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Consulta en Access

Sera la forma de buscar y recopilar información de una o muchas mas tablas para conseguir información detallada.

¿Cómo se utilizan las consultas?

Considerados como filtros o búsquedas simples que se usaran para encontrar una tabla, con la cual se pueden acceder a tablas variadas, con la cual por ejemplo puedes buscar el código de un cliente que se encuentre en una posición difícil o alejada del nombre del cliente.

Interfaz de vista Diseño de consulta

Vistas de consulta

Botón ejecutar consulta

Panel de relación de objeto

Tabla para criterios de búsqueda

Interfaz de vista Diseño de consulta

Paso 1

Selecciona la pestaña Crear, ubicada en la parte superior de la Cinta de opciones y haz clic en el comando Diseño de consulta.

Paso 2

Se abrirá la vista Diseño de consulta.

Se abrirá el cuadro de diálogo denominado Mostrar tabla. Allí, verás una lista con el nombre de cada una de las tablas que compone tu base de datos.

Paso 3

Selecciona la tabla en la que deseas ejecutar la consulta y luego, haz clic en el botón Agregar.

Paso 4

La tabla seleccionada aparecerá como una pequeña ventana en el panel de relación de objeto. Allí, verás una lista con los nombres de los campos de la tabla.

Haz doble clic sobre los campos que consideres que van a arrojar los datos que deseas que aparezcan en los resultados de la consulta.

En este ejemplo, vamos a informar sobre la promoción a personas que viven en Houston. Por ello, vamos a incluir los campos: Nombres, Apellidos, Mail, Ciudad y Código Zip.

Paso 5

Establece los criterios de búsqueda.

Para ello, haz clic en la fila Criterios del campo que deseas filtrar. Al escribir los criterios en más de un campo, los resultados de la consulta serán los datos que cumplen con los criterios fijados por ti.

Debes tener en cuenta que a la hora de escribir los criterios, éstos deben ir entre comillas, como por ejemplo: "Houston"

Paso 6

Una vez establecidos los criterios de tu búsqueda, haz clic en el botón Ejecutar, ubicado en la Cinta de opciones.

Paso 7

Si deseas guardar esta consulta, haz clic en el comando Guardar, cambia su nombre y haz clic en el botón Aceptar.

Haz clic en el botón Ver para que puedas acceder al menú desplegable de opciones de vista para las consultas.

Por ejemplo, la vista Hoja de datos, te permitirá ver los resultados de tu consulta en forma de tabla o la Vista Diseño, te permitirá modificar o configurar la consulta.

Después de diseñar la consulta, haz clic en el botón Ejecutar para que puedas ver los resultados de tu búsqueda en una tabla.

Todas las tablas que decidas incluir en una consulta, aparecerán como pequeñas ventanas en la parte superior de la pantalla. Este espacio es conocido con el nombre de Panel de relación de objeto.

Cada ventana contiene una lista con el nombre de todos los campos disponibles en tabla que seleccionaste.

En esta tabla podrás escribir los criterios que tendrá tu búsqueda.

Verás que en la primera fila de esta tabla encontrarás el nombre de los campos que serán incluidos en la consulta.

También podrás ver a qué tabla pertenece cada campo y ordenar la forma como quieres que aparezcan los resultados de lo que estás buscando.

¿Cómo planear una consulta?

Establecer claramente lo que deseas saber

Si pudieras pedir una pregunta a tu base de datos ¿cuál sería?

La creación de una consulta es más complicado que hacer una pregunta simple. Debes saber exactamente qué deseas preguntar para construir una consulta útil.

Identificar

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Identifica los campos que contienen la información que deseas que aparezca en los resultados de la consulta.

Localizar

Determina los campos de información que deseas incluir en la consulta, es decir, busca en qué tabla se encuentra cada uno de esos campos.

Determinar

Establece los criterios de la información que cada campo debe cumplir. Para ello, piensa en la pregunta que hiciste en el primer paso. ¿Qué campos vas a necesitar para buscar la información específica?, ¿qué información buscas?, ¿cómo vas a buscarla?

Crear consultas en múltiples tablas

Paso 1

Selecciona la pestaña Crear y haz clic en el comando Diseño de consulta.

Paso 2

Se abrirá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Allí selecciona las tablas que van a hacer parte de la consulta. Luego, haz clic en el botón Agregar.

Paso 3

Las tablas aparecerán en forma de pequeñas ventanas en el panel de relación de objeto, unidos por una línea de combinación. Haz doble clic en la sección media de esta línea para que puedas configurar la dirección en la que va la relación de las tablas, es decir, de derecha a izquierda o viceversa.

Paso 4

Aparecerá el cuadro de diálogo Propiedades de combinación. Allí, selecciona la dirección en la que irá la línea de unión de las dos tablas. Puedes hacer clic en la opción 2 para que la unión quede de izquierda a derecha, es decir, que todos los clientes que cumplieron con los criterios de ubicación, se incluirían en los resultados. Si haces clic en la opción 3 la unión queda de derecha a izquierda, es decir, que con esta opción vamos a trabajar con las personas que han visitado el taller en el mes de diciembre.

Paso 5

En las ventanas, haz doble clic en los nombres de los campos que deseas que aparezcan en los resultados de la consulta. Estos se añaden en la tabla que se encuentra en la parte inferior de la pantalla.

Paso 6

Establece los criterios de búsqueda que llevará cada campo. Recuerda que los debes escribir en la fila criterio justo debajo del campo en el que deseas que vaya.

Paso 7

Después de haber establecido los criterios de búsqueda, haz clic en el botón Ejecutar ubicado en el grupo Resultados de la ficha Herramientas de consulta.

Paso 8

Los resultados de la consulta se mostrarán en una hoja de datos, parecida a una tabla. Si deseas guardar la consulta, haz clic en el comando Guardar que se encuentra en la barra de herramientas de acceso rápido, ponle un nombre y haz clic en el botón Aceptar.