Gestão de Documentos / Arquivos Corrente e Intermediário

Obs.:

- Gestão de documentos ocorre na fase corrente e na fase intermediária;

- Ciclo vital dos documentos ocorre nas 3 fases.

 

Ciclo vital dos documentos / Teoria das 3 Idades

 

   Fase corrente - 1ª idade

- Constituída por documentos mais novos;

- Documentos sujeitos a consultas frequentes;

- Documentos em tramitação (em curso ou em andamento);

- Deve se localizar junto aos setores ou em locais próximos e de fácil acesso.

   Fase intermediária - 2ª idade

- Documentos menos utilizados;

- Otimiza o espaço dos setores;

- Atende às solicitações das diversas áreas da instituição;

- Não há necessidade de ser instalado junto à instituição (questão de economia);

- Os documentos aguardam a sua destinação final (eliminação ou guarda permanente).

   Fase permanente - 3ª idade

- Documentos de valor histórico;

- Seus documentos já possuíram valor administrativo;

- Não elimina seus documentos;

- Deve disponibilizar seus documentos para consulta, tanto pelo público interno quanto ao público externo, e a consulta não depende de autorização da área acumuladora.

 

Valor dos documentos

 

   Valor primário (administrativo)

- Documentos vinculados a atividades em andamento ou que ainda podem ser questionados administrativamente, legalmente/juridicamente e fiscalmente;

- Todo documento nasce com este valor e depois o perde;

- Compreende os documentos das fases corrente (alto valor primário) e intermediária (baixo valor primário).

   Valor secundário (histórico)

- Documentos vinculados a fatos históricos para a instituição ou para a sociedade;

- Poucos documentos atingirão este valor;

- É um valor imprescritível;

- Compreende os documentos da fase permanente;

- Também é chamado na bibliografia arquivística de valor probatório ou informativo.

 

Transferência

É a entrada de documentos no arquivo intermediário.

 

Recolhimento

É a entrada de documentos no arquivo permanente.

 

Tramitação

É o curso ou caminho que o documento percorre desde a sua entrada (recebimento ou criação na instituição até o cumprimento de sua missão administrativa).

 

Gestão de documentos

É o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

 

   Fases da gestão de documentos

São 3 fases:

1) 1ª fase, produção:

É o ato de elaborar documentos em razão das atividades específicas de um órgão ou setor.

2) 2ª fase, utilização:

É o uso dos documentos

3) 3ª fase, avaliação e/ou destinação:

É a decisão de quais documentos a serem eliminados ou preservados permanentemente.

 

Protocolo de documentos

É o controle da tramitação dos documentos, que permite acompanhar seus andamentos e prestar informações aos interessados em tempo real. Atividades do protocolo:

- Recebimento;

- Registro;

- Autuação;

- Classificação;

- Expedição / distribuição;

- Controle / movimentação.

Obs.:

- É uma atividade vinculada à fase corrente;

- Documentos particulares e sigilosos não devem ser abertos ou registrados pelo protocolo, tais documentos devem ser recebidos e encaminhados diretamente para os destinatários;

- Documentos ostensivos devem passar por todas as etapas de controle de protocolo.

 

   Recebimento

É o controle da entrada ou recepção dos documentos na instituição.

   Registro

É a leitura, identificação e cadastro dos dados de acesso do documento em sistema manual ou informatizado (origem, espécie, assunto, interessado, ...).

   Autuação

É a formação ou abertura de processo a partir do documento entregue no protocolo (inserção de capa e atribuição de número de controle).

   Classificação

É a separação dos documentos por assunto ou por área. Usa-se o plano de classificação de documentos que é o instrumento utilizado para classificar todo e qualquer documento de arquivo.

Obs.:

- Ordenação: é a organização dos documentos de acordo com a classificação e a codificação recebidas.

   Expedição/distribuição

É o envio dos documentos aos destinatários (expedição = externa; distribuição = interna).   

   Controle/movimentação

É o controle do andamento ou da tramitação dos documentos. É realizado por meio de sistema manual ou informatizado.

 

Avaliação documental

- É a análise dos documentos da instituição, a fim de definir seus prazos de guarda e destinação final a partir de seus valores;

- É realizada por uma Comissão Permanente de Avaliação (CPA) de documentos e resulta na Tabela de Temporalidade da instituição.

 

   Vantagens da avaliação

- Ganho de espaço físico;

- Agilidade ao organizar e recuperar a informação;

- Economia de recursos humanos e materiais;

- Preservação da história.

   Tabela de temporalidade

- A tabela de temporalidade é o instrumento que define os prazos de guarda e a destinação final dos documentos da instituição;

- É criada por uma Comissão Permanente de Avaliação de documentos e deve ser aprovada por uma autoridade competente para ser aplicada na instituição;

- Usa-se o plano de destinação que é parte integrante da tabela de temporalidade, que tem a função de determinar os prazos de guarda e destinação dos documentos;

- Elaborada com base na avaliação documental;

- Na tabela contém: assunto, prazo de guarda, destinação final e observações.

Classificação dos documentos

Classificação quanto:

- Ao gênero;

- À natureza do assunto;

- À forma;

- Ao formato;

- À técnica de registro;

- À espécie;

- Ao tipo ou tipologia.

 

   Quanto ao gênero

Gênero documental é o aspecto documental relacionado ao conjunto de signos ou símbolos utilizados para registrar a informação. Os gêneros são:

1) Escritos ou textuais:

São aquelas que contêm texto.

2) Iconográficos:

Documentos que apresentam imagens estáticas.

3) Cartográficos:

Documentos que contenham uma imagem reduzida representando uma área maior.

4) Micrográficos:

Documentos resultantes do processo de microfilmagem.

5) Sonoros:

Documentos que contenha som.

6) Filmográficos:

Documentos que contêm imagens.

7) Informáticos:

Documentos em meio digital.

   Quanto à natureza do assunto

1) Sigilosos:

Documentos de acesso restrito e que, por isso, exigem cuidados especiais quanto à custódia (guarda) e divulgação. Existem 3 graus de sigilo:

a) Ultrassecreto:

- Sigiloso por até 25 anos;

- Pode ser renovado uma única vez por até 25 anos;

b) Secreto:

- Sigiloso por até 15 anos;

- Não pode ser renovado;

c) Reservado:

- Sigiloso por até 5 anos;

- Não pode ser renovado.

2) Ostensivos:

Documentos cuja divulgação não prejudica a administração.

   Quanto à forma

Forma é o estágio de preparação ou transmissão do documento. Ex.:

- Rascunho;

- Original;

- Cópia.

   Quanto ao formato

Formato é a configuração física de um suporte, de acordo com a natureza e o modo como foi confeccionado. Ex.:

- Livro;

- Apostila;

- Ficha;

- Folha.

   Quanto à técnica de registro

Refere-se à técnica utilizada para registrar a informação no documento. Ex.:

- Manuscrito;

- Datilografado;

- Impresso.

   Quanto à espécie

Aspecto formal do documento, de acordo com a disposição de suas informações. Ex.:

- Cheque;

- Contrato;

- Diploma;

- Boletim;

- Atestado;

- Alvará.

   Quanto ao tipo ou à tipologia

É a soma ou junção de uma espécie documental com a atividade ou função do documento, ou seja, é a espécie + a parte especificada da espécie. Ex.:

- Cheque bancário;

- Contrato de prestação de serviços;

- Certidão de nascimento;

- Diploma de graduação;

- Boletim de ocorrência;

- Atestado médico;

- Alvará de construção.

 

Métodos de arquivamento / organização de arquivos

São as maneiras que podemos utilizar para colocar os documentos em ordem dentro do arquivo. São eles:

- Alfabético;

- Geográfico;

- Numérico/onomástico;

- Ideográfico.

Obs.:

- Apenas para os arquivos correntes.

   Procedimento para a organização

1) Classifica.

2) Ordena.

3) Arquiva.

   Sistemas

1) Direto:

É aquele em que a busca é realizada diretamente no local onde estão guardados os documentos. Ex.:

- Ordem alfabética;

- Ordem geográfica.

2) Indireto:

É aquele em que, para se ter acesso aos documentos guardados, primeiro têm se de consultar um índice ou código. Ex.:

- Ordem numérica;

- Ordem ideográfico.

3) Semidireto:

Combinação de alfabético com o numérico.   

 

Alfabético

Os documentos são ordenados por nome. Apresenta uma variação:

   Variadex

São ordenados por nome mais a utilização de cores para indicar as letras iniciais.

   Regras de arquivamento

1) 1ª regra:

a) Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois o prenome (1º nome). Ex.:

   João Barbosa

   Pedro Álvares Cabral

   Paulo Santos

Arquivam-se:

   Barbosa, João

   Cabral, Pedro Álvares

   Santos, Paulo

b) Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do prenome. Ex.:

   Aníbal Teixeira

   Marilda Teixeira

   Paulo Teixeira

Arquivam-se:

   Teixeira, Aníbal

   Teixeira, Marilda

   Teixeira, Paulo

2) 2ª regra:

a) Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se separam. Ex.:

   Camilo Castelo Branco

   Paulo Monte Verde

   Heitor Villa-Lobos

Arquivam-se:

   Castelo Branco, Camilo

   Monte Verde, Paulo

   Villa-Lobos, Heitor

3) 3ª regra:

a) Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São seguem a regra dos sobrenomes formados por um adjetivo ou substantivo. Ex.:

   Waldemar Santa Rita

   Luciano Santo Cristo

   Carlos São Paulo

Arquivam-se:

   Santa Rita, Waldemar

   Santo Cristo, Luciano

   São Paulo, Carlos

4) 4ª regra:

a) As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na classificação de sobrenomes iguais. Ex.:

   J. Vieira

   Jonas Vieira

   José Vieira

Arquivam-se:

   Vieira, J.

   Vieira, Jonas

   Vieira, José

5) 5ª regra:

a) Os artigos e preposições, tais como a, o, de, d', da, do, e, um, uma, não são considerados (ver também a 9ª regra). Ex.:

   Pedro de Almeida

   Ricardo d'Andrade

   Lúcia da Câmara

   Arnaldo do Couto

Arquivam-se:

   Almeida, Pedro de

   Andrade, Ricardo d'

   Câmara, Lúcia da

   Couto, Arnaldo do

6) 6ª regra:

a) Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Júnior, Neto, Sobrinho são considerados parte integrante do último sobrenome, mas não são considerados na ordenação alfabética. Ex.:

   Antonio Almeida Filho

   Paulo Ribeiro Júnior

   Joaquim Vasconcelos Sobrinho

   Henrique Viana Neto

Arquivam-se:

   Almeida Filho, Antonio

   Ribeiro Júnior, Paulo

   Vasconcelos Sobrinho, Joaquim

   Viana Neto, Henrique

b) Os graus de parentesco só serão considerados na alfabetização quando servirem de elemento de distinção. Ex.:

   Jorge de Abreu Sobrinho

   Jorge de Abreu Neto

   Jorge de Abreu Filho

Arquivam-se:

   Abreu Filho, Jorge de

   Abre Neto, Jorge de

   Abreu Sobrinho, Jorge de

7) 7ª regra:

a) Os títulos não são considerados na alfabetação. São colocados após o nome completo, entre parênteses. Ex.:

   Ministro Milton Campos

   Professor André Ferreira

   General Paulo Pereira

   Dr. Pedro Teixeira

Arquivam-se:

   Campos, Milton (Ministro)

   Ferreira, André (Professor)

   Pereira, Paulo (General)

   Teixeira, Pedro (Dr.)

8) 8ª regra:

a) Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, salvo nos casos espanhóis e orientais (ver as 10ª e 11ª regras). Ex.:

   Georges Aubert

   Winston Churchill

   Paul Müller

Arquivam-se:

   Georges, Aubert

   Churchill, Winston

   Müller, Paul

9) 9ª regra:

a) As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser consideradas. O mais comum é considerá-las como parte integrante do último sobrenome quando escritas com letra maiúscula. Ex.:

   Giulio di Capri

   Esteban De Penedo

   John Mac Adam

Arquivam-se:

   Capri, Giulio di

   De Penedo, Esteban

   Mac Adam, John

10) 10ª regra:

a) Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome de família do pai. Ex.:

   Armando Maradona Franco

   Lionel Andress Messi Cuccinatti

Arquivam-se:

   Maradona, Armando Franco

   Messi, Lionel Andress Cuccinatti

11) 11ª regra:

a) Os nomes orientais - japoneses, chineses e árabes - são registrados como se apresentam. Ex.:

   Al Ben-Hur

   Li Yutang

Arquivam-se:

   Al Ben-Hur

   Li Yutang

12) 12ª regra:

a) Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos como se apresentam, não se considerando, porém para fins de ordenação, os artigos e preposições que os constituem. Admite-se, para facilitar a ordenação, que os artigos iniciais sejam colocados entre parênteses após o nome. Ex.:

   Embratel

   Álvaro Ramos & Cia

   Fundação Getúlio Vargas

   A Colegial

   The Library of Congress

   Companhia Progresso Guanabara

   Barbosa Santos Ltda

Arquivam-se:

   Álvaro Ramos & Cia

   Barbosa Santos Ltda

   Colegial (A)

   Companhia Progresso Guanabara

   Embratel

   Fundação Getúlio Vargas

   Library of Congress (The)

13) 13ª regra:

Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, assembleias e assemelhados os números arábicos, romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim, entre parênteses. Ex.:

   II Conferência de Pintura Moderna

   Quinto Congresso de Geografia

   3º Congresso de Geologia

Arquivam-se:

   Conferência de Pintura Moderna (II)

   Congresso de Geografia (Quinto)

   Congresso de Geologia (3º)

 

Geográfico

Por local ou procedência.

 

   Regras de arquivamento

1) Ordenação por cidade:

a) Quando o elemento de identificação é a cidade e não o estado, deve-se observar a rigorosa ordem alfabética por cidades, não havendo destaque para as capitais. Deve haver o nome do estado ao lado da cidade. As cidades podem ser organizadas em ordem alfabética. Ex.:

   Campos (Rio de Janeiro)

   Itacoatiara (Amazonas)

   Manaus (Amazonas)

2) Ordenação por estado:

a) Quando se organiza um arquivo por estados, as capitais devem ser alfabetadas em primeiro lugar, por estado, independentemente da ordem alfabética em relação às demais cidades, que deverão estar dispostas após as capitais. Deve-se utilizar guias divisórias com notações indicativas dos nomes dos estados. Ex.:

   Pasta do estado do Amazonas

   Manaus

   Itacoatiara

   Pasta do estado do Rio de Janeiro

   Rio de Janeiro

   Campos

   Pasta do estado de São Paulo

   São Paulo

   Lorena

3) Ordenação por país

a) Quando se trata de correspondências com outros países, alfabeta-se em primeiro lugar o país. A primeira cidade dentro de cada país será a capital, seguida das demais cidades, ordenadas alfabeticamente. Ex.:

   Pasta da França

   Paris

   Lyon

   Pasta de Portugal

   Lisboa

   Coimbra

   Porto

 

Numérico/onomástico

Os documentos são ordenados por número. Existem 3 tipos:

1) Simples:

a) O método numérico simples constitui-se na atribuição de um número a cada correspondente ou cliente - pessoa física ou jurídica -, obedecendo-se à ordem de entrada ou de registro, sem qualquer preocupação com a ordenação alfabética. Ex.:

   1. Paulo de Castro

   2. Walter Rodrigues

   3. Luiz Carlos Ribeiro

   4. Banco Nacional

   5. Oswaldo Peixoto

2) Cronológico:

a) Neste método, além da ordem numérica, tem-se de observar a data. Esta modalidade é adotada em quase todas as repartições públicas.

3) Dígito-terminal:

a) Os documentos são numerados sequencialmente, como no método simples, mas para a leitura usa-se outro método: os números ficam em grupos de dois dígitos, para fazer os grupos, deve-se começar da direita para a esquerda, se faltar algarismo, então adiciona um zero a esquerda. Depois que organizar os números em grupos, organiza-se sequencialmente a partir do último grupo de 2 algarismo. Ex.:

1ª etapa:

56.212

86.212

94.217

218.703

2ª etapa:

05-62-12

08-62-12

08-42-17

21-87-03

3ª etapa:

1º) 21-87-03

2º) 05-62-12

3º) 08-62-12

4º) 08-42-17

 

Ideográfico

Os documentos são ordenados por assunto. Não é de fácil aplicação, pois depende da interpretação dos documentos sob análise, além de amplo conhecimento das atividades institucionais. Existem 2 tipos:

 

   Alfabético

Existem 2:

1) Dicionário:

Um único nível. Ex.:

   Aposentadorias

   Cirurgias

   Diárias

   Empréstimos

   Férias

2) Enciclopédico:

Em níveis hierarquizados. O Windows Explorer usa esse mesmo sistema. Ex.:

   FINANÇAS

      Empréstimos

      Bancários

      Rurais

   PESSOAL

      Aposentadoria

      Diárias

      Férias

      Licenças

         Maternidade

         Paternidade

   SAÚDE

      Cirurgias

      Exames

         Exames de sangue

         Exames de urina

   Numérico

Parecido com os assuntos distribuídos no edital do concurso. Ex.:

   1. PORTUGUÊS

      1.1. Interpretação de texto

      1.2. Gramática

         1.2.1. Classes de palavras

            1.2.1.1. Substantivo

            1.2.1.2. Adjetivo 

1) Decimal:

Limitado a 10 áreas ou classes a cada nível.

2) Duplex:

Classes ou áreas ilimitadas.

 

Etapas do arquivamento / operações de arquivamento / arquivamento

- Inspeção;

- Estudo;

- Classificação;

- Codificação;

- Ordenação;

- Guarda dos documentos / arquivamento propriamente dito.

 

   Inspeção

Consiste, basicamente, em verificar se o documento que chegou para ser arquivado realmente já foi concluído ou foi encaminhado ao arquivo por engano. É importante evitar que documentos que deveriam estar tramitando sejam guardados antes de sua conclusão.

   Estudo

Consiste na leitura cuidadosa de cada documento para verificar a entrada que lhe deverá ser atribuída.

   Classificação

Consiste na determinação da entrada e das referências cruzadas que lhe serão atribuídas. A classificação se fundamenta basicamente na interpretação dos documentos. Para isso, é indispensável conhecer o funcionamento e as atividades desenvolvidas pelos órgãos que recebem e produzem os documentos remetidos ao arquivo.

   Codificação

Depois de classificado, o arquivista atribui ao documento um código (se a organização for por código), cor (se a ordenação é feita por cores) ou o nome em que ele será arquivado. Esse código ou nome servirá para guardar o documento e, quando ele sair do arquivo, será importante para o seu re-arquivamento. Lembra do código anotado nos livros na biblioteca?

   Ordenação

É a disposição dos documentos de acordo com a classificação e a codificação adotadas.

   Guarda dos documentos / arquivamento propriamente dito

É a colocação do documento na respectiva pasta, caixa, arquivo ou estante.

 

Retirada e controle / empréstimo

1) Esta operação ocorre quando processos, dossiês ou outros documentos são retirados do arquivo para:

- Emprestar aos usuários;

- Prestar informações;

- Efetuar uma juntada.

2) O controle de retirada é efetuado por meio do recibo de empréstimo.

3) O recibo de empréstimo tem como finalidade controlar o prazo para devolução do documento e servir como indicador de sua frequência de uso.