F. O PADRÃO OFÍCIO

F. O PADRÃO OFÍCIO

1. Havia três tipos de expedientes que se diferenciavam antes pela finalidade do que pela forma:

   • o ofício
     • era expedido exclusivamente por Ministros de Estado, para autoridades de mesma hierarquia;
   • o aviso
     • era expedido para e pelas demais autoridades
   • o memorando.
     • era expedido entre unidades administrativas de um mesmo órgão.
   • Com o objetivo de uniformizá-los, deve-se adotar nomenclatura e diagramação únicas, que sigam o que chamamos de padrão ofício.

2. Nesta nova edição ficou abolida aquela distinção entre aviso, ofício e memorando e passou-se a utilizar o termo ofício nas três hipóteses

3. O padrão ofício, como veremos, é um conjunto de regras para formatação de um texto. Essa formatação padronizada ajuda na manutenção da formalidade, que também depende do correto tratamento dado ao destinatário.

4. ESTRUTURA DO PADRÃO OFÍCIO

   • Partes do documento no padrão ofício
     • Cabeçalho
       • O cabeçalho é utilizado apenas na primeira página do documento, centralizado na área determinada pela formatação.No cabeçalho deverão constar os seguintes elementos:
         • a) brasão de Armas da República:
           • no topo da página. Não há necessidade de ser aplicado em cores. O uso de marca da instituição deve ser evitado na correspondência oficial para não se sobrepor ao Brasão de Armas da República.
         • b) nome do órgão principal;
         • c) nomes dos órgãos secundários, quando necessários, da maior para a menor hierarquia, separados por barra (/);
         • d) espaçamento: entrelinhas simples (1,0).
       • OBS: Os dados do órgão, tais como endereço, telefone, endereço de correspondência eletrônica, sítio eletrônico oficial da instituição, podem ser informados no rodapé do documento.
     • Identificação do expediente
       • Os documentos oficiais devem ser identificados da seguinte maneira:
         • a) nome do documento: tipo de expediente por extenso, com todas as letras maiúsculas;
         • b) indicação de numeração: abreviatura da palavra “número”, padronizada como No;
         • c) informações do documento: número, ano (com quatro dígitos) e siglas usuais do setor que expede o documento, da menor para a maior hierarquia, separados por barra (/); e
         • d) alinhamento: à margem esquerda da página.
         • Exemplo: OFÍCIO No 652/2018/SAA/SE/MT
     • Local e data do documento
       • Na grafia de datas em um documento, o conteúdo deve constar da seguinte forma:
         • a) composição:
           • local e data do documento;
         • b) informação de local:
           • nome da cidade onde foi expedido o documento, seguido de vírgula. Não se deve utilizar a sigla da unidade da federação depois do nome da cidade;
         • c) dia do mês:
           • em numeração ordinal se for o primeiro dia do mês e em numeração cardinal para os demais dias do mês. Não se deve utilizar zero à esquerda do número que indica o dia do mês;
         • d) nome do mês:
           • deve ser escrito com inicial minúscula;
         • e) pontuação:
           • coloca-se ponto-final depois da data; e
         • f) alinhamento
           • o texto da data deve ser alinhado à margem direita da página
         • Exemplo: Brasília, 2 de fevereiro de 2018.
     • Endereçamento
       • O endereçamento é a parte do documento que informa quem receberá o expediente. Nele deverão constar os seguintes elementos:
         • a) vocativo
           • na forma de tratamento adequada para quem receberá o expediente;
         • b) nome:
           • nome do destinatário do expediente;
         • c) cargo:
           • cargo do destinatário do expediente;
         • d) endereço
           • endereço postal de quem receberá o expediente, dividido em duas linhas:
             • primeira linha: informação de localidade/logradouro do destinatário ou, no caso de ofício ao mesmo órgão, informação do setor;
             • segunda linha: CEP e cidade/unidade da federação, separados por espaço simples. Na separação entre cidade e unidade da federação pode ser substituída a barra pelo ponto ou pelo travessão. No caso de ofício ao mesmo órgão, não é obrigatória a informação do CEP, podendo ficar apenas a informação da cidade/unidade da federação; e
         • e) alinhamento
           • à margem esquerda da página.
         • OBS! O pronome de tratamento no endereçamento das comunicações dirigidas às autoridades tratadas por Vossa Excelência terá a seguinte forma: “A Sua Excelência o Senhor” ou “A Sua Excelência a Senhora”.
           • Quando o tratamento destinado ao receptor for Vossa Senhoria, o endereçamento a ser empregado é “Ao Senhor” ou “À Senhora”. Ressalte-se que não se utiliza a expressão “A Sua Senhoria o Senhor” ou “A Sua Senhoria a Senhora”.
             • OBS: Vejam que o manual acolheu a hipótese de haver crase com o pronome de tratamento “Senhora”.
     • Assunto
       • O assunto deve dar uma ideia geral do que trata o documento, de forma sucinta. Ele deve ser grafado da seguinte maneira:
         • a) título:
           • a palavra Assunto deve anteceder a frase que define o conteúdo do documento, seguida de dois-pontos;
         • b) descrição do assunto:
           • a frase que descreve o conteúdo do documento deve ser escrita com inicial maiúscula, não se deve utilizar verbos e sugere-se utilizar de quatro a cinco palavras;
         • c) destaque:
           • todo o texto referente ao assunto, inclusive o título, deve ser destacado em negrito;
         • d) pontuação:
           • coloca-se ponto-final depois do assunto; e
         • e) alinhamento:
           • à margem esquerda da página.
         • Exemplos: Assunto: Encaminhamento do Relatório de Gestão julho/2018. Assunto: Aquisição de computadores.
     • Texto do documento
       • A estrutura do texto pode variar caso seja um documento de mero encaminhamento ou não.
         • Não de mero encaminhamento
           • Nos casos em que não for de mero encaminhamento de documentos, o expediente deve conter a seguinte estrutura:
             • 1) Introdução, que se confunde com o parágrafo de abertura, na qual é apresentado o assunto que motiva a comunicação.
               • Seja impessoal, evite o uso das formas: “Tenho a honra de”, “Tenho o prazer de”, “Cumpre-me informar que”. Prefira empregar a forma direta: Informo, Solicito, Comunico...
             • 2) Desenvolvimento, no qual o assunto é detalhado; se o texto contiver mais de uma ideia sobre o assunto, elas devem ser tratadas em parágrafos distintos, o que confere maior clareza à exposição;
             • 3) Conclusão, em que é reafirmada ou simplesmente reapresentada a posição recomendada sobre o assunto.
             • OBS! Como regra, os parágrafos do texto devem ser numerados, exceto nos casos em que estes estejam organizados em itens ou títulos e subtítulos.
         • Mero encaminhamento
           • Se o documento é de mero encaminhamento de documentos a estrutura é a seguinte:
             • – introdução: deve iniciar com referência ao expediente que solicitou o encaminhamento. Se a remessa do documento não tiver sido solicitada, deve iniciar com a informação do motivo da comunicação, que é encaminhar, indicando a seguir os dados completos do documento encaminhado (tipo, data, origem ou signatário, e assunto de que trata), e a razão pela qual está sendo encaminhado, segundo a seguinte fórmula:
               • “Em resposta ao Ofício no 12, de 1o de fevereiro de 2018, encaminho cópia do Ofício no 34, de 3 de abril de 2018, da Coordenação-Geral de Gestão de Pessoas, que trata da requisição do servidor Fulano de Tal. (Encaminhamento de documento que foi solicitado) OU Encaminho, para exame e pronunciamento, cópia do Ofício no 12, de 1o de fevereiro de 2018, do Presidente da Confederação Nacional da Indústria, a respeito de projeto de modernização de técnicas agrícolas na região Nordeste.” (Encaminhamento de documento que NÃO foi solicitado)
             • – desenvolvimento: se o autor da comunicação desejar fazer algum comentário a respeito do documento que encaminha, poderá (facultativamente) acrescentar parágrafos de desenvolvimento; em caso contrário, não há parágrafos de desenvolvimento em aviso ou ofício de mero encaminhamento.
         • Em ambos os casos, o texto do documento deve ser formatado da seguinte maneira:
           • a) alinhamento: justificado;
           • b) espaçamento entre linhas: simples;
           • c) parágrafos:
             • i- espaçamento entre parágrafos: de 6 pontos após cada parágrafo;
             • ii- recuo de parágrafo: 2,5 cm de distância da margem esquerda;
             • iii- numeração dos parágrafos: apenas quando o documento tiver três ou mais parágrafos, desde o primeiro parágrafo. Não se numeram o vocativo e o fecho;
           • d) fonte: Calibri ou Carlito;
             • i- corpo do texto: tamanho 12 pontos;
             • ii- citações recuadas: tamanho 11 pontos; e
             • iii- notas de Rodapé: tamanho 10 pontos;
           • e) símbolos: para símbolos não existentes nas fontes indicadas, pode-se utilizar as fontes Symbol e Wingdings;

5. FECHOS PARA COMUNICAÇÕES

   • O fecho das comunicações oficiais objetiva, além da finalidade óbvia de arrematar o texto, saudar o destinatário.
   • No fechamento utilizado para as correspondências oficiais
     • A regra é clara, há somente 2 fechos:
       • ✓ Respeitosamente
         • Para autoridades superiores, inclusive o Presidente da República:
       • ✓ Atenciosamente.
         • Para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior:
       • OBS: Ficam excluídas dessa fórmula as comunicações dirigidas a autoridades estrangeiras, que atendem a rito e tradição próprios.
   • Formatação do fecho
     • O fecho da comunicação deve ser formatado da seguinte maneira:
       • a) alinhamento: alinhado à margem esquerda da página;
       • b) recuo de parágrafo: 2,5 cm de distância da margem esquerda;
       • c) espaçamento entre linhas: simples;
       • d) espaçamento entre parágrafos: de 6 pontos após cada parágrafo; e
       • e) não deve ser numerado.

6. IDENTIFICAÇÃO DO SIGNATÁRIO

   • Excluídas as comunicações assinadas pelo Presidente da República, todas as demais comunicações oficiais devem informar o signatário segundo o padrão:
     • a) nome:
       • nome da autoridade que as expede, grafado em letras maiúsculas, sem negrito. Não se usa linha acima do nome do signatário;
     • b) cargo:
       • cargo da autoridade que expede o documento, redigido apenas com as iniciais maiúsculas. As preposições que liguem as palavras do cargo devem ser grafadas em minúsculas; e
     • c) alinhamento:
       • a identificação do signatário deve ser centralizada na página.
     • Para evitar equívocos, recomenda-se não deixar a assinatura em página isolada do expediente. Transfira para essa página ao menos a última frase anterior ao fecho.
       • Exemplo: (espaço para assinatura) NOME Ministro de Estado Chefe da Casa Civil da Presidência da República (espaço para assinatura) NOME Coordenador-Geral de Gestão de Pessoas

7. Numeração das páginas

   • A numeração das páginas é obrigatória apenas a partir da segunda página da comunicação. Segue a seguinte formatação:
     • a) posição: no rodapé do documento, dentro da área de 2 cm da margem inferior; e
     • b) fonte: Calibri ou Carlito

8. FORMATAÇÃO DO PADRÃO OFÍCIO

   • Os documentos do padrão ofício devem obedecer à seguinte formatação:
     • a) tamanho do papel:
       • A4 (29,7 cm x 21,0 cm);
     • b) margem lateral esquerda:
       • no mínimo, 3 cm de largura;
     • c) margem lateral direita:
       • 1,5 cm;
     • d) margens superior e inferior:
       • 2 cm;
     • e) área de cabeçalho:
       • na primeira página, 5 cm a partir da borda superior do papel;
     • f) área de rodapé
       • nos 2 cm da margem inferior do documento;
     • g) impressão:
       • na correspondência oficial, a impressão pode ocorrer em ambas as faces do papel. Nesse caso, as margens esquerda e direita terão as distâncias invertidas nas páginas pares (margem espelho);
     • h) cores:
       • os textos devem ser impressos na cor preta em papel branco, reservando-se, se necessário, a impressão colorida para gráficos e ilustrações;
     • i) destaques:
       • para destaques deve-se utilizar, sem abuso, o negrito. Deve-se evitar destaques com uso de itálico, sublinhado, letras maiúsculas, sombreado, sombra, relevo, bordas ou qualquer outra forma de formatação que afete a sobriedade e a padronização do documento;
     • j) palavras estrangeiras:
       • palavras estrangeiras devem ser grafadas em itálico;
     • k) arquivamento:
       • dentro do possível, todos os documentos elaborados devem ter o arquivo de texto preservado para consulta posterior ou aproveitamento de trechos para casos análogos. Deve ser utilizado, preferencialmente, formato de arquivo que possa ser lido e editado pela maioria dos editores de texto utilizados no serviço público, tais como DOCX, ODT ou RTF.
     • l) nome do arquivo:
       • para facilitar a localização, os nomes dos arquivos devem ser formados da seguinte maneira:
         • tipo do documento + número do documento + ano do documento (com 4 dígitos) + palavras-chaves do conteúdo Exemplo: Ofício 123_2018_relatório produtividade anual