ETAPAS DEL BENCHMARKING

ETAPAS DEL BENCHMARKING

1. Primera Etapa Determinar a qué se le va a hacer benchmarking

   • Aclarar de la mejor manera posible, y en conjunto con el usuario, este objetivo de la investigación
     • evitará reclamos: tiempo total del proceso y alcance de la investigación.
     • Definir quiénes son los clientes para la información del benchmarking.
       • El cliente identifica las necesidades específicas de información.
       • El cliente establece un límite de tiempo para concluir la investigación de benchmarking.
       • Con frecuencia, el cliente proporciona los fondos o el apoyo para la actividad del benchmarking.
     • Identificar los factores críticos de éxito (FCE)
       • ¿Cuáles factores producirán el mayor impacto en el desempeño de la organización?
       • ¿Cómo interpretar o definir los FCE?
         • a) Aquellos tópicos que son determinantes dentro de una actividad del negocio.
         • b) Aquellas áreas en donde "las cosas deben de trabajar correctamente".
         • c) Aquellas cosas que deben trabajar correctamente para asegurar el éxito de una organización.

2. Segunda Etapa Formar un equipo de benchmarking

   • Los integrantes del equipo se seleccionan por sus habilidades y motivación, pero también deben incluirse en el grupo los "propietarios" o "dueños" de los procesos por estudiar.
     • ¿Quiénes están involucrados en el proceso de benchmarking?
       • Especialistas internos de benchmarking.
         • 1. Organización y administración de procesos de benchmarking.
         • 2. Capacitación. gestión y realización de los procesos de benchmarking
         • 3. Benchmarking. Los especialistas planifica actividades, recogiendo y analizando datos
       • Especialistas externos de benchmarking
         • El primer tipo de asesores se especializan en planificar proyectos de benchmarking,
         • El segundo tipo de asesores prestan servicios de apoyo especializados, como capacitadores y facilitadores
         • El tercer tipo de asesores administran un proyecto completo de benchmarking desde el principio hasta el fin
       • Los empleados.
         • El nivel de participación de los empleados puede ir desde la simple recopilación de datos, hasta tareas de planificación y administración de proyectos
   • Tipos de equipos de benchmarking
     • a) Grupos funcionales de trabajo: estos grupos suelen ser los clientes para sus propias investigaciones de benchmarking,
     • b) Equipos interfuncionales, interdepartamentales o interorganizacionales: estos equipos suelen estar estructurados como equipos de tareas o trabajos específicos
     • Equipo emergente: este tipo de equipo representa la esencia de la flexibilidad, un equipo emergente puede componerse de cualquier número de empleados
   • Funciones y responsabilidades
     • Gerente del proyecto: Contacto con el cliente
       • Recopilador/analista de datos: analizan, contactan y entrevistan.
   • Capacitación en benchmarking.
     • Visión panorámica del proceso de benchmarking
       • Declaración de los usos y las aplicaciones de benchmarking que se proyecta implantar en la organización

3. Tercera Etapa. Seleccionar compañías a hacer benchmarking (los socios del benchmarking).

   • La tercera etapa consiste en la identificación de los socios del benchmarking, definiéndolo como: Cualquier persona u organización que le da a usted información relacionada con la investigación de benchmarking
     • El objetivo: nuestra propia red de información
       • En primer lugar, podemos reducir la lista de contactos a aquellos que tienen un historial de proporcionar información confiable
         • Segundo lugar, la cantidad de tiempo utilizado en rastrear pistas de información se puede reducir muchísimo
           • En tercer lugar, cuando cambien nuestras necesidades de información, de acuerdo con el tema o el alcance del proyecto de benchmarking, no tendremos que empezar la búsqueda de información desde el comienzo
     • La búsqueda de las mejores prácticas.
       • Esta premisa es muy lógica, y probablemente es la razón que mas se da para emprender el proceso de benchmarking,
     • Fuentes confiables de las mejores prácticas.
       • Menciones y premios especiales: organizaciones formalmente reconocidas por la excelencia de sus productos o servicios
       • Medios de comunicación: las organizaciones frecuentemente mencionadas por los medios de comunicación, la prensa, las revistas de negocios, suelen ganarse reputación.
         • Asociaciones profesionales: las asociaciones profesionales con frecuencia pueden dar recomendaciones respecto a las mejores prácticas por área funcional
           • Informes independientes: informes especiales preparados por organizaciones profesionales o comerciales, organizaciones de consumidores, entre otras.
             • Comentarios profesionales: en muchos casos, la buena reputación organizacional la aumentan los profesionales que hablan positivamente de una compañía
               • Los asesores: algunas compañías asesoras acreditadas están comenzando a especializarse en servicios de benchmarking incluyendo la identificación de las compañías con las mejores prácticas
     • Selección de socios de benchmarking: aprovechando la oportunidad.
       • En este proceso un equipo de benchmarking hace una tormenta de ideas sobre las compañías de mejores prácticas, reduce la lista de compañías a un número manejable, y comienza el proceso de recopilación de datos

4. Cuarta Etapa Recopilar información de benchmarking.

   • Si las etapas iniciales de planificación y preparación del proceso no se llevan a cabo cuidadosamente, el proceso de recopilación de información de benchmarking puede ser improductivo
     • Conocernos a nosotros mismos
       • Sin una concepción detallada, no nos damos cuenta de nuestro alcance.
         • Sin un análisis internos detallado, no tomamos encuenta oportunidades de benchmarking
           • Cuando comenzamos a investigar actividades de otras organizaciones, identificamos nuestras actividades
     • Recopilación de información.
       • Entrevistas telefónicas Entrevistas personales / visitas de campo Encuestas Publicaciones / medios de comunicación Investigación de archivos
     • ¿Qué factores determinan los métodos a emplear? Entre las mas importantes se encuentran
       • Limitaciones de tiempo: la cantidad de tiempo disponible afecta el número de fuentes que se pueden investigar y los métodos a emplear
         • Limitaciones de recursos: la cantidad de personas y de fondos disponibles para la recopilación de datos afecta los métodos que se emplean.
           • Experiencia: las personas tienden a utilizar los métodos de recopilación de información que le son familiares
             • • Preferencia organizacional: organizaciones experimentadas en benchmarking
               • Considerar diversos métodos de recopilación de datos: la combinación de entrevistas personales y telefónicas
                 • Hacer revisiones durante el proceso: dedicar tiempo a considerar si las fuentes de información son las apropiadas
       • Protocolo de benchmarking
         • Planificar previamente de una manera realista.
           • Preparar un resumen del proyecto. Facilitar la entrada
             • Preparar un resumen del proyecto. Facilitar la entrada
               • Facilitar la entrada
                 • Emplear la estrategia de arriba hacia abajo.
                   • Apéguese a su bosquejo
                     • Limitar el tamaño del equipo visitante

5. Quinta Etapa Analizar información de benchmarking.

   • Obtención de conclusiones
     • Documentación del propio proceso interno
     • Conocimiento de sus propias fortalezas y debilidades
     • Definición de las diferencias en el desempeño

6. Sexta Etapa: Integrar mejoras a procesos

   • Producción de un informe de benchmarking
     • El equipo de benchmarking tiene el objetivo de la producción y la entrega de un informe o reporte del proyecto
   • Contenido del informe.
     • Objetivo
     • Fechas
     • Los clientes del proyecto
     • Temas para hacer el benchmarking
     • Equipo de benchmarking
     • Operativa del equipo
     • Fuentes de información o socios de benchmarking
     • Metodología de obtención de información
     • Resultados o resumen
     • Próximos pasos
   • Identificación de posibles mejoras en procesos y productos
     • Mejora de productos/procesos
     • Aprendizaje
   • Formación de redes funcionales, subproducto del benchmarking
     • Formación de redes funcionales
       • Un subproducto del benchmarking se encuentra en la formación de redes funcionales de benchmarking