Fichas
Sin título
Fichas del conjunto (5)
- 1LA DOCUMENTACIÓN Y SU CLASIFICACIÓN DOCUMENTO: información registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado DOCUMENTO DE APOYO:es aquel carácter general ( leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones especificas de la gestión administrativa DOCUMENTO DE ARCHIVO Registro de información producida o recibida en razón de sus actividades o funcionesELEMENTOS DE UN DOCUMENTO DE ARCHIVO:
-El soporte: hace relación a la parte material o física
-la técnica: medio que fija y transmite el contenido
-la estructura: hace referencia al formulario y a las clausulas
-el contenido o asunto: mensaje o información que transmite el documento
DOCUMENTOS DE ARCHIVO SEGÚN SUS ATRIBUTOS
Los atributos se refieren a las características que adquieren los documentos en razón de su forma y contenido, o sea sus caracteres internos y externos - 2CLASES DE DOCUMENTO DE ARCHIVO -POR SU NATURALEZA: de acuerdo con la técnica empleada para fijar la información y transmitir el mensaje los documentos se clasifican en: textuales, cartográficos y gráficos, de imagen, fonográficos, legibles por maquina -POR EL ORIGEN,FUENTE O AUTOR: tres aspectos que juegan un papel importante para su utilizacion: -la fuente: puede ser privada o publica, anonima o conocida, el autor puede ser una o varias personas o una institucion -publicos: otorgados por entidades oficiales o del gobierno - privados: se originan en la empresa privada-POR EL CONTENIDO:
-dispositivos: son aquellos donde la autoridad expresa su voluntad con intención de ser obedecida
-testimoniales: en ellos el estado garantiza la veracidad de lo allí contenido
-informativos: dan a conocer algo, informan
-facilitaros: son los que todas las instituciones producen
-específicos o sustantivos: son los que se producen por la actividad especifica de cada institución
-POR FUNCIÓN COMERCIAL:
-documentos contables: recibos de caja, facturas comerciales, notas de contabilidad
-documentos no contables: cotizaciones, pedidos, remisiones, ordenes de pago
-titulos valores
-informativos - 3VALORACIÓN DOCUMENTAL consiste en determinar el valor administrativo, legal, fiscal, contable (valores primarios) y el valor histórico, científico o cultural (valores secundarias) de los documentosPRIMARIOS: E aquel que tienen los documentos mientras sirven a la institución productora y al iniciador
-valor administrativo
-valor jurídico
-valor legal
-valor contable
-valor tecnico
SECUNDARIOS: Son aquellos que sirven de referencia para la elaboración o reconstrucción de cualquier actividad de la administración
-predecible o evidencia
-no precedible
-valor fiscal
-valor histórico
valor jurídico - 4CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO los documentos, igual que a las personas, tienen una especie de vida propia y pasan por diferentes edades, según esta teoría los documentos pasan por tres etapas desde su creación: -primera edad: planificación y tramitación segunda edad: vigencia y plazo precauciona -tercera edad: fase permanente o históricaESQUEMA DE SISTEMA DE CLASIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
CONCEPTO Y FINES DE LA CLASIFICACIÓN: La clasificación implica seguir un orden o sistema a la hora de distribuir la documentación que se genera en la empresa
NORMAS DE CLASIFICACIÓN
se deben seguir una serie de normas de clasificación con el fin de que el trabajo de "clasificar" documentación sea mas eficiente - 5SISTEMA DE CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS teniendo en cuenta que la ordenación debe hacerse a partir de las series documentales, para efectuar tales propósitos -numéricos: simples y cronológicos -alfanumericos: onomásticos, toponimicos y temáticos -los mixtos o alfanumérico: este sistema de ordenación se subordina a las características de cada serieSISTEMA DE ORDENACIÓN NUMÉRICOS
-Ordinal: este sistema de ordenación quizás el mas fácil de realizar consiste en disponer los documentos en forma consecutiva, progresivamente
-cronológico: este sistema de ordenación consiste en colocar un documento detrás del otro en forma secuencial de acuerdo con la fecha en que la documentación ha sido tramitada teniendo en cuenta en primer lugar el año, seguido del mes y al final el día
Información
- Descripción
- Fichas sobre Sin título, creado por Camilo Salas el 21/02/2018.
- Creado por
- Camilo Salas
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