificar cada documento
- 5.3.- Requisitos de un buen archivo
- Conocer funcionamiento
- Facil utilización
- Cumplir con las normas de seguridad
- Estar actualizado
- No debe ocupar mucho espacio
- 5.4.- Consejos para archivar sin dificultad.
- Archivar sobre la marcha
- Grapar los documentos
- Los docs mas recientes iran arriba
- No hay que sobrecargar
- Actualizar
- 6.- Las bases de datos para el tratamiento de
la información.
- Una base de datos es un almacén con gran cantidad de información relacionada y organizada, de tal
forma que se pueda encontrar y usar fácilmente.
- 7.- El correo electrónico
- 7.1.- Programas de gestión de correo electrónico.
- Un programa de gestión de correo electrónico es un
programa usado, entre otras cosas, para enviar o leer
correos electrónicos, también se le llama cliente de
correo electrónico.
- 7.2.- Configuración de una cuenta de correo a través del uso
de una aplicación de gestión de correo electrónico.
- Una vez hayamos decidido usar un programa de gestión de correo electrónico, lo primero que debemos hacer
es configurar nuestra cuenta de correo electrónico que vamos a usar en él.