Zusammenfassung der Ressource
CRITERIOS DE ARCHIVO PARA LA GESTIÓN DE UN DOCUMENTO
- 1. EL DATO Y LA
INFORMACION
- El Dato
- Clases de Datos
- Numericos
- En Cadena
- Lógicos
- Etapas de Un Dato
- Recolección
- Procesamiento
- Transformación
- La Información
Anmerkungen:
- Se puede definir como un conjunto de datos, debidamente organizados, que apoyan el objetivo de la comunicación en una actividad, una investigación o estableciendo de manera comparativa una situación o un fenómeno.
La información cumple con el objetivo de trasmitir un mensaje, que va a permitir tomar una decisión, tanto a nivel personal como empresarial que conllevará a un punto de dificultad, pero a su vez a una solución.
- Tipos de
Información
- Personal
- Institucional
- Documental
- 4. CLASIFICACIÓN DE LOS
DOCUMENTOS DE ARCHIVO
Anmerkungen:
-
Los documentos de archivo se clasifican según la función que pretendan cumplir y el impacto
que buscan generar en el destino o destinatarios, de la siguiente manera:
- Según el Soporte
- Imagen
- Cinta
- Gráficos
- Otros Soportes
Anmerkungen:
-
Entre ellos se mencionan algunos como los discos duros, material óptico y sellos.
- Textuales
- Según su
Finalidad
- Documentos
dispositivos
- Documentos
testimoniales
- Documentos
informativos
- Según su Difusión en el
Tiempo
- Vitales
- Importantes
- Útiles
- No esenciales
- Según su
Funcionalidad
- Sustantivos o
específicos
- Facilitativos o
Comunes
- Según su Productor o
Autor
- Públicos
- Privados
- 5. TIPOLOGIA
DOCUMENTAL
Anmerkungen:
- Hace referencia a la clase o tipo de documento que se puede generar según la actividad para la cual esté diseñada y la información y mensaje que se desea transmitir
- Documentos
legales
- Documentos
especiales
- Documentos
contables
- Correspondencia
comercial
- 3. IMPORTANCIA DE LOS
DOCUMENTOS
- Constituyen
un medio de
comunicación
humana
- Sirven de testimonio a las
gestiones administrativas
que así lo requieran
- Intervienen directamente
en el proceso de la toma de
decisiones
- Soportan procesos
legales personales e
institucionales
- 2. El Documento
Anmerkungen:
- Es un instrumento que contiene la información necesaria para realizar la transmisión del conocimiento humano, y que de manera precisa da testimonio e ilustra una circunstancia o situación facilitando el acceso a temas específicos
- Documento de
Archivo
- Características de lo
documentos
Anmerkungen:
-
Se agrupan según su naturaleza, situación, persona o entidad que las produce:
1. Internas
2. Externas
- INTERNAS
Anmerkungen:
- :
Son aquellas características que hacen parte de la esencia del documento y que están implícitas en él
- Entidad
Productora
- Orígenes
Funcionales
- Fecha y Lugar
de Producción
- Contenido sustantivo
o substancial
Anmerkungen:
-
Se refiere específicamente al cuerpo o contenido del documento de una manera
amplia y detallada.
- EXTERNAS
Anmerkungen:
- Son aquellas características que no dependen del cuerpo del documento, sino que son
parámetros que hacen que éste se realice de determinada manera
- Clase
- Textuales
- No
Textuales
- Forma
- Cantidad
Anmerkungen:
- Hace referencia al número de ejemplares del documento
- Tipo
- Formato
Anmerkungen:
- Refleja la presentación en físico del documento dependiendo su clase
- Los Textuales
Anmerkungen:
- Se organizan por legajos, cajas, libros, entre otros
- Los No
Textuales
Anmerkungen:
-
Como las imágenes y los sonoros, ejemplo: cintas, microfilms, cds.
- Caracteres de los Documentos de
Archivo
- Carácter Seriado
Anmerkungen:
- Se conoce por este término a la generación de documentos uno a uno, producto de
acciones repetitivas, como por ejemplo las actas, los acuerdos y resoluciones,
los cuales están encaminados a funciones específicas.
- Carácter de
Unicidad
Anmerkungen:
- Este indica que cada documento en su producción es único y no hay más ejemplares idénticos, ni publicaciones. Las copias deben ser tenidas en cuenta como un documento más que cumple con las condiciones necesarias para trámites determinados, por esta razón no rompe este carácter
- Carácter de
Objetividad
Anmerkungen:
-
•Como su nombre lo indica, el
documento debe cumplir con el “objeto” o con la actividad institucional o personal para la cual fue diseñada y no debe dar paso a apreciaciones subjetivas en su contenido. Como muestra de esto, en la mayoría de los documentos se anota el asunto o la referencia, y en algunos, como en el caso de los contratos, el mismo título que indica la descripción
precisa y orienta su contenido específicamente a lo que persigue.
- Interrelación:
Anmerkungen:
-
•De ninguna manera un documento con carácter archivístico cumple una función aislado de otras actividades registradas en otros documentos. Por el contrario, actúa como una pieza de un conjunto, e interactúa con los demás de la unidad. Por ejemplo si en las bodegas de un almacén, se genera un documento de una devolución se afecta otra
área con estos documentos.
- Integridad
Anmerkungen:
-
•El documento bajo ninguna
circunstancia puede ser alterado en su forma interna ni externa, por esta razón
es necesario que sus especificaciones sean lo suficientemente precisas y claras para que de esta manera se proteja de modificaciones
- Elementos de un Documento de
Archivo
- Soporte
Anmerkungen:
- Se considera soporte al material a través del cual se realiza la transmisión de
conocimiento en medios electrónicos, magnéticos, evidencias físicas, entre
otros
- Estructura
Anmerkungen:
- Constituye los datos específicos que conforman el documento y que lo hacen diferente de
los otros, por ejemplo fecha, destinatario, saludo, cláusulas, despedida, contenidos, anexos y firmas.
- Contenido
Anmerkungen:
- Se puede describir como el mensaje interno o la actividad específica que desea
expresar y transmitir la institución o persona
- Técnica
Anmerkungen:
- Hace referencia a los medios que normalmente se utilizan para la transmisión del contenido documental
- Documento
Electrónico
- 6. VALORES DEL
DOCUMENTO
- Valor Primario
- Los de valor
legal
- Los de valor
fiscal
- Los de valor
contable
- Los de valor
técnico
- Los de valor
administrativo
- Valor Secundario
- Predecibles
- No
Predecibles
- Fases del Documento
- Tramite
- Vigencia
- Plazo Precaucional
- 7. CICLO VITAL DE LOS
DOCUMENTOS
- Primera edad
- Segunda
edad
- Tercera Edad
- Momento
intermedio
- Plazo Histórico o
permanente
- Momentos de
gestión