Tipos de Cartas

Tipos de Cartas

1. Carta de Recomendación

   • Su objetivo es dar a conocer los méritos y cualidades de alguna persona que desea conseguir trabajo en una empresa.
     • La información acerca de las cualidades y datos de la persona recomendada debe ser veraz y deben comprobarse por medio de diplomas, constancias, certificaciones y otros.
       • Evite el elogio exagerado y cumplidos ridículos.
         • Destaque los servicios que la persona recomendada podría prestar en la compañía.

2. Carta de Despido

   • Son utilizadas por los patronos o jefes cuando deciden finalizar un contrato laboral con un empleado; ya sea por deficiencias, errores del trabajador o por situaciones especiales de la empresa.
     • En cualquiera de los casos, se debe expresar las razones por las cuales se despide al empleado, siempre con gran respeto y consideración para no herir su autoestima.
       • Sea amable y respetuoso.
         • Demuestre deseos de ayudar y de servir.

3. Carta de Renuncia

   • Su objetivo es comunicar la dimisión del cargo que se desempeña; siempre tratando de estrechar las buenas relaciones con la empresa.
     • Las razones de la renuncia se deben manifestar con sinceridad, respeto y cortesía y deben acompañarse con expresiones de gratitud y de buenos deseos hacia la empresa.
       • Evite las quejas y las acusaciones.
         • Trate de consolidar una buena reputación antes de irse.

4. Carta de Amonestación

   • Su propósito es para que el empleado cambie una actitud indeseable en el trabajo: trato indecoroso, incumplimiento de funciones o del contrato de trabajo.
     • Deben ser respetuosas, constructivas y motivadoras.
       • Evite el sarcasmo, la ironía, las palabras despectivas y frases hirientes.
         • Sea sincero, pero amable.
           • Trate de influir positivamente en la actitud psicológica del amonestado.

5. Carta de Reclamo

   • Se envían cuando se han sufrido contratiempos o pérdidas de dinero por un error de administración o por el descuido de algún empleado de la compañía.
     • La reclamación constituye un instrumento para mejorar el prestigio de una empresa, pues permite corregir los errores que hayan surgido y así recuperar la buena voluntad del cliente.
       • El objetivo es reparar el error sin dañar las buenas relaciones entre el cliente y la empresa.

6. Carta de Concileación

   • La dependencia encargada de atender las reclamaciones debe estudiar el origen del problema para determinar la forma de llegar a una conciliación.
     • Ser diplomático: debe emplear frases amables que ayuden solucionar el problema.
       • Evite usar expresiones como queja, reclamación, olvidó, dejó, etc. Que provocaría un efecto negativo.
         • Utilice frases de disculpa o agradezca la información recibida sobre el error o mal servicio brindado.
           • Incluya siempre una explicación detallada de los hechos (por ejemplo, para explicar un posible retraso en una encomienda)

7. Carta de Queja

   • Mediante ellas se manifiesta desacuerdo, pesar o disgusto por acciones negativas de algún funcionario: descortesía, errores en el trabajo que hayan ocasionado perjuicios, deficiencia en los servicios prestados, etc.
     • Se dirigen al superior cuya jerarquía pueda reparar el daño satisfactoriamente.
       • Se debe indicar todos los datos relacionados con el hecho que motiva la queja: lugar, fecha, circunstancias, etc.
         • Se puede mencionar el nombre o la descripción de la persona

8. Carta de Cobro

   • Este tipo de documentación se envía en serie, para la cancelación de una cuenta vencida.
     • Tiene un doble propósito: cobrar la cuenta vencida y preservar las buenas relaciones comerciales entre el cliente y la empresa.
       • Por ello, el planeamiento de esta carta requiere especial trato y cortesía.

9. Carta de Prorroga

   • El cliente solicita a su acreedor posponer la fecha de pago o cancelación de una deuda
     • Se deben expresar los motivos que impiden la cancelación de la cuenta en el tiempo establecido.
       • Se debe agradecer el favor solicitado.
         • Envíe la petición antes del vencimiento del plazo convenido.

10. Carta de Propaganda

    • Su fin es multiplicar las ventas de algún producto o servicio.
      • Se pueden redactar en forma de circular y reproducirse en fotocopiadora (múltiples destinatarios)
        • Son similares a las cartas de venta, pero son más detalladas, extensas, presentan una descripción minuciosa del producto o servicio.
          • Redacción se basa en principios de la psicología de masas y publicidad