LA CARTA.

LA CARTA.

1. La expedición de cartas u oficios está a cargo de funcionarios o empleados autorizados mediante acto administrativo o en el cumplimiento de sus funciones.

   • Se recomienda elaborar las cartas u oficios externos en formato carta u oficio o A4, logo membrete y pie de página.
     • Estos elementos deberían estar preferiblemente en todas las hojas.
   • Para las cartas u oficios internos, se recomienda que solo la primera hoja vaya con el logo, membrete y pie de página, las demás con el logo.

2. CARACTERÍSTICAS DE REDACCION Y PRESENTACION

   • La carta u oficio tiene como objetivos fundamentales informar y persuadir a destinatario, para ello se recomienda tener en cuenta:
     • Tratar un solo tema por comunicación, Redactar en forma clara, precisa, concreta, y concisa, Redactas en primera persona del plural y usar el tratamiento de usted en singular o plural, Emplear estilo gramatical natural, sencillo y continuo, Utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organización y Distribuir el texto de acuerdo con su extensión.

3. UTILIZACIÓN DE CARTAS:

   • Solicitar o remitir información, documentos u objetos, ofrecer agradecimientos, excusas o condolencias, felicitar, invitar o convocar Y hacer llamados de atención, entre otros.

4. CLASES DE CARTAS U OFICIOS

   • Independientemente del estilo y según su contenido, existen varias clases, entre las cuales se destacan, organizacionales: se producen en el desarrollo de las actividades de la organización, oficiales: se producen en las oficinas públicas y organizaciones del Estado Y personales: se producen entre quienes se conocen, en ellas se permite utilizar un lenguaje informal.

5. PARTES DE LA CARTA

   • Se recomienda escribirlo a 3 cm o 4 cm del borde superior, dejando de cero a una interlínea libre cuando el papel tiene el logotipo o membrete, según el estilo.

6. LUGAR DE ORIGEN Y FECHA DE ELABORACIÓN

   • Se aconseja escribir estos datos a una o dos interlíneas libres del código y en forma completa en orden de: nombre del lugar de origen, día, mes (en minúscula) y año (sin separarlo con punto), según el estilo.

7. DESTINATARIO

   • A partir del lugar de origen y la fecha de elaboración, se recomienda dejar de dos a tres interlíneas libres, según la extensión de la comunicación.

8. DENOMINACIÓN O TÍTULO ACADÉMICO

   • Se escribe en la primera interlínea libre. Véase el Anexo A (Informativo).

9. NOMBRE DEL DESTINATARIO

   • Se ubica en la segunda interlínea libre.

10. PAÍS

    • Si la carta va dirigida al exterior, se escribe el nombre del país en la misma interlínea libre del lugar de origen (ciudad o municipio) o en la interlínea libre siguiente, dependiendo de la extensión de los datos. Sólo cuando se utiliza el sobre con ventanilla, tanto el nombre del lugar de origen como el nombre del país se escriben en mayúscula sostenida.

11. CARGO

    • Se ubica en la tercera interlínea libre.

12. ORGANIZACIÓN

    • Se escribe en la interlínea libre siguiente al cargo, con la denominación más ampliamente conocida, es decir, razón social, sigla o acrónimo. En caso de nombre completo, la escritura se efectúa con mayúscula inicial o sostenida, de acuerdo con el registro efectuado ante la entidad competente y respetando las denominaciones Ltda.

13. DIRECCIÓN

    • De acuerdo con el medio a través del cual se realice el envío de la comunicación, en este espacio se escribe la dirección de nomenclatura, el apartado, el fax o el correo electrónico. No se utilizan abreviaturas. Para designar el número en la dirección se recomienda dejar tres espacios entre la designación principal y la nomenclatura.

14. NOMBRE DEL LUGAR DE ORIGEN

    • Se identifica el lugar de origen, como ciudad, municipio u otros, por su nombre y se escribe el departamento separado por una coma. Aunque el destino de la carta sea el lugar de origen dela misma, es necesario escribir el nombre del lugar de origen. No se utilizan los términos La ciudad o Presente.

15. SALUDO

    • Como saludo independiente, se escribe a una o dos interlíneas libres después del asunto. Si se desea utilizar los saludos más usuales, véase el Anexo A (Informativo).

16. ASUNTO

    • Se recomienda escribirlo de dos a tres interlíneas libres de los datos del destinatario. Para efectos de esta sección, se recomienda tener en cuenta los lineamientos del numeral.

17. TEXTO

    • Comienza a una o dos interlíneas libres del asunto o del saludo independiente, cuando lo hay. Se escribe a interlineado sencillo; a una interlínea libre entre párrafos

18. DESPEDIDA

    • Se escribe a una o dos interlíneas libres del texto. Para utilizar las despedidas más usuales, véase el Anexo A (Informativo).

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