GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA GTC 185

GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA GTC 185

1. Propósito

   • Brindar herramientas que faciliten la gestión documental en las organizaciones
     • Con el fin de
       • Simplificar y organizar la presentación y el manejo de las comunicaciones impresas y electrónicas
       • Contribuir con la disminución del tiempo y los costos, con buena calidad

2. Dirigida a

   • Empresarios, directivos, instructores, asistentes administrativos, secretarios y todas aquellas personas involucradas en la generación de documentos

3. Presenta

   • Recomendaciones para elaborar los diferentes tipos de documentos generados en las organizaciones
     • Tiene en cuenta
       • Los aspectos generales de las comunicaciones
         • Tales como
           • ZONAS
           • MÁRGENES
           • ESTILOS
           • FUENTE
           • Elementos esenciales de la comunicación organizacional
             • Identificación de páginas subsiguientes
             • Código
             • Lugar de origen y fecha de elaboración
             • Datos del destinatario
             • Denominación o título académico
             • Nombre del destinatario
             • Cargo
             • Asunto
             • Cuerpo o texto
             • Datos del remitente
             • Líneas especiales
             • Anexos
             • Copia
             • Identificación del transcriptor, redactor y otros participantes en la elaboración de las comunicaciones
             • Número de copias
             • Soportes
             • Recomendaciones
     • Por ejemplo
       • Certificados
         • Documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne
           • Como
             • Calificaciones académicas
             • Registro de nacimiento, bautizo o de defunsión
             • Becas, donaciones, exenciones, créditos, paz y salvos,resultados médicos, documentos de indentidad, etc
       • Constancias
         • La constancia es un documento de carácter probatorio, que no requiere solemnidad
           • Se clasifican en
             • Tiempo de servicio
             • Experiencia
             • Salarios u Honorarios
             • Clases de trabajo
             • Jornada laboral
             • Cumplimiento de comisiones
             • Comportamiento del trabajador
           • La constancia y la certificación tienen como objetivo fundamental dar a conocer información de carácter personal.
             • Aspectos
               • Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa
               • Usar un tratamiento impersonal, respetuoso y corté
               • Emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo
               • Utilizar los formatos establecidos en cada organización
               • Distribuir el texto de acuerdo con su extensión
               • Suministrar la información en forma personalizada
               • Expedir siempre en original
             • Partes
               • Código
               • Lugar de origen y fecha de elaboración
               • Cargo
               • Identificación del documento
               • Texto
               • Remitente y firmas responsables