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INTRODUCCION

• Para que un evento sea todo un exito requiere de una buena planeacion. Su organizacion es una de las tareas mas dificiles y complicadas de realizar, ya que encierra
• una amplia gama de actividades y detalles que son vitales para que todo el evento sea todo un exito.
• Por lo anterior, nace la idea decrear un plan de negocios para una empresa organizadora de todo tipo de eventos sociales, como or jemplo, quince años, bautizos,
• cenas de gala convenciones, seminarios, exposiciones, congresos, entre muchos otros. El objetivo de la empresa es que el cliente participe de manera activa en la
• organizacion del mismo y se sienta feliz t satisfecho por los resultados obtenidos.

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• Los eventos son de vital importancia de esto depende que las relaciones con las demas organizaciones perduren y mejoren cada vez mas, un evento, es una actividad
• especial que se realiza fuera de la rutina, o dentrodel ambiente laboral.
• Dentro de los apectos mas importantes de un evento esta su previa preparacion, la cual depende del tipo de evento a realizar, pero todos los eventos coincide
• la realizacion del proceso administartivo para su realizacio exitosa.
• La realizacion de un evento trae muchos beneficios para cualquier organizacion ya que a traves del tiempo los eventos se han consolidado como parte integral para
• mantener las buenas relaciones, ya sea del ambiente laboral buscando la mejor satisfaccion del usuario como del empleado, o el ambiente interpersonal, que busca
• mantener estas relaciones.

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• Lo anteriormente mencionado conformara la base del presente estudio el cual consistira en cinco capitulos, el primero se abarcara el concepto de comite, en el segundo
• se llevara una breve descripcion del cornograma de actividades, en el tercer capitulo hablare de los procesos administrativos aplicados a los eventos
• tocando puntos como las fases y el desarrollo de estos. A lo largo del capitulo cuatro se tratara acerca de los soportes teconlogicos en la elaboracion de los eventos.
• Como punto final, en el quinto capitulo, haremos un analisis sobre la logistica para la elaboracion de los eventos, se aterrizara todo lo analizado, manifestando las
• conclusiones respectivas a este estudio.

JUSTIFICACION

• El tema elegido dentro del campo disciplinar de organización de eventos, es el
• desarrollo de eventos que proporcione herramientas sostenibles y
• sustentables para la sociedad actual.
• Dentro del campo de la organización de eventos, es necesario establecer las
• bases adecuadas para la elaboración de cualquier tipo de evento dentro de
• diferentes ámbitos. La importancia de la investigación a desarrollar, radica en
• conocer las herramientas sostenibles para garantizar un desarrollo positivo en
• todos los ámbitos durante la realización de un evento. A su vez, se obtendría el
• beneficio de implantar buenas acciones dentro de cualquier tipo de evento.
• Uno de los problemás que dio origen al planteamiento de dicho
• objetivo reside en la ausencia de bibliografía que demuestre
• la importancia de esta herramienta para lograr objetivos de
• empresa, como lo son la generación de relaciones estrechas
• y duraderas que conduzcan a la fidelización del consumidor.

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• Abunda material sobre cómo organizarlos, pero se carece de información acerca de su verdadero valor, de los beneficios de su realización y de su conexión con las Relaciones Públicas.
• Otra de las cuestiones desencadenantes es la subestimación de esta herramienta de comunicación. Todavía hoy existe la tendencia errónea en la mayoría de las instituciones a desconectarla organización de eventos del Plan de Comunicación global y a considerarlos como resultado de un mero factor logístico y organizativo; y por lo tanto, a no utilizar esta poderosa herramienta en todo su potencial para alcanzar objetivos
• estratégicos de empresa. La finalidad de este estudio es demostrar que los eventos empresariales orientados a clientes constituyen en la actualidad un arma estratégica y poderosa que ninguna empresa puede desaprovechar ni soslayar.

OBJETIVOS

• Objetivo General
• - Identificar herramientas innovadoras para el cuidado de la sostenibilidad
• en los eventos.
• Objetivos Especificos
• -- entender la naturalidad del evento
• -Consolidar la realizacion de los eventos como parte integral para mantener las buenas relaciones, ya sea del ambiente laboral buscando la mejor satisfaccion
• del usuario como del empleado
• -Planear y visualizar un evento como un universo de mensajes al alcance de todos los sentidos.
• - Considerar el ambiente que se da en el evento como una inviitacion para que el publico guarde un estrecho vinculo con la marca
• -Ofrecer all clienteel desarrollo de la logistica adecuada para que su evento sea todo un exito
• -Conocer los requisitos especificos para la realizacion de un evento

1) COMITÉ ORGANIZADOR

• INTEGRACIÓN DE COMITÉS
• La integración de comités corresponde a la etapa dinámica en el proceso de Integración.
• Se deberá siempre evaluar objetivamente a los candidatos para obtener el mejor resultado de cada uno de ellos. Sujetos al tipo de reunión, magnitud, destino,
• duración, tipo de evento y programas que lo integran se determinará el tamaño del comité organizador.
• Es un factor primordial para el éxito del evento y de su coordinación dependerá el desarrollo de la reunión. Todos los detalles deben planearse con anticipación y
• cada comité deberá enfocarse en llevar a cabo su objetivo y en coordinarse con los otros comités a fin de lograr que la reunión se lleve a cabo sin problemas,
• detalles o contratiempos.

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• ClASIFICACION DE COMITES
• Comité de honor:
• Comité de finanzas:
• Comité de programa:
• comité de publicidad:
• Comité de alojamiento:
• Comité de festejos:
• Comité de registro:
• Comité de recepción y hospitalidad:
• Comité de transporte:
• Comité de servicios generales:
• Comité de ornato y rotulación:
• Comité de exposición:

Funciones y obligaciones de cada comité.

• El comité organizador es un organismo de trabajo y de acción, es el que ejecutará y pondrá en movimiento el plan elaborado con anticipación.
• Presidencia:
• Vicepresidente ejecutivo:
• Vicepresidente de finanzas:
• Presidente de comité:
• Gerentes de subcomité:
• Coordinación de comités.
• Es fundamental la buena coordinación de los comités para alcanzar todos los objetivos, para el logro de los mismos, la comunicación será fundamental. Para este fin
• se deben programar en fechas predeterminadas las reuniones generales a las cuales deberán asistir los responsables de cada comité para llevar a cabo una orden del día
• elaborando minutas e informes de progreso.

Cronograma de actividades

• Es una descripcion especifica de las actividades y del tiempo que se va a emplear para la ejecucion de un proyecto. Se debe organizar el trabajo en fechas probables,
• para saber cuanto tiempo requerira elaborar el trabajo definitivo.
• Para su presentaion se utilizan generalmente diagramas, lo que permite visualizar mejor el tiempo de cada actividad, y sobre todo son aquellos casos en ue hay
• actividades en un mismo tiempo.

Tipos y ejemplos de cronogramas

• A la hora de hacer un cronograma, puedes optar por distintas modalidades para su elaboración: en filas, en columnas, esquemático, con gráficos… Como ves,
• las posibilidades no son pocas, pero aquí puedes encontrar los tres tipos que, por norma general, son más conocidos y, por tanto, más utilizados. También para
• la organización de un evento:
• El diagrama de Gantt. Éste es, sin duda, el más popular por su adaptabilidad a cualquier proyecto y temática con independencia del sector empresarial. Además,
• es también muy útil, porque las barras horizontales que marcan el inicio y el fin de cada actividad permiten seguir con facilidad el estado de las tareas. Una línea
• del tiempo, a todos los efectos, que hace más sencilla la toma de decisiones y el cumplimiento de los objetivos.
• El diagrama de PERT. ‘Project Evaluation and Review Techniques’ es el significado de las siglas PERT, una herramienta recomendada, sobre todo, para los eventos de
• mayor complejidad. Su diseño es, por ello, un tanto más complicado, pues se trata de una gráfica de estilo organigrama que establece el principio y el final de cada
• tarea. Sin embargo, en el medio, quedan reflejadas las relaciones entre cada una de las actividades. En definitiva, el complemento perfecto de otros bocetos más
• simples.

Cómo elaborar el cronograma

• A la hora de planificar un evento se deben tener en cuenta tres aspectos, como son el alcance, los costes y el tiempo. Y es éste último el que has de tener en cuenta a la hora de crear ese calendario de plazos con todas las tareas que deben desarrollarse. Los pasos a seguir para elaborar dicho calendario son los siguientes:
• -Recopila toda la información relativa al evento, es decir, el alcance que va a tener, las características que lo definen, la tipología de encuentro que será, los
• problemas que pueden surgir, la temática en torno a la cual girará, los objetivos, etcétera. En definitiva, todo aquello relacionado con el acontecimiento que será
• de utilidad para saber cuáles son las prioridades de esa cita.
• -Define las actividades que se habrán de desarrollar para llevar a cabo el proyecto. La información recopilada será fundamental para identificar las tareas que formarán
• parte del cronograma para dar lugar a un magnífico eventos. Asimismo, es relevante también establecer el orden de importancia de cada una de ellas. Cronograma de un
• evento, la base del éxito. ¿Cómo elaborarlo?

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• -Secuencia, esas actividades con el objetivo de determinar las dependencias entre ellas mismas. En ese sentido, seguramente, muchas tareas no podrán realizarse sin el
• cumplimiento previo de otras, y esa condición debe conocerse desde el principio para que la planificación sea la mejor posible.
• -Estima y fija los recursos que serán imprescindibles para el desarrollo de cada actividad. No sólo los económicos, sino también los humanos y los materiales: que vas
• a necesitar, quién va a encargarse de ello y cuánto costará. Una previsión por cada tarea.
• -Establece la duración de cada una de las actividades, es decir, los períodos básicos para poder completarlas. La mejor manera de hacerlo es indicar la fecha de inicio,
• la fecha de fin y la suma de días, horas o minutos que va a necesitar una faena en concreto.
• -Asigna las tareas a cada equipo o persona para que sean los encargados de responsabilizarse de su trabajo con el objetivo de cumplirlo dentro de los tiempos fijados
• con anterioridad.
• -Traslada toda la información a un documento, que será el propio cronograma, para ponerse manos a la obra con todas las actividades estipuladas y encomendadas.
• -Haz un seguimiento y control del cronograma para verificar que se cumple en los plazos estimados o para someterlo a cambios que, como es evidente, mejoren el proceso
• de producción y organización de un evento.

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• Es un proceso que comprende actividades de planeación, organización, dirección y control para alcanzar los objetivos establecidos utilizando para ello recursos
• económicos, humanos, materiales y técnicos a través de herramientas y técnicas sistematizadas.
• EL PROCESO ADMINISTRATIVO
• Un proceso es una forma sistemática de hacer las cosas. El proceso de administración se refiere a la ejecución de pasos y etapas básicas a través de las cuales se
• realiza la administración.
• FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
• Se compone por dos fases: mecánica y dinámica.
• 1. La mecánica administrativa: (teórica o estructural) es la fase donde se realiza la estructura principal del organismo social. Comprende los siguientes
• elementos:
• Ø Previsión: ¿Qué se puede hacer?
• Ø Planeación: ¿Qué se va a hacer?
• Ø Organización: ¿Cómo se va a hacer?

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• 2. La dinámica administrativa: (práctica u operativa) es la fase donde se realiza la ejecución con eficiencia y eficacia del organismo social. Comprende
• los siguientes elementos:
• Ø Integración: ¿Con qué y con quién se va a hacer?
• Ø Dirección: Ver que se haga
• Ø Control: ¿Cómo se hizo?
• 4 SOPORTES TECNOLOGICOS
• Los soportes tecnologicos e informaticos en los eventos nos brindan herramientas informaticas y los conocimientos necesarios para la seleccion, organizacion y
• planificacion de la tecnologia mas apropiada para obtener una buena organizacion de distintos eventos.
• Las nuevas tecnologias de la informacion y la comunicacion tienen un lugar destacado en el conjunto de las acciones que involucran la organizacion y la realizacion
• de cualquier evento.
• -INTERNET
• -E-MAIL
• -INTRANET
• -SOPORTES DOCUMENTALES
• -RIDER TECNICO

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• -REDES SOCIALES
• Las redes sociales conectan personas bajo costo, lo que puede ser bbeneficiosa para las emprendesdores y las pequeñas empresas que bbuscan ampliar su base de contacto.
• Estas redes suelen actuar como una herramienta e gestion de las relaciones con los clientes para empresas que venden productos y servicios. Las emresas tambien pueden
• utilizar las redes sociales de la publicidad en forma de anuncios publicitarios t de texto. Dado que las empresas operan a nivel mundial, las redes sociales pueden
• hacer que sea mas facil mantener el contacto co personas en todo el mundo.
• 5 LOGISTICA PARA LA REALIZACION DE UN EVENTO
• LOGÍSTICA PARA Y DURANTE LA REALIZACIÓN DE EVENTO.
• La logística es el conjunto de métodos y medios idóneos para implementar en la organización, planificación, flujo y gestión de cualquier emprendimiento o servicio.
• Es el puente que une producto y mercado, por lo que el éxito de un proyecto dependerá, en gran medida, de una buena estrategia logística, es decir, de un puente
• fuerte y sólido.

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• El objetivo de la logística es colocar los bienes y servicios adecuados, en el momento preciso, en el lugar idóneo, y en las condiciones deseadas, de manera de
• generar la mayor rentabilidad, en una ecuación ideal de mejor servicio, costo y calidad. Para ello se vale de los recursos humanos y financieros más razonables
• y efectivos.
• La persona a cargo de la logística de cualquier proyecto, tendrá responsabilidades operacionales respecto a la implementación de medidas a ejecutar, tácticas en
• cuanto a cómo se organizan dichas medidas, y estratégicas en los resultados esperados y obtenidos, como consecuencia de la gestión a realizar.

LOGISTICA Y ORGANIZACION

• En la planificación y logística de eventos hay 6 etapas clave a tener en cuenta siempre.
• 1 Planificación y producción de todas las acciones y gestiones que se implementarán a lo largo del proyecto, y a la preparación del equipo material y humano
• necesarios, para el logro de un correcto desarrollo y concreción del evento.
• 2 Montaje y disposición del equipamiento y materiales que se utilizarán, y del grupo humano que estará trabajando durante el evento. Implementación de tecnología
• para la comunicación de asistentes e invitados, y especialmente en el manejo de las acreditaciones.
• 3 Ejecución del evento en sí, con participantes y público presentes, compartiendo las distintas actividades planificadas, buscando respetar los tiempos estipulados
• en cada rutina; inicio, coffee breaks, cierre, etc., y viendo de cubrir y solucionar las distintas dificultades que puedan presentarse.
• 4 Desmontaje del equipo, para retiro de materiales y elementos ya utilizados, luego de realizado el evento. Revisión final para entrega del equipamiento y de las
• instalaciones, en las mismas condiciones en las que fueron recibidas.

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• 5 Evaluación de resultados, estableciendo el grado de cumplimiento de los objetivos planteados, y lo eficiente del evento, midiendo también su rentabilidad.
• El balance contable reflejará el resultado económico, y se cotejará con los resultados esperados.
• 6 Post evento recopilando la información de toda la operación realizada antes, durante, y después del evento, para su evaluación. Se incluyen documentos gráficos e
• impresos, fotografía, prensa, etc. También la evaluación de los participantes es relevante, por lo que se puede incluir encuestas. Este documento servirá como base
• a futuros eventos a desarrollar, y se presentará a los patrocinadores para respaldar de manera documental los resultados obtenidos.
• Logística & Coordinación
• El coordinador de un evento es quien funge como enlace entre los miembros organizadores, proveedores, patrocinadores y asistentes.
• La dinámica de su trabajo se incrementará conforme se acerque la fecha del evento. A través de él, se sincroniza el trabajo de cada integrante del grupo organizador,
• dirigiendo la gestión. De su desempeño y modalidad de trabajo, dependerá gran parte del éxito final.

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• En la coordinación de un evento hay 6 áreas básicas a supervisar y administrar :
• Programación
• Definir y diagramar el programa del evento, con los horarios, el tipo de participantes y oradores.
• Estipular deadlines, en base a las actividades que se desarrollarán, en los días, horarios, y tiempos, a través de un cronograma general de trabajo.
• Elaborar checklists por áreas de trabajo para que cada grupo o persona tenga claras sus tareas y objetivos, y el tiempo en que deben estar realizadas exitosamente.
• Su supervisión será periódica y en forma particular.
• Confeccionar un presupuesto en base a los gastos previstos y costos de operación durante todo el desarrollo del proyecto.
• Seleccionar y capacitar al equipo y personal de trabajo, secretarias, orientadores, encargados de mercadeo, asistentes de sala, etc.
• Armar un grupo asesor con abogados, contadores, arquitectos, diseñadores, servicio de seguridad, programadores, etc. Ellos serán una excelente guía para trabajar
• en forma más eficiente, y así minimizar errores y riesgos.
• Definir y programar el sistema de inscripciones a utilizar para el registro de participantes.

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• Difusión
• Ambientación
• Mercadeo
• Relaciones públicas
• Finanzas
• Pagos a proveedores.
• CONCLUSIONES
• En conclusión los eventos empresariales se presentan como oportunidades ideales para consolidar vínculos, fortalecer equipos de trabajo, recompensar logros,
• presentar importantes cambios dentro de la empresa. Ya sea una pequeña, mediana o gran empresa, los eventos corporativos son buenas ocasiones que ofrecen
• interesantes resultados.

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