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DESCRIPCION DOCUMENTAL

1. Capitulo IV del acuerdo 005 de 2013

   • ART 18 : PAUTAS GENERALES PARA LA DESCRIPCION DOCUMENTAL.
     • INSTRUMENTOS DE DESCRIPCION ARCHIVISTICOS
       •  Se trata de documentos en los que se relaciona o se describe uno o un conjunto de documentos, con el fin de establecer control físico, administrativo o intelectual de los mismos y que permite la oportuna y adecuada localización y recuperación del documento físico o electrónico y de la información en él contenida.
       • GUIA
         • Describe de manera general un Archivo General Territorial o Institucio­nal, la reseña histórica de su creación y evolución institucional, misión, funciones, objetivos, visión, alcance, servicios, ubicación física del edificio; así como reseña histórica, contenido, series o asuntos, fechas extremas, clase de soporte, volumen, temas de posible investigación, de cada uno de los fondos que lo conforman, entre otros. Las entidades o el Archivo General Territorial, deben destinar espacios en las respectivas páginas web para la publicación de la citada Guía.
       • INDICES
         • Lista alfabética o numérica de términos onomásticos, toponímicos, cronológicos y temáticos, contenidos tanto en los propios documentos como en los instrumentos de descripción ya elaborados y que reflejan el contenido de los documen­tos mediante palabras claves o descriptores en lenguaje controlado según la temática de los fondos objeto de la descripción documental; debe contener a referencia para su localización;
       • CENSO
         • En concordancia con lo expuesto en el artículo 30 del Decreto 2578 de 2012, es responsabilidad del Archivo General de la Nación y de los Archivos Te­rritoriales, elaborar y mantener actualizado el Censo Guía de los archivos públicos del orden nacional y territorial. El censo es el instrumento en el que se identifica y se describen de manera general los archivos pertenecientes a un ámbito nacional y territorial con el fin de dar a conocer datos básicos, como la titularidad, dirección, fondos documentales, servicios, entre otros.
       • INVENTARIO
         • Instrumento de control y de recuperación de información en el que se describe de manera exacta los datos de cada una de las unidades de conservación que conforman las series o asuntos de un fondo documental.
       • CATALOGO
         • Es el instrumento de consulta que describe de manera exhaustiva los documentos (expedientes, tomos, legajos, unidades documentales) seleccionados de una serie o asunto, o parte de ella, que traten de un mismo asunto, que por su valor histórico o demanda de consulta así lo amerite.
     • NIVELES DE DESCRIPCION
       • FONDO
         • Comprende el conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en desarrollo de sus funciones y actividades para este nivel aplican las Guías.
       • SECCION Y SUB SECCION
         • Comprende el conjunto de documentos agrupados en series o asuntos que fueron producidos y acumulados, en las diferentes subdivisiones de un fondo, las cuales deben responder de manera directa con la estructura orgánica de la entidad. A este nivel aplican tanto la guía como los inventarios documentales.  
       • SERIE Y SUBSERIE O ASUNTO
         • Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas, las cuales están determinadas por las Tablas de Retención o de Valoración Documental. A este nivel aplican los inventarios, dependiendo de la necesidad de información.
       • EXPEDIENTE
         • Conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora en resolución de un mismo asunto, organizados en el orden en que fueron tramitados y que constituyen una unidad archivística compuesta. A este nivel, aplican los inventarios, catálogos e índices, dependiendo de la necesidad de información.
       • UNIDAD DOCUMENTAL SIMPLE
         • Conjunto de documentos de iguales características, producidos de manera periódica y secuencial numérica o cronológica) y que constituyen una unidad archivística simple. Ejemplo: actas, decretos, resoluciones circulares, acuerdos. A este nivel aplican los inventarios, catálogos e índices, dependiendo de la necesidad de información.  
     • AREAS DE DESCRPCION
       • La descripción documental en cualquier soporte y en cualquiera de los niveles anteriormente descritos debe contemplar como mínimo las siguientes áreas que se identifican con la estructura documental del nivel a describir, diligenciando los aspectos requeridos para cada nivel, de acuerdo con las necesidades de cada entidad y los lineamientos que establezca el Archivo General de la Nación, el Comité Interno de Archivo de cada entidad y demás normas vigentes sobre el particular:
       • AREA DE IDENTIFICACION
         • 1.1 Nivel de descripción 1.2. Código de referencia 1.3. Signaturas antiguas 1.4. Signatura de procedencia 1.5. Unidad de instalación 1.6. Autor responsable del contenido 1.7. Signatura en otros soportes 1.7.1. Signatura 1.7.2. Tipo de soporte 1.8. Título 1.8.1. Título propio  1.8.2. Otros títulos 1.9. Fechas extremas 1.9.1. Inicial 1.9.2. Final 1.10. Fechas de acotación 1.10.1. Inicial 1.10.2. Final 1.11. Soporte 1.12. Volumen de la unidad de descripción 1.12.1 Unidad documental 1.12.2. Expediente o carpeta 1.12.3. Legajo 1.12.4. Caja 1.12.5. Otros 1.12.6 Folios (físico o electrónico) 1.13. Tipo documental 1.14. No. de orden
       • AREA DE CONTROL DE DESCRIPCION
         • 8.1. Nota del archivero   8.2. Reglas o normas utilizadas   8.3. Facha(s) de la(s) descripción(es)
       • AREA DE CONTEXTO
         • 2.1. Nombre del productor / Unidad administrativa / Oficina productora   2.2. Fuentes de información   2.3. Historia institucional o Biografía   2.4. Fechas extremas del productor   2.5. Historia de la custodia   2.6. Forma de ingreso   2.6.1. Transferencia / Entidad remitente / Fecha   2.6.2. Donación / Donante / Fecha   2.6.3. Compra / Propietario / Fecha   2.6.4. Depósito / Procedencia / Fecha
       • DESCRIPTORES CON FUNCIONES Y RELACIONES
         • 7.1. Índices   7.2. Relación 2   7.3. Descriptor 3 (cargos)   7.4. Descriptor 4 (títulos)   7.5. Descriptor 5 (profesión)   7.6. Descriptor 6 (condición étnica)   7.7. Descriptor 7 (geográficos)   7.8. Descriptor 8 (tipo documental)   7.9. Descriptor 9 (entidades)   7.10. Descriptor 10 (temáticos) (tema o asunto administrativo o trámite al que se vincula)   7.11. Descriptor 11 (grados militares)   7.12. Descriptor 13 (anexos)
       • AREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURA
         • 3.1. Lugar de emisión   3.2. Alcance y contenido   3.3. Criterios de valoración, selección y eliminación   3.4. Nuevos ingresos   3.5. Organización   3.6. Características internas   3.6.1. Tipo de letra   3.6.2. Tipo de recurso de información   3.6.3. Tipología documental   3.6.4. Técnica   3.6.5. Tradición documental   3.6.6. Otras características internas   3.6.7. Medio de captura / Modelo   3.6.8. Imagen   3.6.9. Formato de comprensión   3.6.10. Tamaño digital   3.6.11. Resolución   3.7. Características externas   3.7.1. Lengua (Idioma)   3.7.2. Dimensiones   3.7.3 Colores   3.7.4. Otras características externas   3.8. Datos del autor   3.9. Datos de la publicación   3.10. Datos matemáticos   3.11. Documentación anexa   3.12. Edición   3.13. Fuente de información
       • AREA DE NOTAS
         • 6.1. Notas   6.2. Documentos anexos  
       • AREA DE CONDICIONES DE ASCESO Y UTILIZACION
         • 4.1. Situación jurídica   4.2. Condiciones de acceso   4.3. Derechos del autor / Normas sobre reproducción   4.4. Lengua (Idioma) de los documentos   4.5. Estado de conservación   4.6. Características físicas y requisitos técnicos   4.7. Instrumentos de descripción
       • AREA DE DOCUMENTACION ASOCIADA
         • 5.1. Localización de los documentos originales   5.2. Existencia de reproducciones   5.3. Unidades de descripción relacionadas con el archivo   5.4. Documentación complementaria en otros archivos   5.5. Bibliografía
     • METADATOS MINIMOS PARA LA DESCRIPCION DE ARCHIVOS ELECTRONICOS
       • Sin perjuicio de lo establecido en el artículo anterior, para la descrip­ción de documentos electrónicos, el respectivo Comité institucional de Desarrollo Administrativo o el Comité Interno de Archivo de cada entidad según el caso, debe evaluar y aplicar estándares de descripción (metadatos) compatibles con las normas de descripción archivística adoptadas por el Consejo Internacional de Archivos (CIA) y tener en cuenta lo dispuesto en el artículo 30 del Decreto 2609 de 2012, para describir documentos electrónicos.   Parágrafo. El Archivo General de la Nación podrá reglamentar otros aspectos adicionales de este artículo, cuando la descripción aplique a sistemas electrónicos, repositorios digitales de archivo y cualquier conjunto de documentos en formato electrónico, para facilitar su descripción, consulta y recuperación.  
   • ART 19 PASOS PARA EL DESARROLLO DE UN PROYECTO DE DESCRIPCION DOCUMENTAL
     • Para el desarrollo de proyectos de descripción documental es necesario realizar como mínimo las siguientes actividades:
     • A
       • Identificación de la unidad de descripción (fondo, sección, subsección, serie, subserie o agrupación documental a describir):
     • B
       • Verificación del estado general de organización y conservación documental:   * Estado ce organización: (clasificación, ordenación, foliación, sellado, reseña histórica institucional, nivel de descripción, condiciones de almacenamiento, reproducción en otros soportes).   * Estado de conservación: (identificación de los niveles de deterioro: físicos, biológicos o químicos y verificación de procesas de conservación realizados).
     • C
       • Definición del plan de trabajo a seguir sobre la documentación previamente identificada:   * Elaborar el plan de trabajo y adelantar las acciones tendientes a subsanar los hallazgos, resultado de la verificación del estado de organización y conservación.   * Diligenciar la ficha de descripción documental, de acuerdo con el nivel de descripción establecido (fondo, sección, subsección, serie, subserie, unidad documental).   * Validación de la información y generación de instrumentas de descripción, a través de medios tecnológicos.   * Divulgación de los instrumentos de descripción.   * Acceso a la información.