DOCUMENTOS

DOCUMENTOS

1. Informes

   • Actas
     • Circulares
       • Memorandos
         • Cartas
           • Definición: Escrito que una persona dirige a otra para darle noticias; generalmente se envía por correo encerrado en un sobre.
             • Características de la carta formal Hay un receptor (destinatario) y un emisor (remitente). Se organiza con claridad, concisión, precisión y exactitud. Posee una actitud cortés y amable. Busca impresionar positivamente al destinatario.
               • Una carta es un medio de comunicación escrito por un persona (emisor - remitente) y enviada a otra persona que está lejos (receptor - destinatario). La carta nos sirve para comunicar nuestras ideas y pensamientos, contar historias, dar noticias, expresar sentimientos, informar, etc., a otra persona.
                 • Tipos de Cartas formales 1- Cartas de negocios. Las cartas de negocios son cualquier tipo de documento escrito que se desenvuelve en el ámbito profesional.
                   • 5- Cartas de recomendación. ... 6- Cartas de renuncia. ... 7- Cartas de despido. ... 8- Cartas de recibo.
                   • 2- Cartas de pedidos. ... 3- Cartas de ventas. ... 4- Cartas de reclamos. ...
                   • Partes de la carta Fecha y lugar: nombre, dirección, fecha del día y lugar al que se dirige. Saludo: personal o consolidado en fórmulas establecidas. Cuerpo: del asunto, con los temas determinados. Despedida: cortesía con la que se da término a la carta.
         • Comunicación diplomática en la que se relacionan hechos y razones para que se tengan en cuenta en una negociación.
           • Las partes para poder redactar un correcto memorando son: Lugar y fecha. Código. Destinatario. Asunto. Cuerpo. Despedida o antefirma. Firma y posfirma. Suscribir Con Copia o "C.C".
             • Importancia del Memorando. El memorando es un documento que se utiliza en el interior de las empresas para establecer un vehículo de comunicación entre distintos departamentos o sectores de la misma.
               • ¿ Cuales son las partes que conforman un memorando?
                 • Son
                   • Asunto. Cuerpo. Despedida.
                     • Firma. "Con copia".
                     • Lugar y fecha. Código. Destinatario.
       • es un escrito que se emplea para comunicar simultáneamente un mismo asunto a varias personas a quienes por igual interesa". La circular es un escrito que por igual se emplea en la tramitación de asuntos oficiales, mercantiles o industriales.
         • Debemos trata de redactar un texto breve, sin rodeos y de forma directa. Las ideas deberán expresarse de una manera clara, concisa y ordenada
           • La carta circular es un documento que se utiliza para comunicar cualquier noticia, información o evento actual, que pueda resultar de interés para la empresa, departamentos, empleados, etc.
             • Encabezado: Línea de identificación para indicar la continuidad del documento
               • Estilo: Orden en la distribución de las diferentes líneas que conforman la circular
               • Espacio: Distancia horizontal de escritura.
               • Fecha: Lugar de origen del documento,
     • Documento escrito en el que se relaciona lo sucedido, tratado o acordado en una junta o reunión.
       • CARACTERISTICAS •
         • echa, hora y lugar en la que se celebra la reunión o junta. Cuando el acta lo formaliza una determinada sociedad, deberá figurar el nombre de ésta. Nombre y apellidos de todos los convocados, indicando quienes han asistido y quiénes no
           • El acta es un documento de gran importancia procesal, ya que en un procedimiento judicial o administrativo es donde se despliega su eficacia. Las actas son documentos o escritos que se realizan para hacer constar hechos; y tienen el valor que les otorga la ley
             • Partes de un acta
               • título,introducción,texto,cierre del acta
               • firma de los que aprueban el acta y redacción del acta de sesión ordinaria.
   • Exposición oral o escrita sobre el estado de una cosa o de una persona, sobre las circunstancias que rodean un hecho, etc.
     • Características de un informe
       • Claridad. Un informe, sea del tipo que sea, debe por ser entendido por cualquier persona con un nivel cultural medio. ... Redacción concisa y directa. ... Objetividad. ... La replicabilidad. ... Sobriedad.
         • El uso y el propósito de los informes dentro de una organización, básicamente se resume a la transmisión de información para su análisis o almacenamiento, con la finalidad de ser utilizado por algún ente de la organización en un futuro inmediato
           • Otros tipos de informes
             • Informe de pasantías o prácticas. Informe de trabajo. Informe académico. Informe científico. Informe técnico. Informe final. Informe financiero. Informe formal.
   • Certificados y constancias
     • Hoja de Vida
       • Sobres comerciales
         • Mensajes electronicos
           • Tarjetas Protocolarias
             • Estas tarjetas forman parte de las comunicaciones organizacionales escritas para el manejo de las relaciones públicas y de negocios. Proyectan no solo la imagen corporativa, sino también la de los ejecutivos y aquellas personas que manejan todo lo relacionado con oferta, venta de bienes y servicios.
               • La redacción de la presentación de las tarjetas protocolarias varían de acuerdo con el objetivo que buscan o actividad que realizan.
                 • Partes de las tarjetas: Logotipo, escudo o nombre de la organización del remitente. Nombres, apellidos y cargo de quien envía los agradecimientos. Texto del motivo de agradecimiento. Nombres, apellidos y cargo de la persona a quien se envía el agradecimiento. Ciudad y municipio y fecha.
                   • EJEMPLO: Tarjetas de felicitación: Tarjetas de agradecimiento: Tarjetas de agradecimiento y felicitación: etc
           • El correo electrónico (también conocido como e-mail, un término inglés derivado de electronic mail) es un servicio que permite el intercambio de mensajes a través de sistemas de comunicación electrónicos. ... La explicación es sencilla: @, en inglés, se pronuncia at y significa “en”.
             • PARTES DEL MENSAJE ELECTRÓNICO  ENCABEZAMIENTO: Informa a los receptores quién es el remitente del mensaje.  PARA: Indica la dirección del destinatario.  ASUNTO: Es el resumen que da una idea, por adelantado, de lo tratado en el correo.  CUERPO DEL TEXTO: Es la información o descripción del motivo del mensaje.
               • 1 – Atrápalo: un tono de comunicación desenfadado. ... 2 – La Corsetera: el placer de contar historias. ... 3 – Carousel: una carta para los usuarios. ... 4 – ING Direct: jugar con el sentimiento de urgencia en email marketing. ... 5 – Triodos Bank: equilibrar el componente emocional y racional.
         • El Sobre Comercial. ... Es una cubierta que reserva y guarda comunicaciones escritas o documentos comerciales. Es el complemento de la Carta, por esto siempre que realizamos cartas, elaboramos el sobre correspondiente.
           • CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN
             • En forma clara y completa se deben escribir los datos del destinatario. El sobre debe coincidir con el diseño de la organización en cuanto a color y calidad. El membrete de la organización debe estar impreso en el sobre. Las zonas se deben tener en cuenta en la elaboración de sobres grandes.
               • Tipos de sobres
                 • Sobres engomados. ... Sobres autoadhesivos cuya solapa se pega desprendiendo una tira plástica. ... Sobres sin ventana, en los que hay que escribir la dirección del destinatario. Sobres con ventana: Llevan una ventana plástica en la parte inferior izquierda que deja ver la dirección escrita en la propia carta.
                 • zonas de Sobres comerciales
                   • Los sobres se utilizan para proteger el documento y la información.  MODELOS Modelo 1:  Para efectos de la impresión de los datos, se determinan tres zonas: en las zona 1 y 2 se imprimen los datos del remitente y la zona 3 se deja libre para uso exclusivo de la oficina de correos.
       • La Hoja de vida o CV es una recopilación de todos los datos académicos y experiencia de una persona a lo largo de su vida independientemente del puesto de trabajo al cual se opta en el proceso de selección.
         • Redacción de hoja de vida
           • Debe ser distribuida de la siguiente manera: Datos personales: Nombre y Apellidos, lugar y fecha de nacimiento, estado civil, dirección personal, número de teléfono de contacto, dirección de correo electrónico, etc.
             • Tipos de hoja de vida
               • Podemos distinguir entre tres tipos de hojas de vida: cronológico, funcional y una combinación de ambos.
                 • PARTES DE LA HOJA DE VIDA CORPORATIVA
                   • La frase hoja de vida corporativa se escribe contra el margen superior en mayúscula sostenida y centrada.
                   • o Datos personales: Incluyen nombre, número de identificación, lugar y fecha de expedición; lugar y fecha de nacimiento, género, estado civil
     • CONSTANCIAS : El certificado es un documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne. Acontecimiento acompañado de formalidades necesarias para la validez de un acto judicial, juramento, ceremonia, norma y requiere registro notarial.
       • CARACTERISTICAS.
         • redactar en forma clara, precisa concreta y concisa. usar un tratamiento impersonal, respetuoso y cortes. emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo. utilizar los formas establecer en cada organización. distribuir el texto de acuerdo con su extensión. expedir siempre el original.
           • Según este criterio podemos clasificar los certificados electrónicos fundamentalmente en dos: Certificados de Persona Física. Son los que incorporan la identidad de un sujeto físico o ciudadano. ... Certificados de Persona Jurídica. Incorporan una identidad jurídica. ... Certificados de entidad sin personalidad jurídica.
             • Existen dos clases de certificados, aquellos que son obligatorios por ley, entre los que podemos encontrar el de defunción, nacimiento, etc., y aquellos llamados simples, que son los que habitualmente redactamos en nuestro consultorio.
               • Partes de la constancia y certificado
                 • Cargo: Título de la posición que ocupa la persona responsable de expedir el documento. Datos del remitente: Razón social, logotipo, ciudad, dirección, apartado, dirección electrónica, teléfono, fax, télex y NIT de quien otorga la certificación.