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Marco Normativo

Programa de Gestión Documental de la ALCALDIA DE MANIZALES:

Establecido de acuerdo a las normas dadas por el Archivo General de la Nación para dar cuenta de todas las actividades que se llevan a cabo para dar cumplimiento a las disposiciones establecidas en la norma

El objeto de un programa de gestión de documentos

Es: dar un manejo ordenado y eficiente en el flujo de la información, que resuelva los problemas y ayude a tomar decisiones; así mismo lograr una documentación exacta y completa de las políticas y procedimientos de una organización; controlar, perfeccionar y simplificar los documentos y los sistemas de documentación, además de la conservación y utilización juiciosa de los documentos.

Para el Archivo General de la Nacion AGN:

La Gestión Documental

todas las actividades técnicas y administrativas que permiten un eficiente, eficaz y efectivo manejo y organización de la documentación producida y recibida, con el propósito de garantizar su consulta, conservación y utilización desde el momento de la producción documental hasta su destino final

Presenta una serie de normas y técnicas utilizadas en los procesos, actividades y flujos de información que se implementan durante el ciclo vital de los documentos, logrando así agilidad y normalización en los procesos que se desarrollan, desde la producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos, sujetándose al principio de eficiencia que rige la función administrativa, y al de racionalidad, que rige para los archivos como elementos fundamentales de la administración pública.

A continuación se muestran los procesos, actividades y flujos de información que se implementan durante el ciclo vital de los documentos propios de la Alcaldía de Manizales

PROCESOS

A continuación se presenta cada uno de los procesos con las características y actividades que se desarrollan en cada uno

1. PRODUCCIÓN: La producción documental en la Alcaldía de Manizales está enmarcada tanto en el Sistema de Gestión de la Calidad como en los procedimientos archivísticos, de esta manera se dictan normas para la elaboración de documentos administrativos como las cartas, memorandos, circulares, actas, entre otros.

Se empleará papelería pre-impresa o diseñada en el computador de acuerdo con el modelo adoptado en el Manual de Identidad Institucional.

Utilizar letra arial, tamaño entre 10 y 12, de acuerdo al contenido.

Utilizar papel bond blanco de 75 gramos.

Imprimir por ambos lados de la hoja.

Firmar en tinta seca negra, en ningún caso se debe utilizar esferos de tinta de color.

Expedición de actos y comunicaciones de las entidades públicas. “Todos los actos administrativos a través de los cuales se exprese la administración pública por escrito, deberán adelantarse en original y una copia.

Las comunicaciones oficiales enviadas, solo se imprimen en original y una copia, excepto en los casos en los cuales se anuncien copias para otros destinatarios, esta última reposará en el expediente correspondiente.

Todo documento producido, relacionado con un contrato o convenio, debe indicar en el encabezado a que contrato o convenio pertenece, registrando el número, el día, el mes y el año en que se suscribió.

Las comunicaciones oficiales recibidas se recepcionan y radican en la Oficina de Atención al Usuario – Correspondencia y se ingresan a través del GED (software denominado Gestión Electrónica de Documentos), las cuales son enviadas a través del sistema a cada una de las dependencias correspondientes.

Las comunicaciones oficiales enviadas, Circulares Generales y Carta Circular se radican en la Oficina de Atención al Usuario – Correspondencia, a través del software denominado ARCO (Aplicativo para el Registro y Control de la Correspondencia Despachada)

La numeración de la Actas del Concejo de Gobierno y la numeración de las actas de los demás Comités o Grupos Primarios será responsabilidad de la Dependencia o grupo de trabajo.

Evitar el uso de resaltador, notas al margen, rayas y subrayados que afectan la preservación y conservación del documento, por lo tanto, nunca debe afectarse los documentos con este procedimiento. Se debe optar por emplear notas adhesivas.

El uso de grapas, clips y otros elementos metálicos aceleran el deterioro del documento. Una forma de evitar el contacto directo será emplear una tirilla de papel entre el documento y el gancho.

ASPECTOS GENERALES:

1.1. FIRMAS AUTORIZADAS: Están autorizados a firmar las comunicaciones oficiales el Alcalde, los Secretarios de Despacho, los Directores Técnicos, Directores Administrativos, Profesionales Especializados de la Secretaria Jurídica, Tesorero General, Profesionales Universitarios de la Oficina de Control Disciplinario Interno, Profesionales Universitarios de la Secretaría de Hacienda, Inspectores de Policía, Comisarios de Familia, Inspectores de Tránsito y Transporte, Supervisores, y en general todos los funcionarios vinculados a la Alcaldía podrán firmar documentos, siempre y cuando lleve el visto bueno del jefe inmediato. ( Los memorandos pueden ser producidos por todos los funcionarios vinculados a la Alcaldía.)

1.2. ELABORACION DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS A continuación se describen uno a uno los tipos de documentos administrativos y los lineamientos que deberán seguir los funcionarios del Instituto para su elaboración:

1.2.1 CARTA: Es una comunicación escrita utilizada para interrelacionarse entre empresas, con personas naturales o con los empleados

La ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos, está orientada a racionalizar el trámite de los documentos de la Administración Pública, promover la organización técnica de los archivos de gestión, garantizar la conservación de los documentos de valor histórico de las entidades oficiales y estimular la conservación y consulta de los archivos.

Título V de la Ley 594 - Gestión de documentos-, se hace obligatorio para las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, la elaboración de programas de gestión de documentos, independientemente del soporte en que produzcan la información para el cumplimiento de su cometido estatal, o del objeto social para el que fueron creadas

PRESENTACIÓN DE LA CARTA

ELEMENTOS QUE DEBEN CONSIGNARSE EN LA CARTA

Identificación de la oficina productora, Lugar de origen y fecha de elaboración, Datos del destinatario, Asunto, Saludo, Texto, Despedida, Remitente, Anexos, Copias, Identificación del funcionario que elaboró

1.2.2 MEMORANDO: Es el documento utilizado para la comunicación que se da entre las dependencias de la Alcaldía.

ELEMENTOS QUE DEBEN CONSIGNARSE EN EL MEMORANDO

Denominación del documento, Código, Fecha, PARA, DE ASUNTO, TEXTO, DESPEDIDA REMITENTE, ANEXO, IDENTIFICACION DEL FUNCIONARIO QUE ELABORO

1.2.3 CIRCULARES: Son comunicaciones de interés común y con el mismo contenido, dirigidas a un grupo de personas, pueden ser internas o externas. También pueden ser generales o dirigirse de manera personalizada

ELEMENTOS PARA CONSIGNAR EN LA CIRCULAR

Encabezado, Lugar de origen y fecha de elaboración, Oficina Emisora o Funcionario que emite la circular, Destinatarios, Asunto, Saludo, Texto, Despedida, Remitente, AnexosIdentificación del funcionario que elaboró Identificación de páginas subsiguientes

1.2.4. ACTAS: Son documentos que dan fe de lo tratado en una reunión y adquieren valor administrativo, legal, jurídico y algunas actas adquieren valor histórico desde que se crean.

TIPOS DE ACTAS QUE SE GENERAN EN LA ALCALDÍA: Actas de comités, Actas de Consejo de Gobierno, Actas de reuniones administrativas (grupos primarios), Actas de baja de inventarios Actas de entrega, Actas de eliminación de documentos.

SE DEBE TENER LAS SIGUIENTES PARTES

Título, Denominación y número, Lugar de origen y fecha de la reunión, Hora, Lugar, Asistentes, Invitados, Ausentes, Orden del día, Desarrollo, Compromisos, Convocatoria, Firmas, Anexos, Funcionario que elabora,

Alcaldia de Manizales

Secretaria de Hacienda (Unidad de Recursos Tributarios)

GESTION DOCUMENTAL

Proyecto: J.F.B.O