Procedimiento de compras: pasos y requisición

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

Hay ciertos pasos típicos, que se resumen así:

Requisición de compra: Si se han cumplido todas las fases anteriores, será fácilmente agilizada la selección del proveedor y hacer la afinación, la actualización y negociación definitiva.

a) Iniciar procedimiento de compra.

b) Determinar lo que hay que comprar y cuanto comprar.

c) Estudiar las condiciones del mercado.

d) Determinar fuentes de abastecimiento.

e) Obtener un precio favorable.

f) Adjudicar y Preparar el contrato de compra.

g) Conseguir la entrega de materiales.

h) Comprobar la terminación del contrato.

REQUISICIÓN: Petición formal de materiales al departamento de compras.

FUENTES DE SUMINISTRO: Estudios anticipados de proveedores, corredores, agentes de ventas y representantes de fábrica.

Los medios empleados para realizar las compras suelen ser:

a) Programa de producción.

b) Requisición de compra iniciada en la sección de registros de existencias.

C) Requisición de compra iniciada por ciertas personas autorizadas.

Comprobaciones a efectuar antes del manejo de requisiciones:

El gerente de compras procura interpretar los mercados de manera cuantitativa, ya que las estadísticas, hechos y datos son la base para tomar mejores decisiones (negociaciones).

El estudio tiene dos fases:

1. localizar las fuentes de abastecimiento

2. Juzgarlas y valuarlas.

Archivos de catálogos: los catálogos se deben clasificar y archivar con el nombre de la empresa.

ANÁLISIS DE MERCADOS: Estudio de las existencias disponibles del material, tendencias de la oferta, precios del mercado etc.

-Traer firmas de aprobación necesarias.

Indicar las fechas de entrega solicitadas.

-Estar indicada la cantidad y la unidad.

-Venir acompañada la requisición de plano para la identificación correcta del material o servicio.

-Traer la cuenta de aplicación correcta.

Requisición precio firme: Se utiliza en conexión con un programa de ejecución o un nuevo programa cuando un proyecto ha sido establecido y aprobado.

Precio estimado: La emite el solicitante con las especificaciones para obtener el costo aproximado, tiempo de entrega e información suficiente.

Requisición de Consulta: Se usa para obtener de 1 o más proveedores información referente al material o servicio, datos técnicos, medidas y todos los datos necesarios para preparar las especificaciones.

-Requisición de consulta.

-Precio estimado.

-Requisición de precio firme.

-Requisición de compra

La localización de fuentes de suministro debe cumplir 4 características:

Fuentes de suministro en compras repetitivas: Cuando esto ocurre el comprador debe evaluar la posibilidad de adquirir el material requisitado al proveedor anterior, pero si existen variaciones en el mercado, hay que revisar descripción del material, especificaciones y registros de compra para obtener nuevas cotizaciones.

Forma de analzar y determinar las fuentes de suministro: Se debe llevar a cabo un análisis del mercado, en donde se estudiarán mediante un muestreo las características de la empresa tales como:

Procesos de fabricación, Tipos de instalación, Maquinaria, Capacidad financiera, Organización del proveedor, volumen de ventas, clientes que manejan fuentes de MP, Las líneas de producto que manejan y la posibilidad de que quieran trabajar con nosotros.

Medios para Localizar las Fuentes de Suministro: Para poder juzgar a los proveedores hay que localizarlos mediante varias formas de reclutamiento, tales como:

Revistas y directorios, Archivos de catálogos, Vendedores, Asociación de fabricantes y compradores, Visitas a los centros fabriles y Registro de cotizaciones de proveedores.

Medio de Reclutamiento de Proveedores: Tradicionalmente es el vendedor quien busca al cliente en potencia, pero también el gerente buscará las mejores fuentes de suministro para sus necesidades.

Consideraciones que se deben tener en cuanta en la selección de proveedores: Considerar el resultado del análisis de mercado, Realizar estudio en el que se califique las ventajas o descuentos de las fuentes, Estudio de la negociación y el estudio del comportamiento respecto a consideraciones pactadas anteriormente.

Requisitos que debe reunir un proveedor: Este debe tener habilidad para satisfacer las necesidades del comprador, buena situación financiera, buena reputación, capacidad de la fabrica, aspectos técnicos de la capacidad para servir los pedidos y comprobar el volumen y equipo de la fabrica del proveedor.

Registro de Proveedores: Consiste en abrir un archivo para guardar las cotizaciones, precios, catálogos, circulares, en si toda la información que se pueda obtener sobre la mercancía o que puedan sustituir la misma.

Desarrollo de Proveedores: Se requiere encontrar, formar y desarrollar un grupo de proveedores que suministren los materiales necesarios para su eficiente operación . Para llevar a cabo esta función podemos clasificar su ejecución en:

Deseo de promover buenas relaciones comerciales: Las buenas actitudes traducidas en acciones producen beneficios para ambas partes.

Análisis de alternativas: Terminado el proceso de investigación y recopilación de información, se produce el análisis y es a través de este, como puede determinarse con mayor visualización la potencialidad de un proveedor.

Mejor precio: El obtener el mejor precio no implica que sea el mas bajo si no el mas conveniente.

Selección definitiva: Normalmente se trata de obtener en el proceso de la selección, un mínimo de 3 proveedores para un mismo producto.

Investigación: Se trata de conocer la potencialidad del mercado en cuanto a empresas establecidas y empresas en proceso de desarrollo o de creación reciente ​​​​​​.

Equipo y maquinas adecuadas:​​​​​​ El proveedor debe contar con instalaciones, equipo, maquinaria y estado de conservación y utilización suficiente para poder proveer los volumenes determinados.

Calidad: Los sistemas de control de calidad deben ser adecuados y que cuente con los recursos (laboratorios, equipos, etc.) que le permitan cuplir con las especificaciones deseadas.

Situación financiera: Debe el proveedor estar en una situación financiera apropiada que le permita hacer frente a los compromisos.

Desarrollo: Obtenidos los 3 proveedores se busca lograr su desarrollo, este comprende el estudio de productos nuevos, aumento en el volumen, etc que pueda surtir un mismo proveedor.

Mantenerse informado de la situación del medio industrial. Coordinar la inclusión o eliminación del directorio de proveedores aprobados. Mantener informado a los proveedores sobre la aprobación y el rechazo.

RELACION CON PROVEEDORES

Registro a efectuar en el proceso

ELEMENTOS DE NEGOCIACIÓN COMPRADOR-PROVEEDOR

Convocatoria: Una vez preseleccionado los proveedores se establece comunicación para verificar si tienen interés en cotizar, en caso de ser afirmativo se pasa el proceso a la secretaria la requisición para que sea digitalizada.

Responsabilidades: Con lo ya expuesto, se concretan las responsabilidades del encargo de fomento de proveedores en:

Evaluación: En esta etapa se viene a evaluar (puntuación porcentual) la actuación del proveedor en el periodo de duración del contrato y se define si se sigue con el o si se debe cambiar.

La Calidad: Se define como el conjunto de requisitos que debe reunir lo comprado para satisfacer las necesidades de la empresa, ademas los 3 factores que forman parte de toda compra son: calidad, servicio y precio.

Debe saber cuales son los cuases del mercado, factores y fuerzas que actúan en el mismo, mantener constante información sobre las fuentes de abastecimiento y estudiar los precios.

NEGOCIACIÓN DE LA COMRA

Selección de cotizaciones: Es importante contar con un departamento de comparas, el cual servirá como asesor directo al comprador en cuanto a costos.

Recepción de cotización: Las solicitudes se deberán activar hasta su llegada las cuales se irán guardando y fechando hasta llegar al día tope.

Solicitud de cotización: Se registra el nombre del proveedor, nombre de la persona, fecha de entrega de la solicitud, se dará al proveedor el número de la requisición y se revisa y se firma el recibido.

El Precio: Es el valor asignado a un bien material o servicio. Es una de las consideraciones de mayor importancia en cualquier transacción de compra.

Condiciones contractuales: El pedido se convierte en un contrato para la venta y compra de mercancías y servicios especificados. Es un documento que describe las obligaciones que el vendedor y el comprador convienen realizar el uno con respecto al otro, además es un instrumento jurídico.

Garantía y Servicio: El contrato de compra lleva implícita la garantía de que el vendedor suministra mercancía de la clase y especificación que se solicita. Debe quedar por escrito en el contrato.

Pedidos u Ordenes de Compra: La orden de compra es un documento mediante el cual se comprometen tanto el proveedor como el comprador a sostener y respetar las condiciones pactadas. Esta autorización debe llevar, número de orden y cantidad pedida.

Instrucciones sobre Entregas:

La especificación de la entrega debe ser visible y se debe indicar dirección exacta del lugar a remitir el material.

Descripción:​​​​​​ la descripción de los artículos pedidos debe ser especifica y siempre debe indicar la base y los medios que se emplearán para comprobar la calidad.

Tiempo de Entrega: Es recomendable que en el cuerpo del pedido, se establezcan las condiciones negociadas, así como determinar clausulas que obliguen al proveedor a cumplir con la programación.

Algunos tipos de descuentos: ​​​​​​

Descuento por pronto pago. Descuento por volumen. Descuento acumulado y Descuentos comerciales.

Condiciones de Pago: Son muy necesarias en el aspecto de compras, ya que ​​​​​ se refleja lo negociado por el comprador con el proveedor en relación con un presupuesto dado.

Tiempo de Entrega: Debe indicar fecha, las especificaciones en cuanto al tiempo de entrega pueden reforzarse con una clausula que indique el derecho del comprador de cancelar el pedido si no se hace la entrega oportuna.

Facturación y Condiciones de Pago: La facturación debe indicar el numero de copias necesarias, información sobre esta, manera en que se marcará dicha mercancía, la forma de pago y los descuentos.

Validez de los Contratos: Para que un contrato sea valido tiene que poseer lo siguiente: El asentamiento mutuo de partes. La competencia de las partes. Un importe adecuado. Fines legales. Ausencia de fraude o de coacción.

Procedimiento para el Seguimiento: La copia del seguimiento del pedido de compra, debe tener impresa los días del mes, se anotan las características del pedido y fecha de embarque, se colocan una señal sobre el numero que representa la primer fecha de contacto, luego se archiva la copia de seguimiento por orden de numeración del pedido.

Contenido del Contrato: La cantidad de información y la clase que figura en el pedido, variará en las diferentes empresas y dependerá de la rutina en las compras, también variará en los diferentes pedidos según los artículos comprados. Los pedidos suelen numerarse en serie, se anota y explica en el registro de pedidos.

Tipos de Contratos: Pedidos individuales: se hacen para comprar cantidades concretas de los artículos. Contratos generales: cubren las necesidades de un material dado, durante un periodo determinado teniendo en cuenta o no, las ganancias especulativas.

Funciones de Pedido de Compra:​​​​​​Dar expresión formal al convenio entre el vendedor y comprador, Transmitir a la organización la información que necesiten para desempeñar adecuadamente sus funciones.

Control y Seguimiento del Pedido:​​​​​​Es la actividad que se desarrolla para asegurar el suministro de materiales mediante un seguimiento continuo, basado en fecha de vencimiento de los pedidos, y en los programas de producción; Por ende es necesario visitar las plantas de los proveedores, buscando el cumplimiento en las entregas.

Requisitos para el Éxito en el Seguimiento: Factores que afectan el éxito: Organización de la selección de seguimiento y Procedimientos empleados por la selección de seguimiento.

Organización de la Sección del Seguimiento:​​​​​Un paso esencial en el seguimiento es la colocación de esta función en la estructura de la organización de la compañía. Debe hacerse responsable una persona que quedará autorizada para elegir e instruir un numero adecuado de auxiliares. En las pequeñas empresas el gerente de compras es el encargado. Pero cuando aumenta el volumen del trabajo se contrata a un empleado para que se encargue del seguimiento de los pedidos.

Empleo de un Sistema Especial de Archivador: Cuando se recibe la copia de seguimiento del pedido se rellena una tarjeta especial para el pedido, esta tiene el numero de solicitud de compra, nombre y símbolo del material, cantidad pedida etc. , después de recibido el embarque se archiva la tarjeta por un tiempo . luego se rompe y se tira.