Sistemas de Información Contable

Sistemas de Información Contable

1. Características

   • • Realiza tareas necesarias
     • exigidas por las leyes y organismos de fiscalización del gobierno como el SENIAT, que obligan a las empresas a llevar registro de sus actividades.
   • sigue procedimientos estandarizados
     • Los datos se procesan en base a los reglamentos y métodos establecidos internamente en la empresa.
   • maneja datos detallados
     • sirven para crear rastros de auditoría
       • registro de procedimientos que pueden seguirse de principio a fin o desde el fin al principio.
   • tiene un enfoque histórico
     • Describe lo que sucedió en el pasado
   • Otorga información para solucionar problemas
     • estados financieros que son informes estándares de contabilidad

2. sistema que realiza actividades de procesamiento

3. reune datos de una empresa para poner a disposición de usuarios internos o externos

4. Los datos se recaban del sistema físico y del entorno y se introducen en la base de datos.

5. Tareas Básicas del Procesamiento de datos:

   • Recolección de datos
   • Manipulación de datos
     • Clasificación
     • Ordenamiento
     • Cálculo
     • Sintetización de datos
   • Almacenamiento de datos
   • Preparación de Documentos
     • • Por una acción
       • ejemplo: el surtir un pedido a cliente y emitir factura
     • • Por un plan
       • ejemplo: se producen salidas en una fecha determinada como cheques de pago de sueldos

6. Buen ejemplo de SIC

   • el empleado por las organizaciones de distribución
     • fábricas
     • establecimiento comercial
     • de servicio
       • CANTV
       • hospitales
     • gubernamentales
       • ejército
       • SENIAT

7. Representado por Diagrama de flujo (llamado: de contexto) de forma jerárquica

   • Elementos (rectángulos horizontales)
     • clientes
     • proveedores
     • almacén
     • gerencia
   • Flujos de datos
     • órdenes de venta
     • órdenes de compra
     • facturas
     • estados de cuenta
     • pago
     • embarques
     • existencias

8. Subsistemas

   • los que surten los pedidos a los clientes
     • captura de pedidos
     • inventarios
     • facturación
     • cuentas por cobrar
   • los que ordenan la existencia de reabastecimiento
     • Sistemas
       • compras
       • recepción
       • cuentas por pagar
     • Pasos
       • 1. Captura de pedidos
         • Editar datos de pedidos
           • Verificación de créditos
             • Asentar pedidos
               • Marcar pedidos surtidos
       • 2. Inventarios
         • Verificar existencias
           • Verificar el PUNTO DE REORDEN (cantidad de inventario que dispara una actividad de resurtir existencias)
   • los que efectúan procesos de contabilidad general
     • Libro Mayor de la Contabilidad
       • Representa un panorama financiero de las operaciones de la organización.
         • subsistema de actualización del libro mayor
         • subsistema de preparación de informes

9. Sistema de Información Contable para la facturación

   • Aviso oficial para notificar a los clientes cuánto deben
     • Sistema de Facturación
       • 1. Obtener datos de clientes (nombre, dirección, instrucciones de embarque y número de vendedor, etc.)
         • 2. Preparar facturas (listar todos los artículos y el total del Impuesto al Valor Agregado).
           • Son enviadas al cliente y los datos a pedidos facturados se pasan al sistema de cuentas por cobrar

10. El Sistema de Información Contable para las Cuentas por Cobrar

    • Cada proceso se realiza independientemente de los demás
      • 1. Añadir nuevas cuentas por cobrar (después de la facturación).
        • 2. Eliminar cuentas por cobrar pagadas
          • 3. Prepara ESTADOS DE CUENTA (recordatorio de que se debe dinero por una o más facturas). El archivo de cuentas por cobrar es utilizado cada mes para preparar estados de cuentas. Se le suele dar 30 días al cliente para pagar.
            • 4. Proporcionar datos de libro mayor. (El sistema de cuentas por cobrar le proporciona datos contables que aparecen como un activo en el Estado de Situación -Balance General-).

11. Sistema de Información contable para las compras

    • Encargado de ordenar, recibir y pagar existencias de reabastecimiento
      • Compras
        • Seleccionar a los proveedores y negociar (precios y fechas de entrega)
        • Subsistemas
          • 1. Seleccionar proveedores (para suministrar las existencias de reabastecimiento). Considera transacciones previas tomando en cuenta calidad, precios y cumplimiento.
            • 2. Obtener compromisos verbales
              • 3. Prepara órdenes de compra (Se mantiene un registro para tener control sobre éstas).
                • 4. Cerrar órdenes de compra (se archivan en el archivo Histórico de órdenes de Compra).
      • Recepción
        • Actualizar la información que refleje el recibimiento del proveedor en el reabastecimiento
          • 1. Procesar recepciones. Se realiza una inspección para certificar que se haya enviado en buen estado la mercancía.
            • 2. Notificar a otros sistemas (Se envía al sistema de Inventarios y a compras para cerrar las órdenes de compra.
      • Cuentas por pagar

12. Sistema de Información Contable para las Cuentas por Pagar

    • Encargado de pagar a los proveedores por las compras
      • Toma en cuenta:
        • En cuentas por pagar debe haber pruebas de que se ordenó la compra
        • El sistema de recepción confirma que las existencias se recibieron
        • Se recibió una factura del proveedor
          • 1. Preparar registros de cuentas por pagar al proveedor
          • 2. Efectuar pagos a proveedores (las facturas y estados de cuenta se conservan hasta que se realiza el pago).
          • 3. Eliminar cuentas por pagar pagadas
          • 4. Proporcionar datos al libro mayor