INSTRUMENTOS DE RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN APLICABLES EN UNA AUDITORÍA DE SISTEMAS COMPUTACIONALES

INSTRUMENTOS DE RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN APLICABLES EN UNA AUDITORÍA DE SISTEMAS COMPUTACIONALES

1. Entrevista

   • El auditor interroga, investiga y confirma directamente con el entrevistado sobre los temas a auditar.
   • Ciclo de la entrevista de auditoria
     • se hace necesario estructurar y seguir un procedimiento bien estructurado. presupuesto .
     • Inicio
       • Inicio de la entrevista, como quien dice "para romper el hielo" explicando brevemente sobre el tema.
     • Apertura
       • Inicio formal del interrogatorio buscando despertar el interés del entrevistado.
     • Clima o climax
       • Habilidad o experiencia del auditor para obtener la información medular para la investigacióm.
     • Cierre
       • Parte final de la entrevista, en este momento el entrevistado tiene la libertad de agregar lo que quiera respecto al tema.
   • Tipos de entrevista para una auditoria
     • Dos tipos, las que se hacen de manera libre y espontánea y las destinadas a la participación del entrevistado.
     • Libre
       • Esta sigue un guion básico para obtener la información, aqui la información del entrevistado es libre y sin ninguna atadura.
     • Dirigida
       • dirige la las opiniones del entrevistado, forzando sus respuestas dentro de un guion previamente establecido.
     • De exploracón
       • Aquí se da elprimer contacto con los auditados, generalmente de caracter libre, útiles para buscar un punto de partida para la evaluación.
     • De comprobacón
       • Se realizan para comprobar la veracidad de la información recopilada durante la evaluación.
     • De información
       • Es necesario comentar las observaciones con los auditados, el auditor puede o debe comentar todas las desviaciones que reporte en su informe.
     • Informales
       • Entrevista sin presión que le ayuda al auditor a conocer algún tipo de problemática .
   • Tipo de preguntas para entrevistas
     • Se hacen de acuerdo a las necesidades y características de cada entrevista.
     • Abiertas
       • El entrevistado tiene la libertad absoluta para expresar su opinión sin ningún límite. 
     • Cerradas
       • preguntas concretas con el propósito  de centrar las respuestas del entrevistado hacia el objeto de la entrevista.
     • De sondeo
       • su onjetivos es el determinar el grado de cooperación y participación del auditado.
     • De cierre
       • Se hacen para terminar el interrogatorio para obtener información adicional de último momento.
     • Mixtas
       • Una combinación de dos o más tipos de preguntas para hacer mas eficiente de la recopilación de la información.
   • Formas de realizar una entrevista para una auditoria de sistemas
     • Permite obtener la llamada información de primera mano.
     • Tipo embudo
       • Inicia con preguntas abiertas y conforme avanza la entrevista se van realizando con  preguntas cerradas. hacia el tema que interese.
     • Tipo pirámide
       • esta se da de forma inversa a la entrevista tipo embudo.
     • Tipo diamante
       • Inicia con un tipo de preguntas cerradas enfocadas hacia un tópico que le interesa, luego avanza a preguntas mas abiertas, y luego regresa a preguntas cerradas.
     • Tipo reloj de arena
       • El auditor inicia con preguntas abiertas, con forme avanza la entrevista se enfoca en preguntas cerradas de su interes  y al finalizar regresa con preguntas abiertas.
   • Formas de recopilar la información en las entrevistas de auditoría.
     • Grabadas
       • La recopilación de la información es grabada por cualquier medio grabadora o video grabadora para dejar registrado todos los detalles de la entrevista.
     • Tomar notas
       • El auditor toma notas personalmente de lo que dice el auditado.
     • Captar lo esencial sin notas
       • A diferencia de la forma tomar notas, ésta se se hace no en forma directa ni tan evidente.
     • Otras formas de entrevistas
       • estas se aplican de acuerdo a las necesidades del auditor.
       • De segunda mano
         • se realizan a personas que no esten involucradas directamente al tema auditado.
       • Ocultas
         • se refiere a la entrevista al auditado por otra persona sin que éste lo sepa.
       • Disfrazadas
         • Aparentando una plática informal  sobre cualquier aspecto que no tiene nada que ver  en relación al trabajo.

2. Cuestionario

   • El entrevistado, de acuerdo a su criterio responde a preguntas impresas.
   • Preguntas abiertas
     • El entrevistado puede responder sin ningun tipo de limitación.
   • Preguntas cerradas
     • solo tienen dos posibles respuestas, por ejemplo SI  NO.
   • Preguntas tricotómicas
     •  (Tienen tres opciones de respuesta, ejemplo:  SI ( ) NO ( ) SIN RESPUESTA ( )
   • Preguntas de opción multiple
     • Conocidas también como peine o items presentando varias respuestas  y se debe elegir solo una.
   • Preguntas de opccion de rangos o grupos
     • Aquí las respuestas se encuentran divididas en varios rango y se debe elegir una.
   • Preguntas de grados opuestos
     • O gradación de Likert, las preguntas se realizan para recopilar opiniones.
   • Preguntas testigo
     • Se realizan para comprobar la veracidad de las respuestas a otras preguntas.
   • Ventajas y desventajas de los cuestionarios
     • Ventajas
       • Facilitan la recopilación de la información rápida tabulación e interpretación de los datos Evita dispersión de la información Rápidos de aplicar fácil capturar, concentrar y obtener  información útil Hacen impersonal la aprtación de respuestas
     • Desventajas
       • Falta de profundidad en las respuestas Es necesaria una buena elección del universo Puede obtener datos equivocados si las preguntas  son deficientes la interpretación y el análisis pueden ser muy simples Limitan la participación de auditado Hacen impersonal la participación del auditado Demuestran la falta de experiencia del auditor
   • Método para diseñar y aplicar los cuestionarios
     • Determinar el objetivo
       • Lo primero que se debe haces es determinar los objetivos que se pretende alcanzar con el cuestionario.
     • Elaborar un borrrador
       • El auditor debe elaborar un borrador mecanografiado del cuestionario para asi poder definir la estructura del mismo.
     • Aplicar una prueba piloto
       • ´Después del borrador, sigue probarlo para esto puede hacer la recopilación inicial a manera de experimento.
     • laborar el cuestionario final
       • Los resultados de la prueba piloto ya perfeccionados los detalles sirven para elaborar el cuestionario final.
     • Determinar universo y muestra
       • La validez estadística de la recopilación de datos ya que de ésta dependerá su correcta elección.
     • Aplicar cuestionario
       • A la muestra o personal seleccionado.
     • Interpretar resultados
       • Posiblemente el más importante y consiste en analizar los datos  concentrados en los cuadros estadísticos y gráficas para evaluar el comportamiento.
     • Elaborar las observaciones
       • ésto se realiza despues que el auditor  a interpretado toda la información recopilada.
     • Tabular la información del cuestionario y elaborar graficas y cuadros

3. Encuesta

   • Recopilación de datos concretos sobre un tema específico, mediante preguntas específicas.
   • Clasificación de la encuesta por la forma de obtener la información
     • Se pueden realizar de tres formas distintas.
     • Escritas
       • según las necesidades de evaluación, pueden ser anónimas o con datos de identificación , eso si de su puño y letra (escritas).
     • Verbales
       • preguntas directamente al encuestado y las respuestas se dan en forma verbal registrándolas en forma escrita o guardadas por algun medio magnético..
     • Mixtas
       • Conbinación de las escritas y las verbales aplicadas de acuerdo a la necesidad.
   • Clasificación de la encuesta por la forma de realizarla
     • obedece a las diferentes formas de obtener las opiniones y comentarios de los auditados.
     • Dirigidas
       • Aquí el auditor induce al encuestado para que centre sus opiniones y comentarios hacia temas concretos sobre la evaluación.
   • Clasificación de la encuesta por las formas de las preguntas
     • Por lo general se realizan de forma abierta o cerrada con temas de interés para el auditor. buscando respuestas en solo dos sentidos, conviene aplicár lo señalado en el capítulo de las preguntas cerradas.
     • Preguntas dicotómicas
       • Solo tienen dos posibles respuestas , por lo general opuestas entre sí
     • Preguntas tricotómicas
       • Preguntas con tres opciones de respuestas.
     • Preguntas de opción múltiple
       • conocidas como peine o ítems, tienen varias respuestas de las que se puede elegir únicamente una. 
     • Preguntas de opción de rangos o grupos
       • Las respuestas se encuentran comprendidas en ciertos rangos o grupos que van desde un mínimo hasta un máximo extremo y solo una respuesta.
     • Gradación de Likert
       • Las respuestas se emplean para recopilar las opiniones.
     • Preguntas testigo
       • o variables de control, se hacen para comprobar la veracidad de las respuestas, con éstas se verifica también la honradez del encuestado.
     • Encuesta no dirigida
       • El auditor deja que el auditado exprese libremente sus opiniones y comentarios , sin interferir en éstos.
   • Clasificación de las encuestas por el universo que abarcan
     • Se clasifican según el método que siguen para la recopilación de las opiniones  de una persona, grupo o área en especial.
     • Encuestas individuales
       • Se hacen de manera individual a cada uno de los encuestados.
     • Encuestas de grupos
       • aplicada a un grupo de auditados concentrando estadísticamente la información obtenida.
   • Clasificación de la encuesta por la forma de manejar la información
     • Encuestas unidas
       • Preguntas hechas especialmente para ligar las posibles respuestas, opiniones y comentarios de los encuestados.y así obtener una secuencia lógica y confiable.
     • Encuestas transversales
       • Preguntas que se cruzan entre sí para obtener cierto grado de veracidad en las respuestas de los encuestados.
     • Encuestas de candado
       • preguntas con el mismo contexto pero planteadas de diferentes formas y partes de la enceusta.
   • Clasificación de la encuesta por la forma de participación de los encuestados.
     • Ésta se concentra sobre un objetivo específico, de acuerdo con el analizar que quiera el auditor..
     • Encuestas de panles
       • permiten obtener la opinión de un grupo de auditados, seleccionados por alguna carácteristica.
     • Encuestas de análisis
       • Realizadas para obtener las opiniones de los auditados  y de los supuestos expertos en algun tema especializado de sistemas.
     • Encuestas de libre albedrio
       • Aquí la opinión del encuestado se analiza sin ningún plan ni método concreto.
     • Encuestas de confirmación
       • Aquí el auditor confirma, valida o rechaza información obtenida sobre algún tema en especial.
     • Encuestas de investigación
       • el auditor obtiene información del tema sobre algún aspecto que desconozca del área a evaluar, con la colaboración libre o forzada, del encuestado.

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