T.R.D

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1. La gestión documental es el conjunto de actividades administrativas y técnicas las cuales son tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su uso y conservación. Su uso está determinado no solamente para los documentos físicos, sino que también, están habilitados para tratar archivos electrónicos.

   • SERIES DOCUMENTALES
     • Es el conjunto de unidades documentales, de estructura y contenido homogéneos, los cuales son producidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones.
       • Podrán ser:
         • ACTAS
         • CONTRATOS
         • PROYECTOS
   • Se aplica desde los documentos producidos en las distintas oficinas de la empresa y rige a partir de la estructura organizacional vigente.
   • Las entidades Estatales (Archivo General de la Nación de Colombia), se determinó de forma facultativa y específica, la ejecución de un formato de presentación al igual que un procedimiento para poder elaborarlo.
   • Las Entidades Privadas, podrá acogerse al formato determinado para las entidades públicas o podrán crear su propio formato.
   • SUB-SERIES DOCUMENTALES
     • Es el conjunto de unidades de datos que forman parte de una serie mayor, por lo cual se jerarquiza e identifica de forma independiente y autónoma del con junto general (Series), en aras de formar parte de los denominados tipos documentales.
       • Podrán ser:
         • • Actas de Junta Directiva • Actas de Comisión de Personal • Actas de Comité de Archivo
         • • Contratos de Arrendamiento • Contratos de Consultoría • Contratos de Compraventa • Contratos de Prestación de Servicios
         • • Proyecto de Saneamiento Básico • Proyecto de Intercambio Cultural • Proyectos de Desarrollo Municipal
   • EJEMPLO DE T.D.R.

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