GERENCIA DE PROYECTOS

GERENCIA DE PROYECTOS

1. Aplicación de conocimientos, habilidades herramientas y técnicas para organizar y administrar adecuadamente un proyecto.

   • Para logra los objetivos propuestos es necesario
     • Planificar
     • Supervisar
     • Controlar
     • Informar
     • Deben estar alineados con
       • Estrategia operacional
       • Estrategia corporativa
   • Factores ambientales que influyen en un proyecto
     • Externos
       • Normatividad regulatoria
       • Condiciones del mercado
       • Bases de datos comerciales
       • Situación social y política del país
     • Internos
       • Estructura y cultura organizacional
       • Infraestructura de la empresa
       • Políticas empresariales
       • Parámetros de comunicación
       • Sistemas de información para la dirección de proyectos
       • Recursos humanos existentes
   • PROCESO
     • Conjunto de actividades a realizar para la optención de un producto
       • ENTRADAS
         • Documentos o productos documentados sobre los que se efectuaran acciones
       • HERRAMIENTAS O TÉCNICAS
         • Mecanismos aplicados a las entradas que al transformarlos se obtienen las salidas
       • SALIDAS
         • Documentos o procesos documentados que se obtienen de la transformación de las entradas por las herramientas o técnicas
     • SUS GRUPOS
       • iniciación
         • Alcance inicial y disposición de recursos financieros iniciales
         • Se identifican riesgos de alto nivel, fecha de inicio y finalización con el respectivo cronograma inicial
         • Presupuesto global, métricas de calidad
         • Identificación de partes interesadas o stakeholders internos o externos
         • Intervención del patrocinador, el cliente y el gerente del proyecto
       • Planificación
         • Proceso requerido para establecer, definir y alinear las tareas orientadas
           • Cumplimiento de objetivos
             • Definiendo el plan para la dirección del proyecto, trazando la mejor estrategia
         • Puede ser gradual, basada en el avance del proyecto e involucra todas las áreas de gestión
       • Ejecución
         • Involucra procesos requeridos para completar el trabajo, integrando las actividades con la gestión de las personas
         • Se puede actualizar las líneas base de alcance del tiempo y costo de acuerdo a las necesidades y progreso en la ejecución del proyecto.
       • Seguimiento y Control
         • Rastrea las desviaciones de lo planificado
           • Midiendo el desempeño del proyecto y controlando los cambios y ajustes requeridos
             • A fin de implementar las acciones correctivas y preventivas o correctivas requeridas
       • Cierre
         • Finalización de actividades

2. Ventajas de la gestión de proyectos

   • Disminución del riesgo de fracaso del proyecto
   • Aprovechamiento de los recursos financieros
   • Explosión del conocimiento
   • Reorganización operacional que busca reducción de la planta de personal
   • Mayor enfoque y participación del cliente
   • Pequeños proyectos que presentan grandes problemas

3. Problemas derivados del uso de sistemas de gestión fragmentada de proyectos

   • No hay alineación con las estrategias organizacionales
   • La priorización de los proyectos se basa únicamente en el monto destinado para el proyecto y no hacia los resultados de la compañía
   • No son integrados a un programa o portafolio de la empresa aprovechando los recursos compatibles
   • La cultura organizacional está desalineada de la estructura y objetivos planteados generando descontrol en los proyectos

4. FUNDAMENTOS

   • Los proyectos tienen unas condiciones especiales ya sea en
     • Formulación
     • Planificación
     • Ejecución
     • Surgen de
       • La necesidad de solucionar un problema, satisfacer una necesidad o aprovechar una oportunidad
     • SON
       • Un esfuerzo temporal, que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único
         • Temporal
           • Cada proyecto tiene un comienzo y un final definidos.
         • Único
           • con proyecto crea productos entregables únicos (la presencia de elementos repetitivos no cambia la condición fundamental del trabajo de un proyecto).
       • Esfuerzo complejo, no rutinario, limitado por el tiempo, el presupuesto, los recursos y las especificaciones de desempeño (alcance), diseñado para satisfacer la necesidad del cliente (Grey & Larson, 2009).
         • Tiene un objetivo establecido
         • Ciclo de vida definido con un principio y un fin
         • Participación de profesionales de varios departamentos
         • Implica hacer algo que no se ha hecho antes
         • Requerimientos específicos de tiempo, costo y desempeño
       • Un proceso único que consta de un conjunto de actividades coordinadas y controladas, con fechas de comienzo y terminación, que se emprende para alcanzar un objetivo con requisitos específicos, dentro de un marco de tiempo, costo y recursos limitados. (NTC-ISO 10006. 2003)
         • Único
         • Temporal
         • Tiempo, costo y recursos limitados

5. TRIPLE RESTRICCION

   • GERENCIA DE PROYECTOS
   • • NIVELES DE IMPORTANCIA DEPENDE DE
       • los elementos de la triple restricción que puedan tener un cambio relativo y de qué tipo de gestión debe llevarse a cabo con cada una de las restricciones.
         • Fuentes o causas de compensación
           • Costo representado con el presupuesto
           • Tiempo representado con el cronograma
           • Alcance representado con el desempeño
         • Gestión de las prioridades en las compensaciones
           • Limitar
             • un parámetro original está fijo
           • Ampliar
             • optimizar parámetros
           • Aceptar
             • reducir o no cumplir un parámetro requerido
   • FACTORES CRITICOS DE ÉXITO O FRACASO
     • al modificarse algunos de estos, dependiendo del impacto o afectación que pueda tener, se mide el éxito o fracaso del mismo
       • Metas realistas
       • el estudio previo se haya hecho con profundidad, teniendo cuidado especial en el perfil del equipo de proyecto.

6. ESTRUCUTRA Y CULTORGANIZACIONAL

   • Organización Funcional Clásica
     • Encargadas de la coordinación y disponen de personal
   • Organización Orientada a Proyectos
     • Cuando la organización tiene un enfoque de ejecución constante
   • Organización con estructura matricial
     • Débil
     • Equilibrada
     • Combinada
     • Fuerte
   • Zonas geográficas
   • Departamentos
   • Cultura basada en
     • Misión
     • Visión
     • Objetivos
     • Estrategia Operacional
     • Formadas por personas
     • No olvidar lo que se quiere de c/u, además de reconocer cuales son sus formas o teorías de motivación y políticas de incentivos

7. Gerente de Proyecto

   • Capacidad para toma de decisiones, respecto a las actividades, liderazgo en el equipo del proyecto , alineación de las desviaciones de la triple restricción en el seguimiento y control realizado
     • Competencias
       • Conocimiento adquirido en metodologías de gestión de proyectos
       • Desempeño sobre la aplicación del conocimiento para lograr los objetivos y metas
       • Personales, reflejadas en el liderazgo, personalidad y actitud sobre diferentes situaciones que se puedan presentar
     • Habilidades personales y de gerencia
       • Liderazgo
       • Desarrollo de espíritu de trabajo en equipo
       • Motivación
       • Gestión de grupo de partes interesadas
       • Capacidad de negociación
       • Influencia que pueda tener sobre el equipo de proyecto, interesados y organización
       • Toma de decisiones contado con el equipo de proyecto
       • Conocimiento político, cultural y de normatividad
       • Solución de conflictos
       • Planeación estratégica
       • Conocimiento y manejo de TIC
       • Conocimiento del entorno cultural y social
       • Comunicación asertiva

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