ELABORACIÓN DE ACTAS ADMINISTRATIVAS

ELABORACIÓN DE ACTAS ADMINISTRATIVAS

1. OBJETIVO

   • Esta norma establece y unificar los requisitos para la elaboración de actas administrativas.
     • DEFINICIONES Y CLASIFICACIÓN
       • Acta: documento en el que consta lo sucedido, tratado, y acordado en una reunión. Acta no registrada: documento que constituye la memoria de reuniones o actos administrativos. Acta registrada: documento que corresponde a reuniones de sociedades anónimas, limitadas, en comandita, consejos y juntas directivas, que obliga a cumplir condiciones específicas de la entidad competente. Convocatoria: acuerdo de fecha para la siguiente reunión. Denominación del documento: nombre que identifica el acta. Desarrollo: descripción de los asuntos tratados en una reunión. Encabezado: línea de identificación para indicar la continuidad de un documento. Espacio: distancia horizontal de escritura. Hora: registro del tiempo en que se inicia y termina la reunión. Incapaz: persona que no tiene facultad legal para ejecutar actos civiles o que carece de aptitud legal para determinado acto jurídico o para contraer obligaciones por sí misma. Interlínea: distancia vertical entre dos renglones.
         • Las actas se clasifican en: registradas y no registradas.
           • REQUISITOS GENERALES
             • Márgenes Superior entre 3 cm y 4 cm Inferior entre 2 cm y 3 cm Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm Encabezado de las páginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm.
               • Título Toda acta debe llevar el nombre del grupo que se reúne. Además, se debe aclarar cuando el carácter de la reunión sea extraordinario. 3.1.3 Numeración Las actas registradas de sociedades mercantiles se numeran de manera consecutiva y sin interrupción. En las actas de comités internos, puede iniciarse numeración cada año. 3.1.4 Presentación Las actas se pueden presentar en hojas sueltas o en libros que se destinen para el efecto. Las actas de asambleas o juntas directivas se pueden llevar en el mismo libro y en tal caso se distingue cada acta con el nombre del organismo y con la numeración continua para cada uno.
                 • Redacción 3.1.5.1 Se redactan en tiempo pasado. 3.1.5.2 Ningún párrafo del acta se inicia con gerundio. 3.1.5.3 El acta no se debe redactar en lenguaje telegráfico; tampoco debe presentar errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación. 3.1.5.4 La presentación de originales y copias debe ser impecable, sin borrones ni repisados. 3.1.6 Páginas subsiguientes Para las páginas subsiguientes de las actas administrativas se establecen los siguientes requisitos: 3.1.6.1 Se utiliza papel de la misma calidad, color y tamaño que el de la primera hoja y que no tenga impresión alguna.
           • REQUISITOS ESPECÍFICOS
             • Razón Social En el margen superior de la primera página va la razón social, impresa o escrita. 3.2.2 Título El nombre de la reunión y su naturaleza, cuando así se requiera, se escriben centrados, en mayúscula sostenida, a tres interlíneas del logosímbolo. (Puede utilizarse negrilla para resaltar). Denominación del documento y número Después del título a tres interlíneas se ubica la palabra ACTA, en mayúscula sostenida, centrada y a continuación el número consecutivo que le corresponda Fecha Contra el margen izquierdo, a tres interlíneas de la denominación del documento se escribe la palabra FECHA, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se anota la ciudad donde se ha realizado la reunión y la fecha completa (día, mes, año), separados por coma (,). Hora Contra el margen izquierdo, de 1,5 a 2 interlíneas de la fecha se digita la palabra HORA, en mayúscula sostenida, y seguida de dos puntos (:). Al frente se anotan la hora de inicio y de finalización de la reunión.
               • Lugar Contra el margen izquierdo, de 1,5 a 2 interlíneas de la hora se anota la palabra LUGAR, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se anota el sitio de la reunión.
                 • Asistentes 3.2.7.1 Contra el margen izquierdo, de 1,5 a 2 interlíneas del lugar se escribe la palabra ASISTENTES, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se escribe la relación de nombres con mayúscula inicial, a interlineación sencilla. El cargo que desempeña cada uno en la reunión se separa del nombre con coma (,) y se sigue el orden jerárquico establecido para la reunión. En caso de igual jerarquía, en orden alfabético por apellidos.
                   • Invitados A continuación de la lista de asistentes, de 1,5 a 2 interlíneas del último nombre se anota la palabra INVITADOS, si los hay, en mayúscula sostenida seguida de dos puntos (:) y contra el margen izquierdo. Los nombres se escriben con mayúscula inicial, a interlineación sencilla.
                     • Ausentes Contra el margen izquierdo, con mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:) se anota la palabra AUSENTES, si los hay, de 1,5 a 2 interlíneas del último nombre. Es conveniente indicar si la ausencia es justificada o no.
                       • Orden del día Contra el margen izquierdo, a tres interlíneas del último nombre y con mayúscula sostenida se escribe la palabra ORDEN DEL DÍA seguida de dos puntos (:). De 1,5 a 2 interlíneas y contra el margen izquierdo, se enumeran los temas motivo de la reunión, con mayúscula inicial, identificándolos con números arábigos.
                         • Desarrollo Contra el margen izquierdo, a tres interlíneas del último tema y con mayúscula sostenida se escribe la palabra DESARROLLO seguida de dos puntos (:). A dos interlíneas de este enunciado y contra el margen izquierdo se inicia el primer tema identificándolo con número arábigo y escritura en negrilla si se desea resaltar.
                           • Convocatoria Si se programa una nueva reunión, se escribe la palabra CONVOCATORIA contra el margen izquierdo y con mayúscula sostenida seguida de punto (.), a tres interlíneas del último renglón del texto. A continuación se anotan la fecha y hora de la próxima reunión. En caso de cambio de sede se indica el lugar Firma, Nombre y Cargo El nombre completo de los firmantes responsables se escribe en mayúscula sostenida o con mayúscula inicial, de cuatro a seis renglones a partir de la última línea del acta. El cargo se anota a interlineación sencilla del nombre, con mayúscula inicial y sin centrar. Firmas Responsables Toda acta lleva las firmas de los responsables, de las cuales mínimo dos aparecen en la página donde finaliza el texto.

2. Aspectos Generales

   • Toda acta expresa lo tratado en una reunión sin describir detalles intrascendentes. Los párrafos deben ser concisos, claros y que hagan énfasis en las determinaciones tomadas. Sin embargo, por solicitud expresa, se anotan las discrepancias. 3.2.15.2 Se indica el nombre de la persona que presenta una moción, pero no es necesario anotar el nombre de quienes se adhieren a ella.
     • En caso de acta no registrada, es preciso que quede constancia del nombre de quien preside la sesión y de quien actúa como secretario.
       • Anexos. Cuando en una reunión se presentan documentos que sustentan una información, éstos se detallan en el desarrollo y se adjuntan al acta. A dos interlíneas de los firmantes, contra el margen izquierdo, se escribe la palabra Anexo o Anexos, seguida de dos puntos (:) y con mayúscula inicial. A dos espacios la cantidad; de preferencia clarificar el número de hojas.