Administración de Proyectos

Gestión de proyectosse basa en la optimización de tres parámetros o recursos: el alcance, el coste y el tiempo de realización de la actividad.En la actualidad la gestión de proyectos es cada vez más exigente ya que, además, de cumplir con los tres parámetros antes indicados, se debe conseguir la calidad, la diferenciación, el posicionamiento y otros tantos factores que hacen que un proyecto sea exitoso.Los proyectos se ven afectados por las limitaciones de tiempo, costo, alcance, calidad, recursos, capacidades organizativas, y otras limitaciones que dificultan su planificación, ejecución, administración y, finalmente, su éxito. Sin embargo, la implementación exitosa de los resultados de un proyecto terminado le proporciona ventajas económicas significativas a una organización. Por lo tanto, es importante que las organizaciones seleccionen y practiquen una metodología adecuada de gestión de proyectos.Administración de Proyectos (Los paradigmas)implica dejar de lado gran parte de los paradigmas impuestos por la administración industrial durante los últimos doscientos años. Significa olvidarse de cómo se realizaba el trabajo en el pasado y decidir cómo se puede hacer mejor ahora. Es decir, tomar las tareas que la revolución industrial dividió en simples y básicas y reunificarlas en procesos coherentes.La Administración por proyectos es un modelo de Organización Empresarial que implica1.- La internalización de la Metodología de Administración de Proyectos en todos sus miembros.2.- La aplicación de todos los procesos que componen dicha metodología en todas las Áreas de la Organización.En consecuencia, la Organización llegará a producir el gran cambio y llegará a una etapa de mejoramiento continuo, optimización y madurez organizacional.Metodología de gestión del proyectoUna metodología de gestión del proyecto debe reflejar el tamaño, la duración y la complejidad de cada proyecto individual, y adaptarse a la industria, la cultura organizacional y el nivel de madurez de gestión de proyectos de la organización. Una metodología puede ser amplia o mínima; rigurosa o sencilla; compleja o simple; lineal o altamente iterativa; descrita en fases o descrita para todo el ciclo de vida del proyecto. No hay una metodología única de gestión de proyectos que se debe aplicar a todos los proyectos todo el tiempo.Existen varias metodologías de gestión de proyecto que según el tipo de proyecto, industria u organismo profesional puede clasificarse.La Guía PMBOKProporciona pautas para la dirección de proyectos individuales y define conceptos relacionados con la dirección de proyectos, describiendo el ciclo de vida y los procesos relacionados agrupados en áreas de conocimiento. La Guía es un estándar que evolucionó a partir de las buenas prácticas reconocidas de los profesionales dedicados a la dirección de proyectos y continúa evolucionando junto con la profesión. Este estándar constituye una guía, y no una metodología específica.

Los siguientes son algunos de los errores comunes que llevan a las organizaciones a fracasar en la Administración de los Proyectos, sin la aplicación de una metodología Tratar de corregir un proceso en vez de cambiarlo No concentrarse en los procesos No hacer caso de los valores y las creencias de los empleados Conformarse con resultados de poca importancia Abandonar el esfuerzo antes de tiempo Limitar de antemano la definición del problema y el alcance del esfuerzo de reingeniería Dejar que las culturas y las actitudes corporativas existentes impidan lograr el éxito de los planes Tratar de que la planificación se haga de abajo para arriba Confiarle el liderazgo a una persona que no entiende la reingeniería Escatimar los recursos destinados a los proyectos Enterrar la Administración de los proyectos en medio de la agenda corporativa Disipar la energía en un gran número de proyectos Concentrarse exclusivamente en el diseño y no cumplir con las fechas de los entregables Dar marcha atrás cuando se encuentra resistencia Prolongar demasiado el esfuerzo Sobredimensionar los tiempos del proyectos teniendo en cuenta "lo que pudiera pasar."

Los 6 factores críticos que deben estar presentes para asegurar un proyecto exitoso sonJustificación: La ejecución del proyecto, que involucra recursos de tiempo y dinero, debe estar correcta y claramente justificadoGobernabilidad: Durante la evaluación, ejecución y operación debe existir responsables claros por parte del negocio y las áreas de apoyo, que estén involucrados activamenteEspecificaciones funcionales: Se debe contar con requerimientos claros que especifiquen con el suficiente nivel de detalle cuáles serán los datos y procesos que el sistema debe administrar.Especificaciones técnicas: Además de los aspectos funcionales, también los aspectos de arquitectura e infraestructura son importantes para eventualmente adquirir el equipamiento y planificar las configuracionesMetodología: El proyecto de implementación debe considerar todos los aspectos relevantes de documentación, pruebas, ciclos de QA y acompañamiento.Gestión del cambio: Las personas dan cuenta de más del 50% del resultado a obtener por la implementación del proyecto, por eso se deberá planificar el tipo y extensión de la capacitación como también la estrategia de gestión del cambio

15 pasos que te ayudará a dominar el proyecto.1. Establecer la Visión: Definir Objetivos claros2. Conocer a los participantes clave y definir cómo comunicarnos3. Obtener los Requerimientos detallados4. Elaborar la Descripción del Alcance de la solución5. Establecer indicadores de calidad y criterios de aceptación6. Elaborar el Cronograma y el Presupuesto para llevar a cabo el trabajo7. Asignar responsables para los trabajos8. Planificar las contrataciones y compras necesarias9. Evaluar Riesgos y planificar acciones para prevenir problemas10. Revisar y aprobar el proyecto11. Hacer la reunión de Lanzamiento del proyecto12. Dirigir el equipo y el trabajo13. Controlar el trabajo y el avance14. Lograr la aceptación de los productos desarrollados15. Cerrar el proyecto, capitalizar la experiencia y celebrar el éxito

Los proyectos presentan, en general, los siguientes aspectos Requiere un enfoque metódico para lograr resultados lidiando con dicha incertidumbre. El proyecto persigue la consecución de un resultado o beneficio. Es temporal, es decir que tiene un principio y un fin definido. El resultado del proyecto es único, es decir, diferente a los demás. Consta de una sucesión de etapas o fases donde cada fase elabora un producto o resultado intermedio, necesario para obtener el resultado final. Requiere la concurrencia y coordinación de personas con habilidades y capacidades complementarias. Frecuentemente “cruza” áreas, departamentos y líneas de autoridad de la organización. Involucra incertidumbre debido a la unicidad de su resultado, la participación de distintas disciplinas y muchas veces también tecnologías innovadoras.

¿Qué es la gestión de proyectos? La gestión de proyectos es todas aquellas acciones que debes realizar para cumplir con una necesidad definida dentro de un periodo de tiempo. Por lo tanto tiene un principio y un final, durante el cual se utilizan recursos, herramientas y personas, que tienen un costo, el cual has de tener en cuenta cuando se realiza el presupuesto. Al final siempre obtienes unos productos finales, que son los resultados esperados del proyecto.El objetivo cuando se hace una gestión de proyectos, al fin y al cabo, es que crees un producto original, y que este cumpla una necesidad específica del cliente. Suele ser más complicado que con la manera de comercializar estándar, en la que un cliente compra un producto para cubrir su necesidad. Sin embargo, en un proyecto, el producto tiene que cumplir una necesidad específica que debe ser clara. Esta es una de las dificultades de la gestión de proyectos, ya que no suelen haber precedentes en la organización.Beneficios de la gestión de proyectos A la hora de gestionar un proyecto puedes encontrar varios beneficios que ayudarán a tu empresa en diferentes ámbitos:- Posibilita una respuesta rápida a las diferentes demandas del mercado, ya que se maximiza la capacidad de reacción de los empleados, y se consigue más a un coste menor, porque cuando gestionas un proyecto has de encargarte de que los trabajadores sepan todas sus responsabilidades para poder cumplir la misión. Consecuentemente, estos encuentran maneras de mejorar el proyecto, y ahorrar en costes y tiempo.- Externamente, gracias a la gestión de proyectos aportas una visión de conjunto y de mejora en la comunicación de la empresa. Se fija objetivos globales en la organización, por lo tanto se tiene también un presupuesto general y costes de empresa de toda la organización. Con una buena gestión de proyectos, se crea una mejor transferencia de información entre los diferentes departamentos, y se marcan prioridades con más facilidad.- Te permite aprender de las lecciones del pasado, creando lo que se conoce como “Know How”, te permite utilizar la experiencia de planificación, y usarla para proyectos futuros.- Tienes una correcta información sobre la verdadera capacidad del equipo de trabajo, ya que en la gestión de proyectos se maximizan las sinergias entre los empleados de la organización.- Hay una visión enfocada en el cliente. Como hemos comentado antes durante el apartado de beneficios, un proyecto siempre centra la atención en el cliente, para cubrir una necesidad específica de este.- Asegura calidad, ya que te permite proporcionar al cliente un producto que cumple los requisitos de este, y con la adecuación de uso.