CRITERIOS DE ARCHIVO PARA LA GESTIÓN DE UN DOCUMENTO

CRITERIOS DE ARCHIVO PARA LA GESTIÓN DE UN DOCUMENTO

1. 1. EL DATO Y LA INFORMACION

   • El Dato
     • Clases de Datos
       • Numericos
       • En Cadena
       • Lógicos
   • Etapas de Un Dato
     • Recolección
     • Procesamiento
     • Transformación
   • La Información
     • Se puede definir como un conjunto de datos, debidamente organizados, que apoyan el objetivo de la comunicación en una actividad, una investigación o estableciendo de manera comparativa una situación o un fenómeno. La información cumple con el objetivo de trasmitir un mensaje, que va a permitir tomar una decisión, tanto a nivel personal como empresarial que conllevará a un punto de dificultad, pero a su vez a una solución.
   • Tipos de Información
     • Personal
     • Institucional
     • Documental

2. 4. CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO

   •    Los  documentos  de archivo se clasifican según la función que pretendan cumplir y el impacto que buscan generar en el destino o destinatarios, de la siguiente manera:   
   • Según el Soporte
     • Imagen
     • Cinta
     • Gráficos
     • Otros Soportes
       •    Entre  ellos se mencionan algunos como los discos duros, material óptico y sellos.   
     • Textuales
   • Según su Finalidad
     • Documentos dispositivos
     • Documentos testimoniales
     • Documentos informativos
   • Según su Difusión en el Tiempo
     • Vitales
     • Importantes
     • Útiles
     • No esenciales
   • Según su Funcionalidad
     • Sustantivos o específicos
     • Facilitativos o Comunes
   • Según su Productor o Autor
     • Públicos
     • Privados

3. 5. TIPOLOGIA DOCUMENTAL

   • Hace  referencia a la clase o tipo de documento que se puede generar según la  actividad para la cual esté diseñada y la información y mensaje que se desea  transmitir
   • Documentos legales
   • Documentos especiales
   • Documentos contables
   • Correspondencia comercial

4. 3. IMPORTANCIA DE LOS DOCUMENTOS

   • Constituyen un medio de comunicación humana
   • Sirven de testimonio a las gestiones administrativas que así lo requieran
   • Intervienen directamente en el proceso de la toma de decisiones
   • Soportan procesos legales personales e institucionales

5. 2. El Documento

   • Es un instrumento que contiene la información necesaria para realizar la transmisión del conocimiento humano, y que de manera precisa da testimonio e ilustra una circunstancia o situación facilitando el acceso a temas específicos
   • Documento de Archivo
   • Características de lo documentos
     •    Se agrupan según su naturaleza, situación, persona o entidad que las produce: 1. Internas   2. Externas   
     • INTERNAS
       • : Son aquellas características que hacen parte de la esencia del documento y que  están implícitas en él
       • Entidad Productora
       • Orígenes Funcionales
       • Fecha y Lugar de Producción
       • Contenido sustantivo o substancial
         •    Se refiere específicamente al cuerpo o contenido del documento de una manera amplia y detallada.   
     • EXTERNAS
       • Son  aquellas características que no dependen del cuerpo del documento, sino que son parámetros que hacen que éste se realice de determinada manera
       • Clase
         • Textuales
         • No Textuales
       • Forma
       • Cantidad
         • Hace referencia al número de ejemplares del documento
       • Tipo
       • Formato
         • Refleja  la presentación en físico del documento dependiendo su clase
         • Los Textuales
           • Se  organizan por legajos, cajas, libros, entre otros
         • Los No Textuales
           •    Como  las imágenes y los sonoros, ejemplo: cintas, microfilms, cds.   
   • Caracteres de los Documentos de Archivo
     • Carácter Seriado
       • Se conoce por este término a la generación de documentos uno a uno, producto de acciones repetitivas, como por ejemplo las actas, los acuerdos y resoluciones, los cuales están encaminados a funciones específicas. 
     • Carácter de Unicidad
       • Este  indica que cada documento en su producción es único y no hay más ejemplares  idénticos, ni publicaciones. Las copias deben ser tenidas en cuenta como un  documento más que cumple con las condiciones necesarias para trámites  determinados, por esta razón no rompe este carácter
     • Carácter de Objetividad
       •    •Como su nombre lo indica, el documento debe cumplir con el “objeto”  o con  la actividad institucional o personal para la cual fue diseñada y no debe dar  paso a apreciaciones subjetivas en su contenido. Como muestra de esto, en la  mayoría de los documentos se anota el asunto o la referencia, y en algunos,  como en el caso de los contratos, el mismo título que indica la descripción precisa y orienta su contenido específicamente a lo que persigue.   
     • Interrelación:
       •    •De ninguna manera un documento con  carácter archivístico cumple una función aislado de otras actividades  registradas en otros documentos. Por el contrario, actúa como una pieza de un  conjunto, e interactúa con los demás de la unidad. Por ejemplo si en las  bodegas de un almacén, se genera un documento de una devolución se afecta otra área con estos documentos.   
     • Integridad
       •    •El documento bajo ninguna circunstancia puede ser alterado en su forma interna ni externa, por esta razón es necesario que sus especificaciones sean lo suficientemente precisas y claras  para que de esta manera se proteja de modificaciones   
   • Elementos de un Documento de Archivo
     • Soporte
       • Se  considera soporte al material a través del cual se realiza la transmisión de conocimiento en medios electrónicos, magnéticos, evidencias físicas, entre otros
     • Estructura
       • Constituye  los datos específicos que conforman el documento y que lo hacen diferente de los otros, por ejemplo fecha, destinatario, saludo, cláusulas, despedida,  contenidos, anexos y firmas. 
     • Contenido
       • Se  puede describir como el mensaje interno o la actividad específica que desea expresar y transmitir la institución o persona
     • Técnica
       • Hace referencia a los medios que  normalmente se utilizan para la transmisión del contenido documental
   • Documento Electrónico

6. 6. VALORES DEL DOCUMENTO

   • Valor Primario
     • Los de valor legal
     • Los de valor fiscal
     • Los de valor contable
     • Los de valor técnico
     • Los de valor administrativo
   • Valor Secundario
     • Predecibles
     • No Predecibles
   • Fases del Documento
     • Tramite
     • Vigencia
     • Plazo Precaucional

7. 7. CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

   • Primera edad
   • Segunda edad
   • Tercera Edad
     • Momento intermedio
     • Plazo Histórico o permanente
     • Momentos de gestión