correspondencia

Folie 1

• RECEPCIÓN, RADICACIÓN, CLASIFICACIÓN, DISTRIBUCIÓN, TRÁMITE EN LAS UNIDADES DE CORRESPONDENCIA

Folie 2

• Explique el paso a paso de RADICACIÓN de correspondencia recibida
• Los procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales, velarán por la transparencia de la actuación administrativa, razón por la cual, no se podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será asignada en estricto orden de recepción de los documentos; cuando el usuario o peticionario presente personalmente la correspondencia, se le entregará de inmediato su copia debidamente radicada. Al comenzar cada año, se iniciará la radicación consecutiva a partir de uno, utilizando sistemas manuales, mecánicos o automatizados.

Folie 3

• Explique el paso a paso del REGISTRO de las comunicaciones oficiales
• Registro de Comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como:
• Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros.

Folie 4

• Qué prohibiciones establece el acuerdo 060, en materia de radicación de comunicaciones oficiales
• No se reservan números de radiación
• No habrá números repetidos
• No habrá enmendaduras
• No habrá correcciones ni tachaduras

Folie 5

• Qué es la Ventanilla Única
• Es donde gestionan los servicios de recepción, radicación y distribución de las comunicaciones, de tal forma esos procedimientos contribuyan al desarrollo de gestión documental.

Folie 6

• Explique: que es
• RADICACIÓN: Asignación de un numero consecutivo a los documentos en los términos establecidos dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envió
• REGISTRO: Es la acción que se refiere a almacenar algo o a dejar constancia de ello en algún tipo de documento.
• PROCEDIMIENTO: Consiste del seguimiento de una serie de pasos bien definidos que permitirán y facilitarán la realización de un trabajo de la manera más correcta y exitosa posible.
• RESPONSABLES: Implica tener la capacidad de cumplir con unos compromisos concretos
• JEFE PROFESIONAL: Responsable de la dirección de un determinado proyecto, encargado de la consecución de objetivos determinados y de la organización de un equipo para la misma.

Folie 7

• Qué es la imagen corporativa?
• Con el propósito de reflejar una adecuada imagen corporativa, las entidades establecerán en sus manuales de procedimientos, la manera de elaborar oficios, cartas, memorandos y otros, teniendo en cuenta las normas ICONTEC, existentes para el efecto. La leyenda de pie de página debe contener, la dirección, el número del conmutador, el número de fax institucional, la dirección de la página web y la dirección del correo electrónico de la entidad.

Folie 8

• Describa los inconvenientes más comunes en la Unidad de Correspondencia que causan atraso en el trabajo
• No contar con un buen líder
• Pérdida de tiempo
• La desconcentración
• No contar con un plan de trabajo para el día o la semana
• falta de comunicación
• Se acabe la tinta del sello
• Alto consumo del papel
• Daño en las herramientas Virtuales y ofimáticas

Folie 9

• Qué herramientas virtuales y ofimáticas le podrían facilitar el trabajo en una unidad de correspondencia? Menciónelas y describa su funcionalidad.
• Google Drive:
• Esta herramienta te permitirá el almacenamiento de archivos, carpetas, copias de seguridad.
• Open Office:
• Esta herramienta es indispensable en caso que tu empresa no cuente con la licencia legal de Microsoft office (como ejemplo), así evitarías posibles sanciones por usar herramientas piratas.
• Evernote:
• permite anotar, capturar, guardar y organizar todo tipo de información y es que colabora a que seas más eficiente contando con una herramienta que ayuda a gestionar tus tareas y a liberar la oficina de apuntes en papel que a veces suelen ser molestos.
• Orfeo:
• Cuenta con diferentes módulos de gestión documental que hacen de las tareas operativas más ágiles al contar con flujos de trabajo. Este sería una herramienta muy útil en la Unidad de Correspondencia si se tiene presente que cuenta con un módúlo para las tareas de radicación y envío de documentos a los destinatarios entre otras funciones.

Folie 10

• Mencione los elementos, herramientas y equipos indispensables para el recibo de documentos
• EQUIPOS ELEMENTOS MUEBLES
• Computador Perforadora Mesas
• Impresora cocedora Sillas
• Scanner Sobres Casilleros
• Fax Sellos Estantes
• Fotocopiadora Hojas
• Teléfono Tijeras
• Reloj electrónico Guillotina

Folie 11

• Cómo se clasifican las comunicaciones oficiales
• Comunicaciones oficiales recibidas
• Comunicaciones oficiales enviadas
• Comunicaciones oficiales vía fax
• Comunicaciones oficiales por correo electrónico

Folie 12

• Qué son comunicaciones oficiales confidenciales?
• Es la comunicación que ingresa a través de la ventanilla del Área de Correspondencia, dirigida a una entidad o empresa, a sus funcionarios o empleados en calidad de tales y cuyo contenido debe ser conocido únicamente por el destinatario y/o funcionarios o empleados involucrados en el trámite. Esta comunicación sólo se definirá así, cuando el sobre o empaque que la contiene haga explícita la categoría de confidencial y será registrado en el sistema con la información disponible del remitente y el destinatario institucional.

Folie 13

• Qué sucede cuando se anulan los números de radicación y porqué se anulan
• Los procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales, velarán por la transparencia de la actuación administrativa, razón por la cual, no se podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será asignada en estricto orden de recepción de los documentos.
• Cuando existan errores en la radicación y se anulen los números, se debe dejar constancia por escrito, con la respectiva justificación y firma del Jefe de la unidad de correspondencia.

Folie 14

• Cuales son las clases de comunicaciones oficiales
• Carta,
• Memorando
• circular,
• mensajes,
• (fax, electrónicos ),
• nota interna e informes

Folie 15

• Establezca la diferencia entre radicación de comunicaciones oficiales y registro de comunicaciones oficiales
• Radicación de comunicaciones oficiales
• Radicar es asignar un numero consecutivo, dejando constancia de hora y fecha de recibo o enviado del documento, utilizando sistemas manuales mecánicos o automatizados.
• No se podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será asignada en estricto orden de recepción de los documentos
• Registro de comunicaciones oficiales
• Registrar es el procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas.
• Loas datos que se registran son: nombre de la persona o entidad remitente o destinataria, Nombre o código de las dependencias competentes, Numero de radicación, nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros

Folie 16

• Cuáles son los controles que debe tener la Unidad de Correspondencia de una entidad para las comunicaciones internas y oficiales
• Para las comunicaciones internas de carácter oficial las entidades deben establecer controles y procedimientos que permitan realizar un adecuado seguimiento de las mismas, utilizando los códigos de las dependencias, la numeración consecutiva y sistemas que permitan la consulta oportunamente, ya sean estos, manuales o automatizados
• Para el control de comunicaciones oficiales, las unidades de correspondencia elaboran planillas, formatos y controles manuales o automatizados que permitan certificar la recepción de los documentos, por parte de los funcionarios competentes y dispondrán de servicios de alerta para el seguimiento a los tiempos de respuesta de las comunicaciones recibidas