ORDENACIÓN DOCUMENTAL

ORDENACIÓN DOCUMENTAL

1. Es la operación archivista realizada dentro del proceso de organización, establece secuencias naturales cronológicas o alfabéticas de las categorías o grupos en la clasificación

   • LOS PROCESOS DE ORGANIZACIÓN
     • son tres que son: clasificar, ordenar y describir. consiste en determinar cada uno de ellos y Además requiere Atención por parte de los encargados de archivos .en nuestra vida diaria siempre Usamos dos términos organizar y ordenar y esto no nos representa ninguna dificultad, para hacer lo que nos proponemos, pero si de la misma manera lo decimos para ordenar un archivo Tendríamos algunas dificultades pues no son palabras equivalentes cuando se trata de archivar
       • ¿Hasta dónde llega la clasificación?
         • son agrupaciones documentales diferenciadas comienza determinando la Agrupación documental mas grande (fondo) y finaliza determinando las mas pequeñas serian documentales con los tipos documentales que la conforman
           • ¿Dónde comienza la ordenación?
             • comienza donde termino la Clasificación quiere decir que se aplica a las series documentales es como tener todas las piezas pero sin Ensamblar donde se puede tener bien clasificadas o desorganizadas internamente es decir sin secuencia determinada

2. es

3. EL PROCESO DE ORDENACION

   • es un proceso de disposición Física a los documentos. la Ordenación determina que documento. van primero y cual va después en este proceso se unen y se relacionan las unidades documentales de una serie, la Ordenación documental no es solo una disposición Física coherente de documentos.se contribuye en primer lugar a la Organización documental y en segundo lugar al conocimiento histórico institucional .
     • PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL
       • no se producen todos los documentos de una sola vez, sino paulatinamente, según las exigencias del asunto en cuestión . es necesario esperar un tiempo prudencial y los documentos se producen uno después que el otro . el principio de orden original se refiere a la Reflexión sobre los hechos o sobre las actividades y pasos relacionados que se deben cumplir para la resolución de un tramite o problema.
         • Los Manuales de Procedimientos
           • lo mas recomendable es consultar los manuales de procedimientos, y estas son herramientas donde se describe paso a paso la manera correcta de cumplir una tarea o una función, Además se involucran una serie de actividades y pasos relacionados entre si, a trabes de las cuales se trasforman unos recursos y se obtiene un producto, todo proceso se caracteriza por tener un principio y un fin.

4. SISTEMAS DE ORDENACIÓN

   • Sistema de ordenación numérico
     • son sistemas de Ordenación fácil de comprender, pero su aplicación del todo no ha sido adecuada, se debe es aplicar a series documentales y no a agrupaciones documentales grandes porque resulta incorrecto ordenar Cronológicamente todos los documentos de un archivo.
       • Sistema de ordenación alfabético
         • consiste en la Ordenación de los documentos por letras del alfabeto, y se puede de tres formas que son: ORDENACIÓN: se utiliza para series documentales compuestas por expedientes que permanece abiertos por lapsos grandes de tiempo, TOPONÍMICO: este tipo de Ordenación se puede basar en el País, el departamento municipio, la localidad, el barrio, etc. teniendo en cuenta siempre el criterio que se ajuste a la documentación. TEMÁTICO: se ordena las series y subseries documentales por el tema de su contenido.
           • Sistema de ordenación mixto o alfanumérico
             • se ordena la serie documental utilizando a la vez orden alfabético y numérico ,Cronológicamente. los datos que se cruzan no serán separables ,simple estarán asociados.
               • MIXTOS:se pueden clasificar en:
                 • Alfanuméricos: este sistema combina el alfabeto con los números y se utiliza en la ordenación de las dependencias de una entidad. Ordinal cronológico: puede aplicarse en documentos como decretos, resoluciones y se ordena por el número de la unidad y después por la fecha de expedición.
                   • Cronológico
                     • Consiste en colocar un documento detrás del otro en forma secuencial de acuerdo con la fecha.
                       • quiere decir que
                         • Aplica este sistema de ordenación también a series documentales cuyas unidades documentales son numéricas simples y a la vez cronológicas POR EJEMPLO: (Resoluciones, Acuerdos y Decretos), las cuales se controlan en primer lugar por el número de la unidad documental y después por el cronológico, así
                           • 0001 2002, 01, 31 0002 2002, 01, 31 0003 2002, 02, 02 0004 2002, 03, 04
                 • También se puede ordenar de forma mixta (numérica por documento de identificación y alfabética por el nombre).
                   • Se utiliza para facilitar el acceso a series documentales de gran volumen y tienen que ver con expedientes de personas en entidades con un número elevado de empleados o entidades que prestan servicios a números elevados de usuarios, como Historias Clínicas y Expedientes Académicos de Alumnos.
                   • 12423345 ALVARADO PÉREZ, Norberto 24125767 GÓMEZ LÒPEZ, Juan 24345678 ACOSTA ROJAS, Luis Mario 41234098 LARA ROA, Flor Alba
                     • Este sistema se puede utilizar en la ordenación de las series de una dependencia cuando están representadas con las letras del alfabeto que identifican a la oficina productora, seguido de los dígitos de series y subseries. Por ejemplo: en la oficina de Secretaría General:
                       • por ejemplo :
                         • SG-01 Actas SG-01-01 Actas Consejo Directivo SG-02 Acuerdos SG-04 Informes
                           • De esta manera se evidencia la ordenación por oficina como la propia serie, permitiendo ubicar físicamente por procedencia y por series documentales.
                             • El sistema de ordenación elegido o adoptado debe proporcionar seguridad y oportunidad en la localización de la información, en todo caso, dicha elección dependerá de las características y el volumen de la serie.
             • Alfanumérico
               • Se ordena la serie documental utilizando a la vez orden alfabético y numérico cronológico. En este sistema de ordenación, los datos que se cruzan no serán separables, siempre estarán asociados. Por ejemplo los Contratos de Prestación de servicios cuya ordenación se basa en el año de celebración del contrato y el nombre del contratista, así:
                 • 2000 MARTINEZ DURAN, Jorge 2001 MONROY LOPEZ, Susana 2001 TORRES GODOY, Guillermo
           • Onomástico
             • La ordenación alfabética-onomástica se utiliza para series documentales compuestas por expedientes que permanecen abiertos por lapsos grandes de tiempo, por ejemplo, las Historias Laborales, las Historias Clínicas, los Expedientes Académicos de Alumnos. Es ideal para archivos de gestión pequeños en el que su crecimiento no es muy alto y facilita la consulta.
               • quiere decir
                 • que este sistema se debe tener en cuenta el siguiente orden: primer apellido, segundo apellido y el nombre al final. Por ejemplo:
                   • ACOSTA LOPEZ, Andrés CASCANTE PEREZ, José CHAPARRO MEJIA, María ECHEVERRI ARANGO, Pedro LOPEZ GOMEZ, Javier MARTINEZ, José VILLAMIZAR ROJAS, Manuel
           • Toponímico (o alfabético-geográfico)
             • Se ordena la serie documental alfabéticamente por nombres de lugares. Este tipo de ordenación puede basarse en el país, el departamento, el municipio, la localidad, el barrio, etc.
               • Siempre teniendo en cuenta el criterio que más se ajuste a la documentación y a las necesidades administrativas.
                 • Por ejemplo:
                   • Se ordenará por nombres de los departamentos las unidades de conservación que contienen los expedientes de la serie “asistencia técnica” que presta el Ministerio del Interior y de Justicia a las Gobernaciones.
                     • Amazonas ,Arauca, Boyacá ,Cauca, Cesar ,Guajira ,Putumayo ,Valle del Cauca.
           • Temático
             • Se ordenan las series y subseries documentales por el asunto o tema de su contenido.
               • Por ejemplo:
                 • Estadísticas, Informes ,Informes a organismos de control, Informes de gestión, Informes estadísticos, Ordenes de Pago .
     • Ordinal
       • Este sistema de ordenación -quizás el más fácil de realizar- consiste en disponer los documentos en forma consecutiva, progresivamente, obedeciendo a la numeración que los identifica. Por ejemplo las Cuentas Internas de los usuarios de servicios públicos.
         • ENERGIA Cuenta Interna No. 0464304-4 ,Cuenta Interna No. 0464305-4,Cuenta Interna No. 0464306-4
           • Cronológico
             • Este sistema de ordenación consiste en colocar un documento detrás del otro en forma secuencial de acuerdo con la fecha en que la documentación ha sido tramitada, teniendo en cuenta en primer lugar el año, seguido del mes y al final el día.
               • quiere decir
                 • Las unidades documentales simples con ordenación cronológica se presentan en las series, Consecutivo de Correspondencia Despachada cuya ordenación puede ejemplificarse así:
                   • POR EJEMPLO: 2002, 02, 28 2002, 03, 01 2002, 03, 02 2002, 03, 03
         • ACUEDUCTO Cuenta Interna No. 00927824,Cuenta Interna No. 00927825,Cuenta Interna No. 00927826

5. LA SERIE DOCUMENTAL

   • esta integrada por documentos resultado de la repetividad de los procesos y procedimientos administrativos o técnicos en las oficinas, y esta formados por el mismo tipo documental, estas están integradas por documentos agrupados en series
     • Series con unidades documentales simples
       • es donde cada uno es independiente de las otras unidades documentales simples de la misma serie y son suficientes en si mismas respecto al contenido aunque comparten entre si los mismos rangos estructurales o formales.
         • Series con unidades documentales complejas
           • Están conformados por unidades complejas comúnmente llamados expedientes, y esta compuesto por varios tipos documentales diferentes entre si pero relacionados en razón de un tramite determinado.
             • El Expediente
               • es una un conjunto de tipos documentales que tratan de un mismo asunto producido a medida que se desarrollan los tramites, cada tipo documental individual e indivisible, es un eslabón en cadena, los expedientes se forman mediante la Colocación sucesiva de cada uno de los documentos que se producen en el trascurso de los tramites y están unidos por la relación causa-efecto y deben ser ordenados de acuerdo con esa secuencia .
                 • Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas
                   • Ordenación del expediente
                     • El expediente debe ser ordenado siguiendo los pasos que se han dado durante su trámite; el primer documento será aquel que le ha dado origen, bien sea a través de una solicitud o un trámite de oficio, posteriormente se irán añadiendo los documentos que según el orden y uso se vayan produciendo hasta el que concluye el trámite, lo cual es imprescindible para que el expediente tenga una disposición coherente, de manera que pueda reconstruirse el asunto de que trata.
                       • esto quiere decir que
                         • Para las unidades documentales complejas (expedientes), la ordenación cronológica se debe hacer de acuerdo con las fechas extremas (año, mes día): en primer lugar la fecha del documento que le dio inicio al trámite y que debe corresponder a la más antigua dentro del trámite administrativo, y la fecha del último documento
                         • es decir aquel con el que concluyó dicho trámite. No nos referimos aquí y no se tendrán en cuenta las fechas de aquellos documentos anexos o soportes, que van unidos a los documentos principales; éstos generalmente sirven como antecedentes o testimonios (como las pruebas, las notificaciones, normas, etc,) y, con frecuencia, forman parte integral del expediente con fechas anteriores a los de los documentos sustantivos. Por Ejemplo:
                           • FECHA INICIAL FECHA FINAL 1999, 05, 03 - 2000, 01, 10 2000, 09, 23 - 2001, 02, 14 2001, 01, 02 - 2001, 12, 31
                             • Un documento recibido no se guarda como correspondencia recibida. Se guarda en la unidad administrativa, en la serie y el expediente correspondientes, junto con los demás tipos documentales. Un documento enviado no se guarda en correspondencia despachada, es también parte de una unidad administrativa, una serie y un expediente correspondientes.
         • concepto: Se ordena según el trámite que le dio origen / según los Manuales de Procedimientos / Aunque coinciden con un orden cronológico lo importante es no descuidar el orden original. El documento que le dio origen al trámite es el primer documento al revisar la unidad de conservación y el que lo finiquitó, el último.

6. ORDENACIÓN

   • Es el proceso que establece con claridad las relaciones entre los documentos de una serie. *Relación en las unidades simples y complejas entre si. *Hace referencia a la secuencia. *Nos lleva a la continuidad entre los documentos de una misma serie.
     • Ordenación del expediente
       • Debe ser ordenado siguiendo los pasos que se han dado durante su trámite.
         • Foliación
           • Consiste en dar un número consecutivo desde 1 a todos los folios escritos de cada unidad de conservación.
             • Foliar unas de las tipologías (documental) de las series y subseries documentales previendo para ello la numeración de los folios en el extremo superior derecho, con lápiz de mina negra y blanda (HB,B), en forma legible, sin enmendaduras, empezando por el documento más antiguo hasta el más reciente al final de la carpeta y así sucesivamente. Si llegase el caso de cometer un error de foliación, el folio se puede anular haciendo una línea diagonal sobre el folio que se encuentra mal.
               • CLASIFICACIÓN
                 • Establece agrupaciones documentales, aplicando el principio de procedencia Relación a grupos documentales entre si. Hace referencia a la estructura documental.

7. Subserie Documental

   • Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquiza e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varía de acuerdo con el trámite de cada asunto.
     • Unidad documental -Tipo documental
       • La unidad documental es el resultado físico de una actividad llevada a cabo en las unidades administrativas por las funciones que le han sido asignadas.
         • La serie documental
           • son el testimonio material de las funciones que lleva a cabo su productor.
             • Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas POR EJEMPLO: actas, contratos.
   • Unidad administrativa productora de documentos POR EJEMPLO: división administrativa y financiera
     • Subsección documental
       • Es la subdivisión de la serie documental está conformado por un conjunto de unidades documentales producidas en acciones administrativas semejantes. POR EJEMPLO: actas de junta directiva, actas de comité de archivo.
         • Es una división de sección documental POR EJEMPLO: grupo de talento humano, grupo de contabilidad.

8. agrupaciones documentales

   • fondo documental
     • total de la documentación producida o recibida por una Institución o persona en desarrollo de sus funciones o actividades FOONDO ABIERTO :documentación de entidades vigentes POR EJEMPLO: secretaria de salud de chía FONDO CERRADO: documentación de entidades desaparecidas POR EJEMPLO: Coopdesarrollo.
       • EJEMPLOS DE SERIES DOCUMENTALES SIMPLES Y COMPLEJAS
         • FUNCION
           • Ejercer control de la Administración municipal
             • Toma de decisiones de la Dirección
               • Toma de decisiones del Consejo Directivo
                 • Manejo contractual
                   • Manejo de Personal
                     • Asistir judicial y extrajudicialmente e a la Entidad ante las demandas y demás procesos en su contra.
         • SERIE DOCUMENTAL
           • ORDENANZAS
             • RESOLUCIONES
               • ACUERDOS
                 • CONTRATOS
                   • HISTORIAS LABORALES
                     • PROCESOS JURÍDICOS
         • TIPO DOCUMENTAL
           • Ordenanza
             • Resolución
               • Acuerdo
                 • Requerimiento *Términos Referencia *Minuta Contrato *Certif. Disp. Pptal. *Póliza Cumplimiento *Public. Diario Oficial *Acta iniciación *Informes *Acta liquidación
                   • Nombramiento o Contrato de trabajo ,Documento .identificación *Hoja de Vida *Certificado de Estudio Acta de posesión .
                     • Denuncia *Citaciones *Indagatorias *Pruebas *Fallo *Sentencia
         • UNIDAD DOCUMENT AL
           • Simple
             • Simple
               • Simple
                 • Compleja
                   • Compleja
                     • Compleja
         • SISTEMA DE ORDENACIÓN
           • Ordinal – cronológica 1
             • Ordinal – cronológica 1
               • Ordinal – cronológica 1
                 • Mixta
                   • Mixta (alfanumérica) o Alfabética
                     • Mixta

9. GLOSARIO1

   • ARCHIVO DE GESTIÓN
     • conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valor sustantivo, Histórico y cultural
       • CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
         • Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánica funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y asuntos.
           • DOCUMENTO FACILITATIVO
             • es aquel de carácter administrativo común a cualquier institución y que cumple funciones de apoyo.
               • DOCUMENTOS SUSTANTIVOS
                 • son los que sirven a las funciones para las cuales existe la institución. Por ejemplo en un teatro, los programas de funciones artísticas, en una empresa de transportes, las tarifas.1
                   • DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL
                     • Fase del proceso de organización documental que consiste en el análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los instrumentos de descripción y de consulta.
                       • EXPEDIENTE
                         • Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto.
                           • FOLIO
                             • Hoja de libro, de cuaderno o de expediente, al que corresponden dos páginas. Número que indica el orden consecutivo de las páginas de un libro, folleto, revista.
                               • folio cerrado : primera cara de un folio ,la que se numera
                               • folio vuelto : segunda cara un folio , la cual no se enumera
                             • hoja
   • FONDO
     • totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservación institucional formada por el mismo archivo, una institución o persona.
       • ORDENACIÓN DOCUMENTAL
         • Fase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación.
           • ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
             • Conjunto de operaciones técnicas administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales.
               • PIEZA DOCUMENTAL
                 • unidad mínima que reúne todas las características necesarias para ser considerada documento. POR EJEMPLO: un acta, un informe. Unidad documental simple.
                   • PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
                     • Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras.
                       • SECCIÓN
                         • es una subdivisión del fondo, integrada por un conjunto de documentos generados en razón de esa subdivisión orgánico – funcional.
                           • SERIE DOCUMENTAL
                             • conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
                               • SERIE FACTICIA
                                 • colección documental. Reunión artificial de documentos, formada por un individuo, familia o institución. Conjunto de documentos reunidos según criterios subjetivos (un tema determinado, el criterio de un coleccionista, etc.) y que, por lo tanto no conserva una estructura orgánica ni responde al Principio de Procedencia.
   • SUBSERIE DOCUMENTAL
     • conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varían de acuerdo con el trámite de cada asunto.
       • TIPO DOCUMENTAL
         • Unidad Documental Simple. (Véase: Pieza Documental).
           • UNIDAD ADMINISTRATIVA
             • conjunto de piezas o tipos documentales. Puede ser unidad archivística entre otras: un expediente (Véase Expediente).
               • UNIDAD DE CONSERVACIÓN
                 • cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad archivística. Pueden ser unidades de conservación entre otras, una caja, un libro, una carpeta.
                   • UNIDAD DOCUMENTAL
                     • unidad de análisis de los procesos de identificación y caracterización documental. La unidad documental puede ser simple cuando está constituida por un solo documento o compleja cuando la constituyen varios formando un expediente.

10. Tabla de retención documental

    • Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos
      • Tabla de valoración documental
        • Listado de asuntos o series documentales a los a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una disposición final.

11. Conclusión

    • Es importante el cumplimiento de todos los criterios para la organización de cualquier archivo para garantizar la conservación y el uso adecuado de la información y la documentación que conserve bajo su cuidado o la cual tenga acceso, por parte de cada servidor `público, empresa, persona natural o jurídica.

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