SEI-GDF

SEI-GDF

1. como sistema oficial de gestão de documentos e processos administrativos eletrônicos e digitais, no âmbito dos órgãos e das entidades do DF

2. A Secretaria de Estado de Planejamento, Orçamento e Gestão do Distrito Federal - SEPLAG deve expedir Portaria para definir o funcionamento do Sistema Integrado de Controle de Processos - SICOP enquanto não for implantado o SEI-GDF em todos os órgãos e entidades do Distrito Federal

   • São objetivos do SEI:
     • I – aumentar a produtividade e a celeridade na tramitação de documentos e processos;
       • II – aprimorar a segurança e a confiabilidade dos dados e das informações;
         • III – criar condições mais adequadas para a produção e utilização de informações;
           • IV – facilitar o acesso às informações; e
             • V – reduzir o uso de papel, os custos operacionais e de armazenamento da documentação.
     • Integram a estrutura de gestão do SEI-GDF:
       • Unidade Central de Gestão:
         • Unidade Técnica de Gestão
           • Subsecretaria de Tecnologia da Informação e Comunicação da Secretaria Executiva de Gestão Administrativa
         • Unidade Central de Gestão do Processo Eletrônico e Inovação da Secretaria Executiva de Gestão Administrativa
       • ÓRGÃO GESTOR
       • ÓRGÃO E ENTIDADE DO DF
         • Comitê Setorial de Gestão
           • composto por servidores de áreas estratégicas indicados pelos titulares dos órgãos e entidades do Distrito Federal, serviços sociais autônomos e organizações sociais, ambos com contrato de gestão firmado com o Distrito Federal, cuja competência é restrita à fase de implantação do SEI-GDF;
         • Unidade Setorial de Gestão
           • preferencialmente, unidade orgânica responsável pela gestão de documentos, protocolos e arquivos no âmbito de cada órgão e entidade do Distrito Federal, serviço social autônomo e organização social, ambos com contrato de gestão firmado com o Distrito Federal, ou, a critério, comissão permanente oficialmente designada, instituída por membros das áreas de documentação, gestão de pessoas e tecnologia da informação, desde que tenham realizado treinamento específico para Gestor da Unidade Setorial de Gestão do SEI-GDF e assinado o Termo de Responsabilidade emitido pela Unidade Central de Gestão;
         • Unidade de Tecnologia da Informação
           • unidade orgânica responsável pela tecnologia da informação no âmbito de cada órgão e entidade do Distrito Federal, dos serviços sociaisautônomos e das organizações sociais, ambos com contrato de gestão firmado com o Distrito Federal;
         • usuários do SEI-GDF
           • servidores e empregados lotados nos órgãos e entidades do Distrito Federal, dos serviços sociais autônomos e das organizações sociais, ambos com contrato de gestão firmado com o Distrito Federal, e público externo
       • A. Compete à Unidade Central de Gestão do SEI-GDF
         • divulgar as políticas, normas e manuais relacionados à gestão e operacionalização do SEI-GDF;
           • II - promover a gestão do Projeto de Implantação do SEI-GDF nos órgãos e nas entidades do DF
             • III - promover a gestão do SEI-GDF
               • IV - definir e atribuir perfis de acesso aos usuários das Unidades Setoriais de Gestão ao SEI-GDF, de acordo com parâmetros do Órgão Gestor do SEI-GDF;
                 • V - gerir e manter atualizadas as tabelas auxiliares de tipos de assuntos, processos e tipos de documentos enviadas pelos órgãos e entidades do Distrito Federal
                   • VI - promover e fomentar a capacitação, realização de eventos e reuniões visando à uniformização de procedimentos de operacionalização do SEI-GDF
                     • VII - desenvolver o Plano de Comunicação Social referente à utilização do SEI-GDF
                       • VIII - orientar e assistir tecnicamente os órgãos e entidades do Distrito Federal e os usuários do SEI-GDF
                         • IX - realizar auditorias e monitorar acessos e visualizações da Unidade Setorial de Gestão, para que estejam dentro das normatizações estabelecidas pela Unidade Central de Gestão do SEI-GDF;
                           • X - avaliar e propor melhorias no SEI-GDF;
                             • XI - garantir que as melhorias no SEI-GDF estejam aderentes ao Processo Eletrônico Nacional (PEN), do Ministério da Economia e ao Tribunal Regional Federal da 4ª Regiao (TRF-4), e que atendam aos órgãos e entidades do Distrito Federal, aos serviços sociais autônomos e às organizações sociais, ambos com contrato de gestão firmado com o Distrito Federal. (
         • Compete à Unidade Técnica de Gestão do SEI-GDF
           • I - implementar as atualizações de versões do SEI-GDF, quando disponibilizadas pelo Processo Eletrônico Nacional – (PEN), do Ministério da Economia e/ou pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Regiao (TRF-4
             • II - analisar e propor, juntamente com a Unidade Central de Gestão, as melhorias ao Processo Eletrônico Nacional – (PEN) e/ou pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Regiao (TRF-4).
               • III - garantir suporte tecnológico referente à preservação e à segurança das bases de dados do SEI-GDF
                 • IV - monitorar ocorrências de incidentes e problemas técnicos relativos ao SEI-GDF e aplicar soluções
                   • - orientar os órgãos e as entidades do Distrito Federal quanto:
                     • a) à permissão de acesso à rede de comunicação local;
                       • b) ao conhecimento do tipo de conexão com a Unidade Técnica de Gestão
                         • C) ao conhecimento do tráfego de rede entre o órgão e a Unidade Técnica de Gestão
                           • I - analisar e propor, juntamente com a Unidade Central de Gestão, as melhorias no Processo Eletrônico Nacional - PEN-SEI.
           • Compete aos órgãos e entidades do Distrito Federal
             • I - apoiar o Comitê Setorial de Gestão e a Unidade Setorial de Gestão no cumprimento de suas atividades e atribuições
               • II - garantir a execução das ações previstas no cronograma de implantação do SEI-GDF;
                 • III - designar Comitê Setorial de Gestão composto de servidores de cada uma de suas Subsecretarias ou unidades correlatas para fornecer informações que forem solicitadas na fase de implantação do SEI-GDF
                   • IV - desenvolver o Plano de Comunicação Social, referente à utilização do Sistema com a área de comunicação social do Órgão Gestor do Sistema e com a Secretaria da Casa Civil, Relações Institucionais e Sociais
                     • V - demandar a aquisição de certificados digitais para as áreas estratégicas, de acordo com as necessidades apontadas pelo Comitê Setorial de Gestão;
                       • VI - garantir suporte tecnológico referente à implantação, utilização, manutenção e sustentação do Sistema
                         • - garantir a utilização do SEI-GDF em todos os seus processos
                           • VIII - garantir a correta utilização do Sistema após a fase de implantação, em conformidade com as diretrizes do Órgão Gestor do Sistema.
             • Compete ao Comitê Setorial de Gestão:
               • I - executar as ações de gestão do SEI-GDF no âmbito do seu órgão em consonância com os normativos do Órgão Gestor, durante a fase de implantação do Sistema;
                 • II - executar as ações previstas no cronograma de implantação do SEI-GDF
                   • III - levantar e validar as informações referentes às estruturas das unidades administrativas, usuários, e demais tabelas auxiliares do SEI-GDF
                     • IV - manter atualizadas as tabelas de unidades, assinaturas, usuários, assuntos, tipo de processos, modelos e hipóteses legais
                       • V - orientar os usuários quanto aos procedimentos operacionais de uso do SEI-GDF, em relação às especificidades dos processos definidos pelo órgão, e solicitar a capacitação de usuários sempre que necessário;
                         • VI - orientar as unidades administrativas envolvidas nos processos em implantação quanto:
                           • a) à produção e atualização das Bases de Conhecimento do SEI-GDF;
                             • b) à guarda e ao acondicionamento dos documentos digitalizados e não certificados digitalmente que forem inseridos no SEI-GDF; (
                               • c) aos procedimentos de digitalização, de acordo com a legislação vigente e as recomendações técnicas do Órgão Gestor do Sistema;
                                 • VII - receber, analisar e encaminhar ao Órgão Gestor do Sistema as ocorrências de problemas técnicos não solucionados;
                                   • VIII - indicar quais as unidades administrativas procederão à Certificação Digital de documentos
                                     • X - monitorar acessos e visualizações dos usuários para que estejam dentro das normatizações estabelecidas pela Unidade Central do SEI-GDF.
               • Compete à Unidade Setorial de Gestão do SEI-GDF
                 • I - executar as ações de gestão do SEI-GDF, em consonância com os normativos e orientações do Órgão Gestor do Sistema, depois da fase de implantação
                   • II - aplicar e disseminar as diretrizes, normas, orientações e procedimentos relacionados ao SEI-GDF
                     • III - informar à Unidade Central de Gestão a necessidade de alimentação e atualização das tabelas auxiliares do SEI-GDF;
                       • IV - manter atualizadas as tabelas auxiliares do SEI-GDF, cujo cadastro seja de sua competência
                         • V - cadastrar e gerenciar as permissões de acesso dos usuários;
                           • VI - orientar e assistir os usuários quanto aos procedimentos operacionais de uso do SEI-GDF, em relação às especificidades dos processos de negócio local, e solicitar a capacitação de usuários sempre que necessário
                             • VII - orientar as unidades administrativas a produzir e manter atualizadas as Bases de Conhecimento
                               • VIII - orientar as unidades administrativas quanto à guarda e ao acondicionamento dos documentos digitalizados e não certificados digitalmente que forem inseridos no SEI-GDF
                                 • IX - atender e orientar as unidades administrativas quanto aos procedimentos de digitalização, de acordo com a legislação vigente e as recomendações técnicas do Órgão Gestor do Sistema
                                   • X - receber, analisar e encaminhar à Unidade Central de Gestão as ocorrências de problemas técnicos não solucionadas internamente
                                     • XII - monitorar e elaborar relatórios do SEI-GDF no âmbito institucional que forneçam dados sobre seus atendimentos.
                                       • XIII - propor melhorias ao SEI-GDF
                 • Compete à Unidade de Tecnologia da Informação
                   • I - definir um ponto focal da área
                     • II - manter atualizada a lista de usuários que têm permissão de acesso à rede de comunicação local
                       • III - conhecer: (
                         • a) o tipo de conexão com a Unidade Técnica de Gestão;
                           • b) conhecer a análise do tráfego de rede do órgão com a Unidade Técnica de Gestão
                         • IV - fornecer suporte tecnológico referente à implantação e utilização do SEI-GDF
                           • V - disponibilizar hardwares, softwares, redes de comunicação e o suporte ao usuário
                             • VI - atender e orientar as unidades administrativas quanto aos procedimentos de digitalização, de acordo com a legislação vigente e as recomendações técnicas do Órgão Gestor do Sistema.
                   • A Secretaria de Estado de Economia (SEEC) é o Órgão Gestor do SEI-GDF, por meio da Secretaria Executiva de Gestão Administrativa (SEGEA), cabendo-lhe:
                     • I - representar o Distrito Federal na Comunidade de Negócios do Processo Eletrônico Nacional (PEN), do Ministério da Economia;
                       • II - estabelecer e manter atualizadas as diretrizes, normas, manuais e procedimentos de gestão do SEI-GDF;
                         • III - apoiar e acompanhar a Unidade Central de Gestão na implementação e gestão do SEI-GDF;
                           • IV - estabelecer portaria conjunta com os demais órgãos e entidades do Distrito Federal para a implantação do SEI-GDF
                             • V - constituir comissões de negócio e técnica para estudos de melhorias do SEI-GDF e apresentá-los ao Ministério da Economia
                               • VI - representar o Governo do Distrito Federal na Comunidade de Negócios do Processo Eletrônico Nacional - PEN-SEI, do Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão
                                 • VII - promover políticas de capacitação, assistência técnica, monitoramento e avaliação das atividades relacionadas ao SEI-GDF
                                   • VIII - manter o SEI-GDF de forma centralizada no ambiente corporativo 'Data Center do GDF';
                                     • IX - delegar atribuições do SEI-GDF aos órgãos e entidades do Distrito Federal, conforme a necessidade
                                       • X - garantir recursos de tecnologia da informação, equipe técnica especializada, recursos materiais e estrutura de gestão para manutenção e sustentação do SEI-GDF
                                         • XI - autorizar a implantação do SEI no âmbito dos serviços sociais autônomos e das organizações sociais, ambos com contrato de gestão firmado com o Distrito Federal,

3. A critério do Órgão Gestor, poderá ser autorizada a implantação do SEI como sistema oficial de gestão de documentos e processos administrativos eletrônicos e digitais no âmbito dos serviços sociais autônomos e das organizações sociais, ambos com contrato de gestão firmado com o Distrito Federal.