Arquivos Permanentes

Conceito

O arquivo permanente possui como principal atribuição a custódia e preservação dos documentos de guarda permanente encaminhados pelas diversas unidades da organização. Atividades:

- Arranjo;

- Descrição;

- Publicação;

- Conservação;

- Referência.

 

   Arranjo

- É a reunião e ordenação adequada dos documentos em fundos;

- O arranjo deve respeitar o princípio da proveniência/provenance, que diz que deve-se respeitar a origem dos documentos;

- Existem dois tipos de tarefas de arranjos:

1) Tarefas intelectuais:

Compreendem-se a análise documental no que diz respeito a forma, conteúdo e origem da função do documento.

2) Tarefas físicas:

Referem-se à arrumação dos papéis em si no local adequado se for necessário empacotamento ou mesmo encaixamento.

Obs.:

- Fundo arquivístico: arquivos provenientes de uma mesma fonte, mesma origem;

- Todo conjunto deve ser metodicamente arranjo, em ordem de: procedência, data, número, assunto e nome;

- O arranjo original pode ser modificado de forma a corrigir desvios de estrutura geral do conjunto;

- Documentos que depois de terem desaparecido de um conjunto a ele voltarem, pode reassumir o seu lugar, se ficar bem clara a sua origem.

   Descrição

É a elaboração de instrumentos de pesquisa para localizar e para facilitar o acesso aos documentos e a divulgação do acervo.

   Publicação

Dizer/publicar o que tem nos documentos e nos seus elementos formais.

   Conservação

Implantação das medidas de proteção aos documentos e ao seu local de guarda.

   Referência

Ele que diz quem pode acessar e como acessar, ou seja, definição da política de acesso e uso dos documentos.

 

Instrumentos de pesquisa

Como o próprio nome diz, são instrumentos para se fazer pesquisas para achar os documentos. Eles são:

 

   Guia

- É destinado à orientação dos usuários no conhecimento e na utilização dos fundos que integram o acervo de um arquivo permanente;

- 1º instrumento de pesquisa, porque é o mais genérico;

- Ele informa a totalidade dos fundos existentes do arquivo.

   Inventário

- Instrumento no qual as unidades de arquivamento de um fundo são identificadas e descritas;

- Unidades de arquivamento: conjunto de documentos que versam sobre o mesmo assunto, exemplos, dossiê, processo etc.

   Catálogo

- Elaborado segundo um critério temático, cronológico, onomástico ou geográfico;

- Inclui todos os documentos pertencentes a um ou mais fundos, descritos de forma pormenorizada ou sumária;

- Sua finalidade é agrupar documentos que versem sobre um mesmo assunto, produzidos na mesma época, digam respeito à mesma pessoa etc.

   Repertório

- É um catálogo seletivo;

- Ele descreve pormenorizadamente documentos previamente selecionados;

- Os documentos têm valor específico sobre determinados assuntos;

- Ele tem a intenção de ressaltar documentos individuais.

   Índice

- É um instrumento de pesquisa auxiliar;

- Ou seja, um lista sistemática dos elementos do conteúdo de um documento ou grupo de documentos, disposta em determinada ordem para indicar sua localização no texto;

- Ele remete o leitor ao contexto onde se acha inserido o termo indexado.

   Tabela de equivalência

É uma tabela com vários nomes antigos com os seus respectivos sinônimos atualizados, exemplo, fotocópia e xerox.

   Listagem descritiva do acervo

Relação elaborada com o objetivo de controlar a entrada de documentos em arquivos intermediários e em arquivos permanentes.

 

Compete também aos arquivos permanentes

- Higienização dos documentos recebidos;

- Mudança de suporte físico;

- Verificação de arquivos microfilmados;

- Verificação de arquivos digitais e magnéticos.

 

Quadro de arranjo

É