Manual Básico de manejo de Access (Microsoft).

Manual Básico de manejo de Access (Microsoft).

1. Introducción

   • ¿Qué es una base de datos?
     • Un gestor de base de datos es un programa que permite introducir y almacenar datos, ordenarlos y manipularlos. Organizarlos de manera significativa para que se pueda obtener información no visible como totales, tendencias o relaciones de otro tipo.
       • Recuperar datos y trabajar con ellos
       • Almacenar datos
       • Introducir datos
   • Tabla: registro y campo
     • Un programa de base de datos almacena la información que introducimos en forma de tablas
     • En esta agenda nos interesa tener almacenados de modo ordenado los datos de una serie de personas. Para que aparezcan de modo claro se organizaron en tres variables: Nombre , Dirección y Teléfono , haciendo que aparezca cada uno en una columna diferente. Así es mucho más sencillo encontrar la dirección de una persona buscando a partir de su nombre.
     • Registro: es el concepto básico en el almacenamiento de datos. El registro agrupa la información asociada a un elemento de un conjunto y está compuesto por campos.
     • Tabla : conjunto de registros homogéneos con la misma estructura.
   • Tipos de campos
     • En la agenda telefónica podemos ver que hay unos campos más importantes que otros: así el Nombre es fundamental para que el registro tenga sentido. Es raro que apareciera una dirección en la agenda sin ir acompañado de un nombre. Por este motivo se suelen denominar campos fundamentales a aquellos que definen al registro, y campos secundarios a los que lo complementan.
   • Tipos de bases de datos
     • Relacional
       • Permiten establecer interconexiones (relaciones) entre los datos (que están guardados en tablas), y a través de dichas conexiones relacionar los datos de ambas tablas, de ahí proviene su nombre:"Modelo Relacional".
     • Planas
       • Consisten en ficheros de texto divididos en filas y columnas (se utiliza una sola tabla). Estas bases de datos son las más primitivas y quizás ni tan siquiera merezcan considerarse como tales. Pueden ser útiles para aplicaciones muy simples, pero no para aplicaciones medianas o complejas, debido a sus grandes limitaciones.
   • Algunas consideraciones sobre diseño de bases de datos
     • Es importante conocer exactamente para qué se quiere usar la base de datos, qué datos son los que interesan de los que existen en la realidad y qué información se necesitará extraer.
     • Una vez que esto esté claro, se definen las Tablas que compondrán la base de datos. Dentro de cada tabla, se piensa qué campos serán necesarios. Conviene detenerse y definir correctamente la estructura de la base de datos, ya que un mal diseño hará que el sistema sea lento y los resultados no sean los esperados.
   • Búsquedas
     • Qualquier programa de base de datos realiza búsquedas muy rápidas por cualquiera de los campos de la base, indistintamente del modo en que estén ordenados. Permiten hacer búsquedas con varios criterios distintos ( de este autor y con fecha de publicación posterior a esta ), búsquedas combinadas ( de tal autor o de tal otro ), contrarias ( que no sean de este autor ), etc. Deshacer la búsqueda es igual de rápido.
   • Formularios e informes
     • Informes
       • Los informes son presentaciones de los datos preparadas para imprimir. Los gestores de base de datos tienen la capacidad de ir intercalando los datos de la base sobre textos con cualquier formato de tal forma que generan de modo automático cartas, etiquetas postales, listados.
     • Formularios
       • Los formularios permiten dar una apariencia más agradable a la presentación de los datos que hace que el trabajo con ellos sea más cómodo, permitiendo insertar datos, modificarlos, o eliminar algún registro.

2. Las Tablas

   • ¿Cómo crear una tabla?
     • Crear en Vista Diseño : permite crear los campos manualmente y configurar el diseño de la tabla.
     • Crear desde Asistente para tablas : el asistente pide las características de los campos y de la tabla y la genera automáticamente.
     • Crear ingresando datos: crea una nueva tabla con formato de tabla. En la primera fila de la tabla aparecen los ampos: Campo 1, Campo 2… sobre los cuales se escriben los nombres de los campos.
   • Las Vistas de la tabla
     • Vista Diseño
       • Desde esta vista se diseñan los campos pero no se pueden introducir datos. Si se desea introducir datos, se pulsa el botón se abrirá la vista Hoja de datos. El aspecto es parecido a una hoja de cálculo en la cual los encabezados de las columnas son los nombres de los campos y cada fila es un registro.
     • Vista Hoja de datos
       • Desde esta vista no se pueden modificar el tipo de datos que contienen los campos o su descripción. Para realizar cambios de este tipo se tiene que pasar a introducir los datos pulsando el botón Vista.
   • La clave principal
     • La clave principal suele ser uno o varios de los campos de la tabla. El contenido de este campo identifica cada registro del campo de manera única. De modo que no se podrán introducir dos registros iguales o almacenar valores nulos (vacios) en los campos de la clave principal. Para la tabla alumnos se tiene que pensar que campo no se repite. Podría ser el campo nombre, pero el nombre no es algo único. Los campos nombre y apellidos juntos también se podrían repetir en algún caso. De modo que lo más indicado es crear un código único para cada alumno, o utilizar el numero de documento como dato unico que identifica al registro (DNI). Es decir los datos de un alumno no aparecerán repartidos en tres veces, sino en una sola vez, de forma que cuando se quiera consultar el estado de un alumno se tendrá la seguridad de que ahí están todos sus datos. Se puede realizar esta operación desde el Menú Edición|Establecer Clave Principal. No se tiene que definir obligatoriamente una clave principal
     • Tipos de clave principal
       • En Microsoft Access existen tres tipos de clave principal: Autonumérico, Campo simple y Campos múltiples. En nuestro caso particular nos quedaremos con el establecimiento manual de la Clave principal en base a asignarle al campo DNI dicha característica, como se detalla en el 2do punto.